2024第五届公立医院后勤建设与发展大会投稿论文
基于三级医院评审标准背景下的文档
标准化管理模式
吴琴 樊彩英 王丹
武汉亚心总医院
摘要
等级医院评审是一个全面考核医院综合能力和管理水平的过程，它不仅关注医疗质量、医疗安全、医疗质量持续改进、医院安全管理等长效机制的建设和改进，还关注对医院文档管理的考察。文档标准化管理是医院管理的重要组成部分，是为解决企业与个体之间的文档管理混乱，知识孤立等问题，将所有企业文件集中起来，能够有序且高效地进行分类整合、同步及管理，从而构建企业专属的文件资源库，方便员工与管理者协同办公，保证文档信息更新的及时性和统一性，这对于医院的发展和运营至关重要。本文旨在探讨如何在等级医院评审的背景下，创新文档管理模式，提高医院整体管理水平！
关键词
医院评审；文档管理；标准化
一. 医疗机构文档管理现状
文档管理是医院管理的重要组成部分，它记录了医院的各种重要事件和信息，包括医疗记录、患者信息及财务信息等。然而，目前医院文档管理存在一些问题，主要表现为：
（1）医院档案管理制度不完善，导致医院各科室的档案管理存在分工不明确、职责不清等问题，无法有效地协调和管理，更严重的可能导致一些重要的医疗文档丢失或损坏，将医院陷入被动状态；
（2）档案管理安全性意识不强，医院文档中包含大量的敏感信息，如病人病情、个人隐私等，如果这些信息被泄露或滥用，可能会对患者（治疗和康复）以及医院（品牌与和影响力）造成不良影响，甚至会涉及法律纠纷。
（3）档案管理信息化程度低：很多医院仍然采用纸质文档管理方式，这种方式不仅效率低下，而且查询和检索也非常不便。随着信息化技术的发展，电子化、数字化、智能化的文档管理方式逐渐成为主流，但一些医院仍未完全实现信息化管理，从而影响了档案管理的效率和准确性；
（4）档案管理未建立评审周期表，医院在评审过程中常常会根据国法行规及医院实际修订工作制度、常规与流程等文档，但管理员未及时填写档案评审周期表，导致各类档案无法追溯修订时间与版次等内容；
（5）档案管理人员的素质和能力不足，由于医院工作人员的学历背景和工作经验不同，很多档案管理人员缺乏专业知识和技能，导致档案管理质量参差不齐。
二.文档标准化管理的意义
2.1 保证信息的完整性和准确性：文档标准化管理要求对医院的各项活动和工作进行规范的记录和整理，包括医疗、护理、科研、教学、预防、感染、后勤等各个方面。文档管理可以确保医疗过程的一致性和质量。例如，通过记录患者的病情、治疗方法和结果，医生可以更准确地评估治疗效果，并及时调整治疗方案。这些记录能够全面而真实地反映医院的各项工作，为等级医院评审提供重要的依据。
2.2 提高评审效率：通过文档标准化管理，医院能够按照统一的标准和要求收集、整理、归档各类资料，使得评审专家能够更加便捷地查阅和评价医院的各项工作。这不仅能够提高评审效率，还能够确保评审过程的公正性和客观性。有效的文件管理可以确保所有必要的文件都已准备就绪，并且是准确的、完整的。通过有效的文件管理，医院可以更快速、准确地找到所需的信息，从而提高工作效率。例如，当需要查找患者的医疗记录或手术报告时，如果有一个清晰的文件系统，这将变得更加容易。
2.3 促进医院规范化管理：文档标准化管理是医院规范化管理的重要组成部分。通过制定和执行标准化的文档管理制度，医院能够确保各项工作的规范性和有序性，提高医院管理的效率和水平。
2.4 提升医院形象：文档标准化管理能够提升医院的形象和信誉，规范化的文档管理能够使得评审专家、上级领导单位、患者，亦或是医院员工对医院产生信任感和好感，从而促进医院的业务发展和品牌建设，打造医院优良文化底蕴。
2.5 推动医疗质量的持续改进：文档标准化管理不仅是对过去工作的总结和回顾，更是对未来工作的规划和展望。通过标准化管理模式，医院能够及时识别出需要改进的问题与不足，并采取有效的措施进行改进和提高，推动医疗质量的持续改进。同时，文档标准化管理也能将医院三级管理架构践行于实际，从而与“过去式”形成明显参照。例如，通过分析患者的满意度调查结果，医院可以找出需要改进的领域，并制定相应的改进计划。
三. 医疗机构文档创新管理模式
3.1 建立多级授权管理机制：在文档电子化管理系统中，可以建立多级授权管理机制，即不同级别的人员拥有不同的权限，可以查看、修改和删除相应的档案信息。这样既可以保证档案的安全性，又可以满足不同部门和人员的工作需求。此外，需加强文档安全保护：建立完善的文档安全保护机制，确保档案信息的安全性和完整性。同时，加强对外部访问和内部使用的控制，防止档案信息被泄露或滥用。
3.2 完善档案管理制度：在创新模式下，还需要建立完善档案管理制度，包括档案的收集、整理、保存、使用等方面，明确档案管理人员的职责和工作流程。通过制定详细的制度规范，可以保证档案的真实性、完整性和可用性，提高档案管理的质量和效率。同时，设立专门的档案管理部门，负责全院档案管理的总基调与文档评审等工作。
3.3 建立数字化文档管理系统：利用现代信息技术，将文档管理工作数字化，实现档案的电子化存储、检索和共享。这样可以大大提高操作便利性和准确性，避免纸质文件易丢失、遗漏或损坏的问题。因此，医院需加大对信息系统建设的投入，建立高效的文档管理系统。通过数字化、信息化等技术手段，提高档案管理的效率和准确性。借助文档电子化管理，可以有效地解决纸质文档管理中存在的存储空间有限、易丢失、难以查找等问题。通过电子化管理，所有病历和相关档案都可以以电子形式存储在服务器上，医务人员可以通过终端设备随时查看和修改。这样不仅方便了档案的存储和查阅，还有利于提高工作效率和质量。
3.4 定期进行文档管理审查：定期对文档管理进行审查和评估，发现问题及时进行整改。同时，根据医院的发展需要和评审标准的变化，及时调整和完善文档管理制度和方法，确保医院制度体系与国家、省、市及区级管理方向总体观一致。通过文档管理，可以积累和整理各类文档，包括红头文件、规章制度、应急预案、常用表格等，从而方便全院职工查阅及下载。
3.5 专业的文档管理人员：文档管理工作需要有较扎实专业的知识和技能，因此需定期开展专项培训，加强文档管理人员的培训和专业化建设，提高他们的专业知识和技能，这样可以更好地完成文档管理工作，提高文档管理工作的质量和效率。
3.6 加强与外部机构的合作与交流：积极与外部机构进行合作与交流，学习先进的文档管理经验和技术手段。通过合作与交流，不断提升医院的文档管理水平，为医院的可持续发展做出更大的贡献。
四. 结论
等级医院评审下的文档管理是一个长期而复杂的过程。通过完善文档管理制度、提高文档管理人员的素质和能力、改进信息系统建设等措施的实施，可以有效地提高医院的文档管理水平。同时，加强与外部机构的合作与交流，学习先进的文档管理经验和技术手段也是非常必要的。总之，加强文档管理是等级医院评审的重要环节之一，对于提高医院整体管理水平具有重要意义。
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