【学术分享】口腔专科医院后勤管理系统信息化、智慧化建设实践与研究

提高城市治理水平，需要构建科学合理的治理机制，努力做到城市治理体现出情感温度、提升治理效能、凝聚治理合力，持续增强人民群众的获得感、幸福感、安全感，让城市生活更加美好。智慧城市、数字赋能等新词汇从而孕育而生。但是数字是否一定可以赋能是本文重点研究的。本文以上海市级医院智能化发展的进程为研究对象，以实证研究法通过在三甲医院的调查，对医院数字化建设的有效性进行分析。医疗行业的迅猛发展也将给医院后勤管理带来巨大的挑战，同时也带给医院后勤管理者思考：当前的管理模式是否能应对将来医疗行业的发展趋势。通过数字化后勤智能化平台的建设为各医院后勤管理者带来了新的思路和视角。以数据为基础，使得医院运行效率、运行成本、运行能力得到提升。作者通过实地走访和相关数据分析后，得出数字化建设是有利于医院建设发展，符合医院后勤管理的先进理念结论。

治理;数字赋能;智慧化;数字化建设

数字经济这种新型经济模式的诞生和发展已经成为现代数字技术与世界经济发展、人类生活需求转变相互融合的产物。二十一世纪以来，发展数字经济已逐渐成为世界各国提高经济发展质量、在国际竞争的大环境中争夺话语权同时抢占国际地位制高点的重中之重。中国、美国、欧盟、俄罗斯、印度等国家也陆续将发展数字经济作为国家今后发展的核心战略。2016 年中国发布的《国家信息化发展战略纲要》中强调了数字经济发展的重要性,2017年习近平总书记在世界经济论坛年会、“一带一路”国际合作高峰论坛、金砖国家领导人会晤、2019 年中央经济工作会议等重要会议上都做出相关重要指示，其核心内容是：全面贯彻新发展理念，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展。因此，对于国家来说如何有效释放数字经济的动力并推动对中国经济高质量发展，成为近些年政府和社会各界广泛讨论的议题。

同样的对于医疗行业来说，根据国务院办公厅2015 年3 月6 日发布的《全国医疗卫生服务体系规划纲要（2015—2020 年）》，2020 年每千常住人口医疗卫生机构床位数已从2013 年4.55张增加到2020年6张，医疗机构的数量、规模及执业人员都将大幅增加。医疗行业的迅猛发展也将给医院后勤管理带来巨大的挑战，同时也带给医院后勤管理者思考：当前的管理模式是否能应对将来医疗行业的发展趋势。

目前上海市市级医院后勤管理的现状及面临的困境有：

1）医院后勤管理模式相对落后，缺乏科学统筹，管理人员的专业知识与专业技能有待进一步提高。

2）医院缺乏精细化管理条件，基础工作薄弱，配套设施设备不足。

3）后勤保障外包人员较多，对于后勤保障工作缺乏有效的监督与合理的考核指标，同时也普遍存在工作量与工作价值得不到体现的情况；

4）服务需求与成效管理不明确，同时存在部门交叉管理导致工作响应不及时，临床服务满意度有待提升；

5）设施设备管理缺乏有效的运行数据分析；

6）物资领用、库存管理及台账的管理混乱。

面对上述种种困局，现阶段探索医院后勤管理是否可以通过信息化手段解决。让混乱、繁杂、无从下手的后勤管理模式转变为清晰、专业、高效的管理模式。通过数字化后勤智能化平台的建设为各医院后勤管理者带来了新的思路和视角。2、后勤信息化、智慧化建设经过与结果---口腔医院后勤智能化平台

2.1建设过程

医疗行业信息化水平现如今已是衡量一个医院现代化管理水平和现代化建设程度的重要标志。信息化是一个灵活有效的工具，当前医院的信息化发展不再仅仅是医院信息科统筹规划的问题，而是整个医院所有部门该考虑的。对于上海市口腔医院后勤保障处来说，信息化管理模式是需要始终把口腔医院的服务目标和医疗特色放在首位，通过构筑信息化服务体系，提高后勤管理能力，更好的服务于口腔医院职工及患者。故此次后勤智能化平台的建设希望通过数字赋能之力，为口腔医院后勤管理打开新的突破口。

