100个Excel小技巧,还不如精通数据透视表?!

教育   职场   2023-12-01 08:29   广东  

作者:小北童鞋

来源:芒种学园(ID:lazy_info)


都说如果Excel只学一个功能,那么这个功能肯定就是数据透视表,作为Excel中学习性价比最高、最实用、最常用的功能,甚至没有之一。


借着前段时间窝在家里,复盘+整理了以往分享的推文+数据,今天小北对数据透视表进行一次全面的整理,拆分成了五大类+21个技巧




好了,废话不多说,开始我们的技巧分享+整理吧,希望对大家有帮助~

透视表基础操作


① 创建数据透视表


使用透视表的第一步就是创建,操作也非常简单,选中数据源,选择「插入」选项卡,直接插入「透视表」即可。



② 更改数据源引用


如果发现数据源引用错了或者想要修改数据源的位置,可以选中「透视表」后点击「分析」选项卡,找到「更改数据源」,重新选择即可。



③ 刷新数据透视表


在更换数据源或者添加/修改/删除数据源时,数据透视表一般不会立即更新,这时因为透视表使用的是更高效的缓存数据。


所以我们可以通过「右击透视表」选择「刷新」手动来刷新数据。



④ 转换为普通表格


透视表虽然很强,但是在某些场合下可能不太适用,比如制作复杂图表,这个时候就可以考虑将透视表转换为普通图表,操作也非常简单。


选中透视表,右击「粘贴为值」即可。



⑤ 使用透视表设计模板


如果觉得默认的透视表配色+布局不好看,还可以套用更改它的模板,选中透视表,选择「设计」选项卡,找到合适的模板即可。



⑥ 透视表字段区域排序


在透视表中,所有的字段区域都是可以排序的,操作也非常简单,右击对应区域,选择「排序-升序/降序」均可以。



⑦ 在透视表中使用公式


在透视表中同样可以使用公式对字段或者对行进行计算,选中透视表字段,选择「分析」选项卡,插入「计算字段/计算项」即可。



⑧ 插入切片器进行筛选


对于大量的数据,插入切片器是一个不错的选择,选中透视表,选择「数据透视表分析」选项卡,即可直接插入切片器,一个字段可以插入一个切片器。



⑨ 切片器联动多个透视表


一般情况下,切片器只会联动插入的那个透视表,如果想联动多张透视表,可以右击切片器,选中「报表链接」,勾选上需要联动的透视表即可。




⑩ 更改为经典透视表


不少小伙伴是在低版本开始就使用透视表的,更熟悉那会的经典透视表,在高版本下也可以改回经典透视表布局。


右击透视表,选择「透视表选项」,在「显示」中勾选「经典透视表」即可。


计算与布局调整


① 修改透视表计算方式


默认情况下透视表会对数值型数据使用「求和」,文字型数据使用「计数」,我们可以右击指定字段,选择「值字段设置」,更改计算方式。



② 合并同类标签修改布局


如果想将同类标签合并单元格,可以右击透视表,选择「数据透视表选项」,找到「布局和格式」然后勾选「合并」即可。



③ 隐藏汇总行


默认情况下,如果出现了多级分类,透视表会显示「汇总行」,可以右击选择或去校选择「分类汇总」对其进行显示或隐藏。




④ 修改透视表字段名


透视表的字段名会展示为「求和项:xxx」或者「计数项:xxx」,可以双击字段名对其进行更改。



⑤ 刷新后不更改表格列宽


在使用切片器或者刷新透视表时,由于计算结果长度不一致,部分单元格的列宽可能会发生变化,导致表格抖动,可以在透视表选中中去校勾选「自动调整列宽」。




⑥ 更改表格布局方式


在透视表中可以使用几种布局方式:表格布局、大纲布局、压缩布局等,在「设计」选项卡下修改不同的「报表布局」即可。


透视表分组功能


① 数值型数据自动分组


数值型数据可以使用自动分组,对其进行按「步长」分组。



② 日期型数据按年月日分组


如果是日期型数据,还可以对其按照「年月日时分秒」进行分组并统计。



③ 文本型数据手动分组


在透视表中文本型数据也支持手动分组,选中需要分组的数据,右击进行分组即可,同时还可以对分组修改名字。


多重合并计算区域


透视表中还有一个隐藏功能——多重合并计算区域,利用该功能,可以快速将多张Sheet表中的数据一起进行统计汇总。


依次按下「Alt+D+P」打开透视表向导窗口,如下:



然后选择「创建单页数据」,依次将需要分析的数据添加到「透视表」中。



将不同的字段到对应窗口,就可以看到分析结果了,这一招用来分析多表之间的数据差异非常好用!



开启超级透视表


如果透视表中的功能都满足不了你,甚至你还可以启用「超级透视表」,利用Power Pivot提供的DAX功能强化透视表功能。


开启的方式也很简单,在插入透视表时,勾选底部「将此数据添加到数据模型」。



现在你创建的就是超级透视表了,在这里你可以运用DAX函数来进行对数据进行任意维度+任意条件下的分析了。



甚至可以实现一些非常个性化的需求,例如:将某个商品的订单号进行合并



甚至利用DAX函数,实现「切片器排序透视表」的功能:



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