拟上市公司：董秘与财务总监的最佳聘任时机

(1) 初创期

此阶段通常由创始人或核心团队兼任相关职责，组织架构相对简单，管理需求不复杂，资金规模较小，财务工作也相对简单。

(2) 成长期

业务规模扩大，管理难度提升，需要建立规范的财务制度，开始考虑引入专业的财务总监。

(3) 成熟期（筹备上市阶段）

需要建立完善的公司治理结构，对信息披露和投资者关系管理提出更高要求，必须配备专业的董事会秘书和财务总监

(1) 前期准备阶段（IPO启动前2-3年）

• 优先配置财务总监，为财务规范化预留充足时间

• 开始物色合适的董事会秘书人选

• 组建专业的财务团队和董秘团队

• 制定详细的人才储备计划

(2) IPO筹备阶段

• 确保两个关键岗位人员到位

• 完善公司治理结构

• 建立健全各项规章制度

• 开展中介机构选聘工作

(3) 执行阶段

• 密切配合中介机构开展尽职调查

• 准备上市申报材料

• 完善公司治理结构

• 推进上市审核流程

拟上市公司在选聘董事会秘书和财务总监时必须严格遵守相关法律法规的规定。《公司法》对高级管理人员的任职资格作出了明确要求，证监会也对拟上市公司的治理结构提出了具体标准，同时各大交易所针对董事会秘书的任职资格都制定了专门的规定，这些都构成了选聘工作的基本遵循原则。

在具体时间节点的把控上，拟上市公司需要提前做好人员配置规划。通常情况下，公司应在上市辅导备案前就确定相关人选，最迟不应晚于首次公开发行申请文件报送前。

考虑到董事会秘书需要参加资格培训并通过考试，公司必须为候选人预留充足的时间完成这些准备工作，以确保相关人员能够及时到位并具备相应资格。

① 前期规划阶段

财总和董秘共同参与制定上市工作整体方案，协作建立公司治理框架，梳理历史沿革相关材料，评估潜在风险并制定应对方案

② 材料准备阶段

财务总监重点把控财务规范和信息披露，董事会秘书统筹协调各方工作，共同参与中介机构协调会，保持与监管机构的有效沟通

③ 审核应对阶段

双方都要及时处理反馈意见，组织召开相关会议，准备补充资料，跟进审核进度

① 上市计划确立阶段

建议在正式启动上市计划时即开始物色人选，确保有充足时间完成资格认证，便于全程参与上市准备工作

②具体时间节点建议

理想情况：上市计划启动前24-12个月；

最晚时间：上市辅导备案前；

建议提前预留3-6个月的适应期

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内部培养：从公司内部选拔熟悉公司情况的人才，可以保证工作的连续性和稳定性，需要提前进行针对性培训；

外部引进：可以引入具有丰富经验的专业人才，能够带来新的管理理念和工作方法，注意点是需要考虑人选与公司文化的契合度。

① 上市计划确立阶段

建议在启动上市计划前即确定人选，确保财务规范工作及早开展，保证财务数据的可靠性和连续性。

② 具体时间节点建议

理想情况: 上市计划启动前36-24个月；

最晚时间: 开始规范财务报表编制前；

建议预留6-12个月的调整期

教育背景：财务、会计或相关专业本科以上学历，具备注册会计师资格优先，熟悉企业会计准则和相关法规；

专业能力要求：具备丰富的财务管理经验、熟悉税务筹划和资金管理、了解行业特点和商业模式；

从业经历要求：具有3-5年以上财务管理工作经验，最好具有上市公司或大型企业工作经历，有成功的企业上市经验者优先。

内部培养优势：熟悉公司业务和财务状况，了解公司管理体系和文化，IPO工作推进更为顺畅。

外部引进考虑：引入具有丰富上市经验的人才，带来先进的财务管理理念，提升公司财务管理水平。

作为拟上市公司的董事会秘书，上市前的准备工作是一项系统性工程，需要全面协助公司完善治理结构，建立健全信息披露制度，同时统筹协调上市申报材料的准备工作，并与保荐机构、律师事务所、会计师事务所等各中介机构保持良好沟通与配合。

