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二是在现场要留下管理痕迹。
物业服务人员整天忙忙碌碌，要是没有做好记录，日复一日、年复一年也不知道我们究竟做了些什么事情，日常管理记录表格可以将我们的管理痕迹记录下来。
管理运行记录包括如《业主（客户）入驻登记表》、《业主（客户）用电记录表》、《客户信息受理记录》、《现场施工人员登记表》等除设备运行以外的所有日常工作及管理类的记录表格。
设备运行记录包括物业设施设备在运行中的正常或异常，各类表计的读数记录表格等，如《变电室值班运行记录》《空调机房值班运行记录》《中央控制室值班运行记录》《突发事件记录及处理结果》等。
建立访客登记制度，对进入本物业管理区域内的访客实施有效的管理和服务。关键和重要部位都应该设有《来访人员登记表》，如：高低压变配电室、空调机房、电梯机房、发电机房、水泵房、消监控中心等。
各项目通过建立台账，使得设备的基础管理、设备使用、维护管理、设备的故障管理、设备的维修管理、设备的安全管理等一目了然，通过我们的管理，以靠近或者实现建筑物所配套的设施，达到预期使用寿命的目标。
给设备编号并制成铭牌贴在设备上。如：1AL1-4照明配电箱、高区1#水泵、3#喷淋泵等，让管理者一目了然。
生活水、消防水、空调水主要管路的流向用“→”表明水的流动方向。
运行和检修的设备都要挂上相应的运行状态标识，如：开、关、常开、常闭；自动；禁止合闸，有人作业等。
设备和卫生包干区域的责任人上墙（或贴在设备上），并落实检查制度。
危险地带用黄黑相间的斑马线或者隔离栏设置为警戒线，无关人员不得进入警戒线内。如变压器室、高低压配电柜、溴化锂机组、发电机组等。
进入管理区域的现场施工人员都应该知道本区域施工的相关规定和注意事项，签订施工管理协议，签订安全管理协议，核发施工许可证、动用明火备案证等，并按要求佩戴工作牌，接受管理和检查。
在设施设备进行维保或者维修过程中，在设备醒目处设置维保工作进行中、维修中、止步前方危险等指示牌，提示用户设备暂停使用，并注意安全。
痕迹管理的关键在于创造“感知”。
对于已接单、进行中、已完成的各项物业工作，需要以线下纸质通知及线上公告提醒的形式，第一时间告知业主及相关工作人员。
线下通知可使用统一的样式模板，配以图文说明，直观展示物业工作完成情况。
线上公告可通过物业公众号，企微业主群、客户朋友圈等平台功能，发布物业工作动态、新闻公告。
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