一文看懂 | 存货管理实务指南:从内控设计到执行落地

财富   2024-12-11 18:04   广东  

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前言

在企业运营中,存货管理作为公司的"钱袋子",既要保证生产经营的顺利进行,又不能过度占用企业资金。一个不小心,或是存货积压导致资金链紧张,或是库存不足影响正常生产,都可能给企业带来重大损失。


特别是对于拟上市公司而言,存货管理的规范性不仅关系到日常经营效率,更是监管机构重点关注的领域。在IPO审核过程中,存货管理的内控缺陷往往会成为致命伤。因此,建立科学完善的存货管理体系,既是合规要求,更是企业健康发展的必要保障。


今天我们将从实务角度出发,为各位董秘、财务总监详细梳理存货管理中的关键环节。



Part . 1


存货管理风险分析


1、经济波动风险
在企业经营中,经济周期波动对存货管理产生重大影响。当经济处于上行周期时,企业往往容易受乐观情绪驱使而扩充存货。
然而,一旦经济过热导致资金成本上升,庞大的存货规模若管理不善,极易引发经营混乱。更为严峻的是,当经济收缩时,销售下滑可能导致存货积压,进而引发经营亏损,对企业造成致命打击。
2、市场季节性风险
企业生产部门通常倾向于全年均衡生产,以充分利用设备和人力资源,这种生产模式与市场需求的季节性波动之间存在天然矛盾。
具体表现为:销售旺季可能出现存货不足,而在销售淡季则面临存货积压的困境。这种失衡不仅影响企业的供应链效率,还会造成大量资金占用。
3、市场竞争风险
在激烈的市场竞争环境下,价格竞争会对企业的存货管理形成巨大压力。
如果在价格竞争中处于不利地位,企业不仅要承受价格下跌带来的损失,还可能因销量下滑导致存货积压,最终危及企业的资金周转。
4、通货膨胀风险
通货膨胀环境下,原材料价格上涨会增加维持存货所需的资金规模。
如果企业无法有效消化通货膨胀带来的成本上升,提价又可能导致销量下降,形成恶性循环。

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Part . 2


存货管理的职责分离体系



1、董事会职责划分

作为上市公司的最高决策机构,董事会在存货管理中主要扮演审批和监督的角色。

通常情况下,董事会需要对存货管理的核心制度、重大财务指标、会计科目调整以及盘盈盘亏处理等重大事项进行审批。

然而,值得注意的是,董事会应当严格遵守职责分离原则,避免直接参与具体的执行工作。

例如,存货管理政策的具体制定、财务报表的编制、科目调整意见的提出以及盘盈盘亏处理方法的制定等具体事务,都应由相关职能部门负责,董事会仅对最终成果进行审批。

这种职责分离不仅能确保决策的客观性,也有助于形成有效的内部制衡机制。这就好比裁判员在足球比赛中,只对重大判罚做出最终裁决,而不会直接参与比赛的具体进程。

2、财务部门职责划分
① 财务总监/经理职责:
• 审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表
• 提出存货账务调整政策建议
• 根据管理层意见调整存货账目
• 组织开展存货年度盘点和月度盘点工作
• 参与存货保险决策
② 财务人员职责:
• 编制存货相关账务和会计报表
• 审核存货采购费用和金额
• 支付存货采购货款
• 复核仓库台账和出入库单据

Part . 3


存货验收控制体系


1、外购存货验收流程
建立科学的验收流程是确保存货质量的关键:
第一步:采购人员初步验收
• 核对采购单据与实物是否相符
• 确认实际交货期与订单约定是否一致
• 核实货物数量
第二步:质量检验
• 严格按标准检验货物质量
• 发现质量问题及时提出解决方案
第三步:分级审批机制
• 采购部经理权限内的质量问题由其审批处理
• 超出采购部经理权限的提交总经理审批
• 重大质量问题需要集体决策
2、自制存货验收控制
对于自制存货,建立首件检验到批量生产的全流程控制
首件检验环节:
• 生产车间送检首件产品
• 质量管理部检验
• 合格后方可进入批量生产
• 不合格需编制分析报告并整改
批量生产环节:
• 批量产品送检
• 质量管理部抽检
• 合格产品入库
• 不合格品返工并重新检验

Part . 4


存货管理的持续优化建议


在当前数字化转型的大背景下,存货管理的优化升级已成为企业发展的必经之路。

首要任务是加强信息系统建设,考虑通过引入先进的ERP系统实现存货全流程的数字化管理,借助条码技术提升仓储作业效率,同时开发智能预警模块实时监控库存异常。

在此基础上,企业需要建立数据分析平台,通过大数据建模优化库存结构,实现需求预测的科学化。

在制度层面,除了要完善存货管理、验收和盘点等基础制度外,还要针对减值测试、突发事件处理和责任追究等专项工作制定详细规范,形成全方位的制度保障体系。

人才是制度执行的关键,企业应当建立常态化的培训机制,通过岗位技能培训、法规政策解读和案例分析等多种形式提升团队专业素养,同时设计科学的KPI考核体系,将存货管理效率与员工绩效紧密挂钩,形成积极向上的良性循环。

这就像是在打造一台精密的机器,硬件(系统)、软件(制度)和操作员(人才)缺一不可,三者协同才能发挥最大效能。


Part . 5


结语


对于拟上市公司而言,建立健全的存货管理内控体系不仅是合规要求,更是提升经营效率的必由之路。
董秘和财务总监作为公司治理的重要参与者,应当充分认识到存货管理在企业运营中的战略地位,持续完善相关制度建设,为企业的规范运作和可持续发展提供有力保障。
董秘俱乐部《拟上市财务总监实务操作研修班》旨在培养懂财务规范、税务筹划、上市投融资等资本运作的首席财务官CFO。

在企业上市的过程中,财务工作量占上市工作总量的60%,并且企业的财务合规程度,关系到企业能否顺利上市。


财务总监作为企业的核心高管,对企业的发展和上市起着至关重要的作用,这不仅要求企业的财务总监具备较高的财务水平,还需掌握企业上市等资本运作内容。



财务总监研修班从实务角度进行全面系统解析,帮你全面掌握最新审核动态,系统分析不同板块项目差异,关注申报要点。


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