当前，机关单位档案数字化加工，普遍委托档案服务机构开展。机关单位要充分认识其中存在的安全保密风险，不能“一包了之”，当“甩手掌柜”，要落实安全保密管理责任，配备必要的技术防范措施，对加工现场实行全过程监督管理，确保档案实体安全和保密安全。
☟☟☟
案例一：管理不严致泄密
2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件、资料在某微信群中传播。经查，发布者系档案数字化加工人员孙某。当年孙某所在的档案数字化加工公司，在为某局进行档案数字化加工时，对原始纸质档案资料进行拆封扫描但未做复原检查，导致涉案文件遗落在数字化加工现场。孙某打扫卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍照，发在家庭微信群中，造成泄密。事件发生后，有关部门对孙某作出辞退处理，给予某局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。
案例二：私自留存致泄密
2013年7月，某档案服务公司承担了某地方档案数字化外包工作，为防止制作完成的档案数字化成果在处理中丢失，该公司数字化加工项目办经理宋某，违规将5年多的包括涉密档案在内的所有电子档案信息带出委托单位，将其存储在连接互联网的计算机中。经鉴定，其中涉及数百份国家秘密。事件发生后，该公司给予直接责任人宋某开除处分，当地档案部门对发包单位责任人员也给予了相应处理。
警示点评
机关单位要重视涉密档案数字化加工保密管理，选择具有涉密档案数字化加工保密资质的单位提供服务，与服务单位签订保密合同，全面掌握驻场服务人员情况，与服务人员签订安全保密责任书，对加工现场实行全过程保密监控。数字化加工使用的计算机、存储介质等设备原则上由机关单位提供。确需服务方提供的，应当经委托方批准同意，服务完成后及时将其中的信息存储部件移交委托方或按保密标准作清除处理。
服务方不得擅自带入带出仪器设备，服务人员不得带入手机、照相机等私人物品，不得擅自带出物品设备。服务完成后，服务方应将数字化加工成果及加工过程中形成的文档资料全部移交委托方，不得擅自留存。
法条链接
第四十一条 从事涉及国家秘密业务的企业事业单位，应当具备相应的保密管理能力，遵守国家保密规定。从事国家秘密载体制作、复制、维修、销毁，涉密信息系统集成，武器装备科研生产，或者涉密军事设施建设等涉及国家秘密业务的企业事业单位，应当经过审查批准，取得保密资质。
