南大和园业委会签订合同流程制度
（试行）
随着南大和园小区业委会各项工作高效展开，小区内工程项目的新建、维修、改造有序推进，以业委会为主体签订的合同日益增多，为合同签订工作符合法律法规，规避在合同签订中可能遇到的风险，特制订南大和园业委会签订合同流程。
一、合同项目发起
合同项目的发起者为业委会各专项组长，具体工作由第三方或者物业公司实施，需明确合同目的，确定签订合同是为了提供特定的服务（如物业管理、维修维护等）或是进行特定的采购（如设备采购、物资采购等）。
二、方案评定
专项组长负责在本组内组织成员对合同所涉及的项目进行详细的需求分析，包括服务范围、质量标准、时间要求、服务价格、质保约定等，原则上每项工程三方报价合同标的达1万元以上必须进行公开招标，方案确定由专项组内成员投票表决。
三、合同起草
物业公司负责与供应商联系，可由供应商提供合同文本，业委会专项组对合同文本进行审核，参考相关法律法规和行业标准，以及类似合同的范本，确保合同的合法性和规范性。
1.合同主体
明确合同双方当事人，即业委会与合同的另一方（如物业公司、供应商等）。需要核实对方的主体资格和资质，确保其有能力履行合同。
2.合同的签订代表，为业委会主任或授权代表。
3.合同的主要条款根据需求包括：合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、质保、违约责任等。确保合同条款明确、具体、合法，能够有效地保障双方的权益。
四、合同的修改和完善
各专项组成员对合同条款进行审核，确保合同内容符合业主的利益和要求。并请业委会法律顾问对合同文本进行审查，提出修改意见。
业委会专项组就修改意见与合同相对方进行磋商，形成一致意见并落实到合同条款中，将合同草案定稿。
五、合同表决
专项组将方案审核的投票结果、修改完善后的合同草案一并提交业委会，是否确定该方案以及能否签订合同必须经过业委会会议或投票表决，且需业委会半数以上委员同意。
六、合同签订
1.审核合同文本
在签订合同之前，再次对待盖章的书面合同文本与表决通过的合同草案进行核对，确保合同条款完整、准确。
2.签订合同
业委会专项组负责人通知工作人员向业委会主任提出申请使用公章，得到授权同意使用公章后，业委会主任或授权代表与合同的另一方签订正式合同，合同文本加盖双方公章，并由双方代表签字。
七、合同归档
合同主体方均签字盖章生效后，业委会工作人员扫描电子版并与纸质版合同文本原件存档。
八、合同履行监督
1.建立监督机制
业委会建立合同履行监督机制，专项组长或指定专人负责对合同的履行情况进行监督和检查。监督人员具备一定的专业知识和责任心，能够有效地监督合同的履行。
2.监督合同履行
监督人员按照监督计划和检查标准，对合同的履行情况进行监督和检查。及时发现合同履行中存在的问题，并采取有效的措施加以解决。记录合同履行情况，形成监督报告，定期向业委会汇报合同履行情况。
3.处理合同纠纷
在合同履行过程中如果出现纠纷，业委会应及时组织双方进行协商解决。既要坚持原则，维护业主的利益，也要考虑对方的合理要求，寻求双方的利益平衡点。
如果协商无法解决纠纷，可以通过仲裁、诉讼等法律途径解决。
以上为南大和园业委会制定签订合同的流程制度，本流程适用于业委会全体成员，业委会成员表决通过之日起生效。
南京市南大和园住宅小区业主委员会
二O二四年八月十二日
业委会委员表决情况10/11（半数以上委员同意即生效）：
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