一、办公用品的分录要求
办公用品入账,根据采购办公用品的价值,分为三种入账形式。
1、低值办公用品直接入损益。
如购买打印纸、购买笔、本、文件夹等物品,这些物品价值较低,一次性入损益对当期利润影响不大。
借:管理费用—办公费
应交税费-应交增值税—进项税额
贷:银行存款
常见错误:办公用品一律计入管理费用
办公用品根据使用人不同,归入不同的科目。销售部门员工使用,计入“销售费用”;生成一线部门使用,计入“制造费用”;研发人员使用,计入“研发支出”。统一计入“管理费—办公费”是错误的。
2、使用时间长、单价低、总价高的办公用品计入“长期待摊费用”
最明显的即为办公桌椅。如公司购入100把椅子,每把300元,总计3万,定制50张桌子,每个500元,总计2.5万。合计支出5.5万。这些资产,一般情况下都能使用2年以上。如果直接计入当期损益,对当期的损益一定造成了很大影响,让当期数据失真。这时应当利用长期待摊费用。分录如下:
借:长期待摊费用 5.5万
贷:银行存款 5.5万
按两年摊销则每月分录如下
借:管理费用/销售费用-办公费 2291.66
贷:长期待摊费用 2291.66
3、符合固定资产标准的需计入“固定资产”
借:固定资产
贷:银行存款
二、办公用品入账凭证
①、发票或收据。办公用采购发票是第一原始凭证,发票内要明确办公用品品类、数量。在采购低于500元货物时,也可以不使用发票入账,但必须要有收据,收据需要有个体工商户或个人的具体信息,包括身份证号。
②、采购申请单。规范的账务需要有采购申请单,申请单需要行政负责人签字。
③、领用单。批量采用的办公费用,需要有领用单作为分配办公费用的凭证。
④、支付凭证。(略)
三、办公用品入账发票要求
发票上开具办公用品一批是必须要开具清单的,票据管理上规定没有清单的办公用品发票可以认定是一个虚假的发票。因为按照票据管理有关规定,销售什么具体东西票据上开具什么具体东西,而办公用品不是具体东西,也可以说没有这种东西。