同时给数字化后勤智能平台的开发是一项系统工程，也是颠覆传统的管理模式的一种创新形式。在此次建设过程中需要时刻准确的把握口腔医院发展规律和医院运作特点，前期做好建设调研的基础上结合医院后勤管理的业务流程。借鉴上海各市级医院智能平台使用情况，深挖其建设过程中所遇到的痛点和难点，结合口腔医院实际情况，打造拥有口腔特色的后勤智能化平台。另外在建设思想上要结合上海数字化发展转型的契机，借鉴国内外成功的发展经验，树立“统一标准，统筹规划、分步实施”的开发原则，避免急功近利、盲目推进。同时在硬件设施建设和项目建设施工中，遵循适度超前原则，将新设备新技术带进来又要防止资源浪费。

由于新系统的引入，旧有的管理模式将被打破，工作人员原有的惯性思维模式和工作模式将被打破。在磨合期内因为模式的转变，工作量也会有一定的提升，人员可能会出现较大的波动，在项目推进的初期也容易造成操作工作人员的不满和抵触，所以在员工培训阶段，要落实分层次、有针对性的总体培训方针，根据不同的工作内容和管理岗位做到提前准备，让工作人员有一段过度适应期，以此提高后勤管理人员和平台维护人员的培训成果。其次，要求简化平台的操作界面和流程，使得平台使用的接受度更高、受众面更广。最重要的是在口腔医院后勤智能化平台的开发和建设过程中，要让更多的后勤员工融入进去，树立“为管理服务、为业务服务、为临床服务、为患者服务”的理念，依托信息技术来驱动创新后勤管理模式。

2.2数字成果回顾

2.2.1保障医院环境安全有序

医院出入的人员包括医护人员、患者、陪护、工勤人员、供应商等，流动性非常大，同时也是容易形成人员聚集的产所。因此，对于医院来说如何保障医护人员以及来访患者的个人人身安全、医院资产安全、设施设备运行安全等安全问题是一道必须解决难题。特别是对于口腔医院多院区管理的特点，此次智能平台探索采用安全防范技术等智能化技术手段对各院区监控视频进行整合，跨地域远程监控，对患者进行合理有效的疏导分流，更好的保障医院安全有序地运行。

2.2.2保障后勤设备安全高效运行

口腔医院有着许多暖通、冷热源、给排水、照明、电梯等楼宇建筑设备，这些设备分布在各个院区、各个层面。同时，部分设备年代久远，存在时常发生故障的可能，工作人员需要巡查和监控的设备种类繁多，这就给后勤管理造成了一定的设备管理难度。同时，随着医院发展，医护人员及就诊患者得不断增加，医院对于整体环境的舒适性、设施服务的高质量性等工作的要求不断地提高，这对医院各类设施设备的运行及保障工作带来了更大的挑战。从实践角度来看，对设备进行管理需要投入大量的人力、物力、财力及时间，但大量的投入不一定会实现既定的目标。尤其对于手术室、病房等特殊地点，只要涉及人工操作就很难实现预防性、控制性、稳定性和安全性的要求，故此次后勤智能平台的计划使用智能化技术手段对大楼内的各种机电类设备进行实时监视、自动控制、故障预警、统一管理，从而保证大楼内各种机电设备的稳定运转同时实现节能高效。

2.2.3实现后勤集约化、区域化管理的基础

集约化管理模式目的是将目标管理的内容和建设管理过程进行有机的结合起来，同时在此基础上引入了市场机制，借助市场化的手段，最终实现将各类资源的集中综合性调控配置，目标是达成节约资源和减少费用支出同时又能取得经济最大化的的一种管理模式。而医院后勤集约化管理模式是以成本管理和质量管理为主线条，并贯穿于整个医院后勤保障服务过程中，以提高后勤服务质量，避免资源浪费，减少费用支出，这有利于医院保持在管理和发展中的有效性和高效性，同时为医院领导在做出重要的发展决策和规划时提供带有数据支撑的依据。

同时区域化管理模式可实现组织内部现扁平化管理。简化管理流程提高部门内部执行的效率，同时也利于最高决策人对于各事项的管理把控和传达。使管理更科学化、标准化。作为医院后勤管理部门从而达到提高经济效益甚至可以创造效益的目的。但是区域化、集约化管理的基础便是数字系统的支持。

2.2.4对医院后勤社会化服务的管理考核

医院存在大量的后勤社会化服务工作，如：绿化，保洁，保安，维修等等，我院相关第三方服务人员近百人，涉及的服务工作直接影响着医院的正常医疗工作，而医院的后勤管理人员通常编制在十人左右，这就造成了管理与实际工作脱节，可能会因为监管不到位造成的服务缺位，因此需要结合新技术手段来实现对社会化服务公司的监管，建立服务工作量与质量综合考评机制，实现医院优质的后勤服务。

2.2.5守住医院的“大门”

