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初难知，上易知。
《易经》
正如很多项目并非在结束时失败，而是失败在开始。
25年即将到来，相信很多项目都亟待启动。
如何组织一次成功的启动会？这篇文章系统和你分享，有用别忘分享点赞。
01 启动会的四个目的
我们先从一个案例开始。
图1-案例：憋屈的小李
项目通常是由来自不同团队的成员通过协作达成一个目标。
在这个过程中存在很多干系人（利益相关方）会对项目产生正面或负面的影响。
因此，为了确保过程可控，避免因认知不统一、分工不明确等问题，需要通过启动会促成四个方面的共识。
图2-启动会的四个共识
1. 目的和目标
项目团队（直接参与项目的成员）需要对项目的价值和目的有共同的认识，才能调动起意愿和自主性。
每个人都希望把时间投入在有价值的事情上，因此，项目经理需要通过启动会争取团队成员的价值认同，从而确保项目成员都把这件事作为自己最重要的任务来对待。
需要让干系人了解的除了项目对组织的价值，还有与干系人的利益关系。如果希望获取干系人的正面支持，那最好项目本身能给干系人带来某些好处，无论直接还是间接的。
2. 策略和计划
在对项目的目的和目标有基本共识后，项目经理还需要对项目执行的思路和里程碑计划进行分享并获取参会人的反馈。
对于有某些专业能力或掌控资源的干系人，提出的建议有利于更好的完善策略，且有利于提升后续执行过程中干系人的参与度。
里程碑计划一方面是策略的反应（执行步骤），另一方面也传递了项目时间节奏安排。对里程碑的认可，等同于对过程阶段性目标节点的认可，有利于促进过程绩效的管控。
明确的职责分工有利于执行过程中的协作。
项目职责分工可以用RAM（Responsibility Assignment Matrix）方式体现，或项目组织架构图的方式呈现。
目前，我们的模板中提供的方式是RAM，比较简单易用（末尾附模获取板方法）。
4. 协作机制
大型项目的协作机制内容比较多，包括决策机制、审批机制、会议机制等。
针对团队和项目规模较小的情况，此处主要指沟通协作机制。例如：日站立会，周例会，双周会等。
了解了启动会的意义后，接下来，我们详细聊下如何组织启动会。
02 如何组织启动会
对于会议，首先有一个基本认知：
成功的会议，其80%的工作都在会前完成。
这一点无论中外都一样。
会议的时间通常都很有限，无论是讨论会、决策会、信息分享会都很难仅仅依靠会上的时间来达到预期目的。
很多准备和沟通工作需要在会前做好，以确保紧凑的会议过程可以顺畅推进。
结合会议管理的一般方法，这里对启动会的组织拆分出9个步骤，供大家参考。
图4-会议组织的9个步骤
其中蓝色的部分表示会前工作，在9个步骤中会前就占了7个。
需要说明的是，这7个步骤的前后关系指逻辑关系，在执行过程中可以存在一定程度的搭接并行。下面具体说下每个步骤是要做什么。
1. 确认背景和目标
项目通常不是项目经理发起，项目经理更多是执行者，而发起项目的人通常称之为发起人（SPONSOR）。
因此，在启动会前项目经理需要先搞清楚背景和目标是什么。直接冲上去干的方式，通常可能“死”的比较惨。
2. 形成执行策略
“太阳底下无新事”，通常我们今天正在做的事之前一定被做过很多次了。因此，项目经理需要与发起人和团队充分就执行方案交换意见。
特别是项目经理首次负责某个项目，而部分成员可能已经“久经考验”的情况下，更需要主动了解有价值的“经验”和“套路”从而少走弯路。
除此之外，提前就策略进行讨论还有助于确保会上高效达成共识。同时，不同策略意味着不同的时间和成本，因此需要综合评估并选择最可行方案。
3. 确定里程碑计划
里程碑（milestone）通常又叫阶段门（phasegate），指项目过程中的关键性结果的达成。
通常，里程碑节点是项目总目标下的阶段（子）目标。因此，确定里程碑计划，等同于确定项目过程中的阶段目标和完成时间。
里程碑计划同样需要和发起人以及项目团队确定。和发起人确认目的是管理预期，和团队确认目的是明确项目节奏，确定过程绩效检查点（check point）。
图5 - 会议组织的9个步骤（Step1-3）
4. 识别高阶风险（Highlevel Risk）
什么是高阶风险？高阶指在宏观层面、更高层级上可能发生的风险。
之所以启动阶段只能识别高阶风险，是因为项目工作尚未开始拆解，只是确定了里程碑计划，因此还无法识别细节上的风险，只能从宏观上看是否有风险。
高阶风险例如：行业政策调整、法律法规要求、组织业务调整等。
识别高阶风险的目的一方面是提前准备应对措施，另一方面是管理干系人预期。
风险管理作为项目管理的一个领域，需要贯穿始终，因此早期识别的高阶风险也需要在项目执行过程中不断检验是否依然存在。
5. 确定管理机制
前面讲过，管理机制包含很多内容，这里最主要的是要确定定期的沟通机制。
项目团队定期沟通有助于确保协调一致，避免各自为政，同时呈现项目整体进展情况，有节奏有章法的持续推进。
6. 识别重要干系人
什么是重要干系人？是对项目成败有关键影响的人。如有某些决策权，或与项目之间有强利益相关性，或掌握关键资源的人。
提前识别重要干系人可以主动管理参与度，了解其信息需求，工作习惯，从而制定更有效的沟通策略。
图6 - 会议组织的9个步骤（Step4-6）
7. 准备并发出会邀
以上6步完成后，启动会材料的主体内容也就完成了，可以发出会邀组织开会。发会邀时，建议包含以下信息：
主题
议程（含时间安排）
文档附件
参会人
8. 召开会议
会议有不同的类型和定位。常见的有决策宣贯、信息同步和专题讨论。
启动会属于信息同步会，虽然会包含少量讨论，但主要内容需要尽可能在会做好沟通，而不是在会上临时讨论。
项目启动会决定后续是否能顺利执行，如果参会人大多都一无所知，或者对项目价值有怀疑，那启动会翻车概率将会很大。这也印证了开头说的：成功的会议，80%的工作都在会前完成。
会上需要传递的信息和记录的内容如下图所示，不再赘述。
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本期编辑 | 蒋欣怡
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