在合规体系建设方面，董事会秘书需要牵头制定包括股东会议事规则、董事会议事规则等在内的各项治理制度，确保三会规范运作，建立科学的信息披露工作流程，并持续完善公司内部控制制度，为公司规范化运作奠定制度基础。

在团队建设方面，董事会秘书要着手组建专业高效的董事会办公室，选拔并培养合适的证券事务代表，同时建立专业的投资者关系管理团队。通过打造一支专业素质过硬的团队，为公司上市后的规范运作和持续发展提供坚实的人才保障。

拟上市公司的财务总监上任后首要任务是全面开展财务规范工作，这包括系统梳理公司历史财务数据，建立规范的财务核算体系，完善各项财务管理制度，构建严密的内部控制体系，为上市奠定坚实的财务基础。

在上市准备工作方面，财务总监需要主导编制各期历史财务报告，全程配合中介机构开展审计和尽职调查工作，同时积极解决企业在发展过程中遗留的各类财务问题，建立科学的财务风险预警机制，确保公司财务运行的合规性和稳健性。

作为公司财务工作的最高负责人，财务总监还需要着力打造一支专业过硬的财务团队，通过持续培训和实践提升团队的整体专业能力，建立部门内部以及与其他部门之间顺畅的沟通机制，形成高效协同的工作氛围，为公司的IPO推进和可持续发展提供有力支撑。

在拟上市公司聘任董事会秘书和财务总监的过程中，首要面临的是人选确定的困难，主要表现在符合要求的专业人才相对稀缺，候选人的薪资期望往往与公司预算存在较大差距，同时工作地点的限制也会影响部分优秀人才的意愿。

解决建议：针对人选确定难度大的问题，建议公司提前做好人才规划，为招聘工作预留充足时间，同时设计具有市场竞争力的薪酬方案，必要时可以考虑包括股权激励在内的长期激励措施，以吸引和留住优秀人才。

在确定人选后，工作交接往往成为另一个棘手问题。由于上市工作时间紧迫，交接时间往往比较仓促，加上历史资料可能存在不完整的情况，再加上新旧管理制度转换过程中的各种适应性问题，都给交接工作带来了不小的挑战。

解决建议：对于工作交接问题，公司需要制定详细的交接计划，建立完善的文档管理体系，确保各项工作有序衔接。同时，要为新任高管预留必要的过渡期，使其能够循序渐进地接手各项工作。

新任高管在开展工作后还面临着团队磨合的问题。由于管理方式的差异性，新老团队之间可能存在文化融合障碍，这些都会导致沟通成本升高，影响工作效率和团队氛围。

解决建议：在团队建设方面，公司要特别注重新老团队之间的文化融合，通过加强沟通和培训来促进团队协作。同时，建立科学的考核机制，既要关注短期业绩，也要重视长期发展，推动团队形成良性互动的工作氛围。

董事会秘书和财务总监的聘任是拟上市公司规范化过程中的重要环节，也是提升公司治理水平的重要举措。

这两个关键岗位能够为公司提供专业的决策支持，合适的聘任时机和人选都对公司IPO进程的顺利推进具有重要意义。

公司需要根据自身发展阶段和实际需求，在符合监管要求的前提下，选择合适的时机引入相应人才。同时，在聘任后要注重团队建设和制度完善，为公司的长期发展奠定基础。

优秀的董事会秘书和财务总监能够显著提升市场对公司的信心。通过他们专业规范的工作表现，充分展现公司的规范运作能力，增强投资者对公司的信心，帮助公司在资本市场建立长期稳定的良好声誉，获得认可和支持。

对于有志于从事董事会秘书或财务总监工作的专业人士而言，除了需要具备相应的专业背景和任职资格外，还要持续提升自身能力，积累相关经验，以适应岗位的要求和挑战。在当前资本市场不断发展的背景下，这两个职位将继续发挥着越来越重要的作用。

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