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管理有五要素说或四要素说。五要素说指管理分为计划、组织、指挥、协调、控制,四要素说管理分为计划、领导、协调、控制。那我这里取五要素说。
我们在科普活动当中一个个讲过来,今天我们科普的内容叫做“指挥”。当然科普的内容跟课堂的系统学习差异是非常大的,但科普它花的时间短。而且各个自媒体平台并不喜欢你长篇大论,所以在自媒体上面也只能做科普。
我们已经学过什么叫做计划。计划的主要任务是制定目标、方法、步骤和应变方案。也学了什么叫做组织,组织主要是结构设计、能力配置、划分职权、绩效管理。
那指挥是干什么呢?指挥的头号重点就是应付例外事件。
管理上能够程序化的尽量程序化,能够流程化的尽量流程化。程序化、流程化可以减少工作难度,使得员工处理问题更加得心应手。但程序化、流程化的一个缺点就是效率低,遏制创新。更重要的是:永远会碰到流程或者程序设计时没有想到的事,所以指挥的最重要的任务之一就是应付例外事件。
除了应付例外事件以外还要干什么呢?还要干布置任务。布置任务是作为一个领导者必须掌握的基本功。而布置任务又确实要经过训练,你才能够布置好。很多管理基本功不扎实的人,哪怕他有一个神奇的策划方案把企业搞上去了,他也容易掉下来。
指挥的第三个就要学会如何主持讨论会。主持讨论会是管理者一项经常要碰到的问题。不会主持讨论会,你这个组织的效率也非常差。
当然讨论会分真假两种,我们主要讲的是真讨论会,就是确实对一个问题没有现成的解决方案,组织大家集思广益,寻找相对有优势的方案,这就叫讨论会。已经有结论了,那是假讨论会。
作为指挥的第四项重大任务呢,就是要搞奖罚。当然奖罚是一个民间语言,实际上学术语言叫强化与惩罚,你可以简单的理解成奖罚。组织成员表现好与坏,一定要配合奖罚,否则这个组织就会乱套。
指挥的第五件事就是组织文化建设——其实就是组织的思想工作。为什么呢?因为你不管搞什么规章制度流程化,你永远有规章制度涉及不到的漏洞。当你的组织成员遇到规章制度没有明言怎么办?流程没有涉及的问题,它是依靠他的基本价值观和脑子,以及思想原则来行事的。
所以你希望通过规章制度完全规范组织成员的行为,这是不可能的。因为组织的内外环境是不断变化的,规章制度只要一出台,过一秒钟它就过时了,只不过只过时一点点,你看不出来。时间一长,它就会过时。所以你不搞思想建设只搞规章制度流程管理,你这个公司是永远管不好的。
另外要注意到,规章制度流程管理一定要配合奖罚才能起效,而奖罚一定要行为具有可衡量性和可观察性。偏偏许多组织成员的行为你是观察不到的,比如销售员在外面跑,你怎么观察?所以一个组织只管通过规章制度流程来管理员工,那思维就太肤浅了。不管组织成员的思想,是不行的。
指挥的第六项重要任务就是制定规章制度。
所以指挥主要是处理例外事情、布置任务、组织讨论会、执行奖罚、进行组织文化建设和制定各种规章制度,这是指挥的六个重要职能,也是主要职能,当然还不限于此。
鞠强教授简介
鞠强教授,自筹巨资科研,管理心理学家、心身问题干预专家。
北理本科复旦硕士,早年武汉大学、北京理工大学、上海财经大学、河北医科大学附属二医院特聘教授、兼职或客座教授,曾管理咨询扭亏54家企业,学术实战俱行,善投资和自办企业。
专著12本,十一本复旦大学出版社出版,一本《社会稳定-领导者管理心理学深层解读》,鞠门学术体系创始人。