为什么有些项目经理能够轻松驾驭复杂项目，而有些却步履维艰？
工作能力强的项目经理，他们的优势在哪里？是天生的领导才能还是后天的勤勉学习？
走上项目经理的岗位，你会意识到，强大的工作能力并非高不可攀，而是遵循了一套行之有效的原则与标准。
让我们揭秘这些原则是什么。
01
接手项目，立规矩
“先说断，后不乱。”
接手项目之初，把可能遇到的问题和挑战提前沟通好，才能保证后续沟通和合作的愉快。
一些基本的资源调配，以及后续可能出现摩擦的部分，比如项目范围、时间节点、成本预算等，都需要提前明确并达成共识。
达成共识的同时，要把沟通的过程和结果都留下痕迹或证据，以便后续参考和追溯。
这些规矩建立的方向可以参考项目管理的三角法则：范围、时间、成本，确保每一个方面可能出现意见分歧的部分，在有话语权的前期敲定。
02
分配任务，讲目标
项目管理中最关键的环节之一就是任务分配。一个有效的任务分配不仅能够确保项目按计划推进，还能提高团队的工作热情和效率。
作为项目经理，在分配任务时，你是否仅仅是布置工作，还是同时明确了工作的目标？
没有目标的任务分配，就如同没有灯塔的航行，不仅容易迷失方向，更可能导致团队的努力付诸东流。
只有当每个成员都清楚自己的方向和目的地，团队才能高效协作，共同克服难关，最终抵达成功的彼岸。
Specific（具体） —— 目标必须明确无误。
Measurable（可衡量） —— 进度和结果都应该是可量化的。
Achievable（可达成） —— 目标应该是现实的。
Relevant（相关性） —— 目标与项目整体目标一致。
Time-bound（时限性） —— 设定完成的时间限制。
此外，使用ARCI模型来帮助任务分配也非常有效。负责人（Responsible）、协助人（Accountable）、咨询人（Consulted）和知情人（Informed）。在分配任务时，明确每个角色的ARCI权责，可以提高执行的效率和质量。
03
监控项目，看进度
项目监控不是简单的“盯梢”，而是要关注进度，确保项目按计划推进。
定期召开项目进度会议，运用甘特图等工具，实时掌握项目动态，及时发现并解决问题。
项目经理要具备敏锐的洞察力，确保项目在正确的轨道上稳步前行。
任何细微的疏漏都可能影响项目的成功，因此定期检查项目的进度，确保其符合计划安排，是项目经理的基本职责。
Plan（计划） —— 制定详细的项目计划。
Do（执行） —— 执行计划中的各项任务。
Check（检查） —— 定期检查项目进度，与计划对比。
Act（行动） —— 根据检查结果调整计划或采取补救措施。
通过PDCA循环，可以确保项目的各个阶段得到有效管理和控制。同时，利用项目管理工具（例如甘特图、里程碑图等）可以更直观地监控项目的进度。
04
管理风险，做预案
在项目管理中，识别并管理风险是确保项目顺利进行的关键环节。
风险是指在项目执行过程中可能遭遇的不确定事件或条件，这些因素可能会对项目的进度、成本、质量或范围产生负面影响。
在启动和规划项目时，初步的风险评估非常关键。这包括识别潜在的风险因素，评估它们对项目的可能影响，以及它们发生的概率等。
基于这一评估，项目经理需要制定一个全面的风险管理计划，这个计划应当明确如何预防、监控和应对各种风险。
使用SWOT分析（Strengths、Weaknesses、Opportunities、Threats）帮助项目团队全面了解项目的优势、劣势、机会与威胁。这种分析可以作为风险管理的一个基础工具，为项目决策提供战略视角。
风险识别：通过大脑风暴、专家访谈、历史数据分析等方法，识别出所有可能对项目造成影响的风险。
风险评估：评估每个风险的发生概率和影响程度。这可以通过定性分析（如风险矩阵）和定量分析（如蒙特卡洛模拟）来完成。
风险排序：根据风险的可能性和影响，对风险进行排序，确定哪些风险需要优先处理。
风险应对策略：为高优先级的风险制定应对策略。这些策略包括避免、转移、减轻和接受。
监控和控制：在项目执行过程中持续监控风险，并根据情况调整风险管理计划。
预案制定：对于已识别的高概率和高影响风险，制定详细的应对预案。这包括准备行动计划、资源分配和沟通策略，以确保在风险发生时可以迅速而有效地应对。
“预防胜于治疗。” 通过预先的风险管理和预案制定，项目经理不仅可以减少风险带来的潜在损失，还可以增强团队对不确定性的应对能力，从而更加自信地推动项目向前发展。
记住，风险管理是一个持续的过程，它需要项目经理的持续关注和适时调整，以确保项目的成功。
05
协同合作，重沟通
在项目管理的过程中，协同合作是项目成功的关键。
良好的合作能够整合团队资源，发挥成员间互补的能力，而这一切的基础建立在有效沟通之上。
良好的沟通不仅确保团队成员工作更顺利，同时也确保其他干系人，如项目赞助人、客户、供应商等，对项目进展保持了解并满意。
作为项目经理，持续优化沟通方式和策略，是提升项目管理质量和团队协作效率的重要途径。
Purpose（目的） —— 明确沟通的目的。
Audience（受众） —— 了解沟通的对象。
Content（内容） —— 准备沟通的内容。
06
汇报工作，讲结果
汇报项目时，领导最关心的是什么？是你的辛勤付出吗？不，是项目的实际进展。
没有结果支撑的汇报就像是没有根基的大厦，空洞而无力。在汇报项目进度时，务必先展示关键的成果指标，再讨论遇到的挑战和采取的措施。
Key Metrics（关键指标） —— 项目的成功与否取决于这些指标。
Progress Indicators（进度指标） —— 展示项目进度的关键数据。
Issues and Challenges（问题与挑战） —— 面临的具体问题及其影响。
Next Steps（下一步计划） —— 解决问题的具体行动计划。
07
回顾总结，梳流程
在项目结束时，我们总结的不仅仅是成果和教训，更重要的是流程。
流程是项目成功的关键，是完成任务的步骤和方法。
一个优秀的项目经理，在总结项目时，会详细地阐述自己的工作流程，让他人能够清晰地了解整个项目过程和思路。
“前事不忘，后事之师。”通过梳理工作流程，你可以发现过程中的问题和改进点，为未来的项目提供有价值的参考。
同时，明确的流程也有助于团队成员更好地协作和执行。
这里介绍一个GRAI复盘法则：Goal（目标回顾）、Result（结果陈述）、Analysis（原因分析）、Insight（规律总结），是一个有效的总结工具。
✎ 写在最后
成为一位优秀的项目经理并非一日之功，而是需要不断地学习和实践。遵循以上七个原则，你不仅能够提升自己的管理能力，还能够带领团队不断前进。
记住：“积土成山，风雨兴焉；积水成渊，蛟龙生焉。”每一次小的进步都是通往成功之路的垫脚石。
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