2022年3月-5月的新冠肺炎疫情作为十分典型的突发卫生公共事件，造成对上海巨大的冲击。尤其是医疗体系来说经历了一场前所未有的考验。在本次疫情中，数字技术在疫情防控中有效的推动了本次的防疫工作的效率，降低了传染率，为上海疫情防控提供了无形的力量。

医院人流大，对于医院后勤保障中的保卫人员来说压力巨大。不仅要维持秩序、引导患者，还需要为病患量体温、做流调。面对高强度工作，哪怕是加派人手，也无法保证保卫人员不出错。只有多种数字化设备的引入（测温探头、数字哨兵等），才能将大大减轻保卫人员的工作强度，也降低了内部的矛盾。疫情期间数字技术协助口腔医院保卫工作者出色地完成了本职工作，这是数字力量为医院带来的保障。

口腔医院在新院建设和旧院改造中计划加大在这方面的投入。在疫情的大背景下，对于进入医院后被确认为感染者、密接者的，如何确认他们在医院内的动线，如何排查在院内的密接者和次密接者，以及在院内接触的物体和环境，在过去是十分困难的，需要由专人反复查看视频监控，逐一排查，才能得出一份准确率并不高的报告总结。数字赋能可以实现即刻响应，实现“疫情预警处置---感染者追踪溯源---趋势预测研判---医疗资源调配冶的全维度分析”。形成“感染者精准定位---接触者信息提示---就治机构分配---应急管理启动”。及时的通知和预警降低了院内感染的风险，为即将发生和可能发生的紧急事态提前做好准备。强有力的追溯能力为院内已经发生或可能发生的传染提供重要线索，为掐断传播源提供重要依据。口腔医院在下阶段的智能平台建设过程中将继续加大和重视数字技术对于提升医院安全的保障，提高安全管理水平。

在建设医院后勤智能化平台过程中及运用过程中，发现实际操作过程中遇到一定的困难，本文进行总结思考后对医院数字化建设需求提出以下3点需求。

3.1易用性需求

目前针对医院设计的各类管理系统的操作使用都是针对计算机技术人员设计的，对实际运用的操作人员却并非十分友好。这种管理软件上的设计忽略往往造成医院后勤管理人员在工作管理上的困局。由于医院后勤业务基础性工作为主，繁杂的工作加之繁琐的操作控制系统，往往会拖累工作人员的工作效率，并且医院后勤不会过多的设置具备一定专业信息技术知识的工作岗位，更多的以现场工作人员为主。所以医院后勤管理平台的设计及其应用软件使用应该要更多的考虑操作因素，以“人”为设计中心，简化流程，实现操作界面和功能的简单易用容易上手。另外，后勤工作人员需要经常在临床巡视，故系统开发需要满足移动端的功能需求。

3.2适变性需求

后勤智能化平台是信息技术与后勤管理业务是一个相互优化、升级、更新的过程，两者相互促进，共同进步。后勤业务与管理无时无刻都在发生变化，业务也不断拓展、不断升级，因此医院后勤管理也需要不断的进步，设施设备、人员配比、管理模式不能一直停留在原有的基础上。而当前市级医院的后勤管理部门使用的后勤管理软件存在适变性不足的问题，当兼容问题和医院新需求提出后，系统厂家对于目前所提供的软件服务都难以做出及时的应对，经常得出软件无法让步并需要让后勤管理部门的操作人员让步的结论。适变性不足的问题让医院各后勤管理系统会因为后勤业务或管理模式的改变而失去其原来的价值，使得医院购买的软件只能使用很短的时间便逐步淘汰，这与最初的设想背道而驰。所以医院后勤管理长期可持续发展的关键就是需要建立一套具有适变性的管理系统。故此次口腔医院后勤智能化平台的建设，计划通过将管理信息的模型化和组件化技术应用到医院后勤管理中，管理人员仅需要改变管理信息的设置但不需要额外修改或开发新的程序就可以实现弹性适变的目标。

3.3平台的多用性需求

目前，口腔医院后勤管理也逐步踏入数字管理模式，但目前后勤管理系统使用的都是各类已开发软件的翻版，各子系统也是各自为战。当前缺少一款大后勤管理的整合系统作为头部平台以及其应该具备的具有针对性和多用性的整体设计及配套软件。针对口腔医院具有多院区管理的特点，此次建设提出平台和各系统在内涵上要具备整体性和一致性，同时要求平台具备功能全面、资源配置灵活、涵盖业务广泛、使用模式统一、应用操作便捷等建设要求。平台的横向及纵向的延申范围更加广阔，同时具有一定的包容性和灵活性等要求。