项目经理常见问题之项目需求不明确时该怎么办?

文摘   2024-11-11 11:45   上海  

在项目管理过程中,项目需求不明确是项目经理经常遇到的问题。这种情况往往导致项目进度延误、成本增加,甚至项目失败。面对这一问题,项目经理如何应对?


本文将结合敏捷试题,为大家提供解决项目需求不明确的方法和思路。

这里选择敏捷方法的原因在于,其能够更有效的应对项目需求的不确定性和频繁变化,完全可以帮我们打开新的思路。在具体的实施策略上,主要涉及以下几个常见的敏捷实践:


  • 短迭代和频繁评审

  • 产品愿景和产品路线图

  • 待办事项列表

  • 最小可行产品(MVP)


PMP和ACP的考题中,这些实践也屡屡被考到。或者反过来说,这些考题的屡屡出现,也反映出上述的敏捷实践非常重要,是解决项目需求不明确的主要方法。本文借助几道练习题,来说明这些常用的敏捷实践。


1.

Iteration Review短迭代和频繁评审


Work Better

干系人参与项目主要在两个时间点:执行前期的需求获取、和执行后期的成果验收(需求实现)。


对于传统的瀑布型项目,因为需求明确,所以此时的重点是前者,即花费很大的精力来获取准确而详尽的需求。但对于敏捷项目,由于需求不明确,此时的重点在后者,即邀请干系人频繁地对成果进行验收和反馈。


让我们先看一道题。

1. 项目需求不很明确,所以团队决定采取敏捷方法。在三次冲刺之后,团队终于可以向主要干系人演示产品,但干系人宣称产品功能并不符合他们的期望。项目经理应该如何避免产品被拒绝的情况?

A. 分享产品待办事项列表,供主要干系人提前审查

B. 确保干系人可以参与冲刺评审会议

C. 创建专门的冲刺来为被拒绝的冲刺实现功能修复

D. 请项目发起人评估新产品所有者的分配


题干说三次冲刺后才向干系人进行演示,或者说三次冲刺后干系人才来进行验收和反馈,这是错误的做法。正确的做法是干系人应该在每次冲刺末都来参加评审会,所以本题答案是B。


当然,频繁的干系人评审是基于短迭代的基础上,所以Scrum提倡设置1周~1个月的冲刺周期。实际的项目开发中,两周和三周都是常见的冲刺周期,以便尽快实现少数产品增量并邀请干系人来进行验收和反馈。


2.

Vision产品愿景


Work Better

愿景是项目产品的长期目标,是做项目的“初心”。虽然项目需求尤其是短期需求频繁变化,但作为项目 “初心”的长期愿景往往是不变的,而且是指导团队前行的北极星。


例如,始于上世纪八十年代初的中国改革开放,在初期难以找到开放的最佳路径,但“共同富裕”的发展愿景却是不变的,它指引了我们过去四十多年的改革开放和民族复兴与发展。在愿景的指引下,中长期发展计划、每五年的发展计划等,就像路线图那样呈现着发展的路径。


让我们来看看第二道题。


2. 项目经理被指派领导一个混合创新项目。在与发起人和主要干系人的会议中,项目经理意识到需求不明确。在这种情况下,项目经理应该怎么做?

A. 要求发起人与产品负责人会面以解决问题

B. 帮助发起人和主要干系人制定产品愿景

C. 将此问题添加到风险登记册,并在问题出现前进行监控

D. 审查以往经验教训,了解发起人如何处理需求不明确的问题


 

正如前面所说,需求不明确,所以要采用敏捷方法。愿景指引我们进行滚动式规划,而那种往往想在早期就一次性就能解决需求问题的做法,都不是合理的,选项ACD其实就是这样的错误做法。


3.

Backlog待办事项列表


Work Better

敏捷方法基于短迭代和频繁的干系人评审。那每次的短迭代都是实现哪些需求呢?这就需要介绍敏捷方法的第一大工具——Backlog待办事项列表。


当项目的众多初始需求被捕获时,它们往往有着不同的优先级,例如它们的重要性(即价值)和紧急程度各不相同。项目团队可以按照“重要*紧急”的估值来对这些需求进行优先级排序,并在每次迭代里选择优先级最高的那些需求来实现。


待办事项列表是动态的。当新的需求涌现出来时,只要根据其优先级估值,添加到相应的位置即可。


让我们来看看第三道题。

3. 敏捷项目经理不断接收到干系人的投诉,他们抱怨交付的功能并非业务部门所需。项目经理应该做些什么来避免交付对业务没有增值的工作?

A. 让干系人在变更请求中记录他们的投诉

B. 定义产品范围,并要求干系人不要偏离它

C. 鼓励产品负责人与干系人会面,根据他们的需求创建产品待办事项列表

D. 记录干系人的需求,在回顾会议中审查它们,并创建改进计划


 

4.

MVP最小可行产品


Work Better

与Backlog相关的一个概念是MVP,它是指尽快完成一个类似原型(但超过原型概念)的最小产品功能集,以便获得干系人的验收、反馈、以及使用。MVP可以是产品级的、发布级的、甚至迭代级的。


同样地,让我们通过一道练习题来领略一下MVP在需求不确定时的重要作用。


4. 项目团队有四周时间为客户演示开发一个工作原型。团队之前为此演示开发了大量故事,敏捷项目经理应该如何建议团队继续工作?

A. 找出所需故事的最小产品功能集(MVP),以便在第一次迭代中交付

B. 制定一份详细的进度计划,并采用更为实际的工期应对,供客户评审

C. 估算所有故事的大小,并承诺交付符合可用工期的故事

D. 增加团队规模,让执行能力最大化,并提高团队按时向客户交付的可能性


 

本文借助4道练习题,让大家初步了解需求不确定时在敏捷方法里的四个实践,起到抛砖引玉的作用。欢迎大家来讨论。






【袁辉老师】
  • 上海清晖特聘讲师,科技部国际人才交流基金会(原外专局)认证讲师

  • 国家标准《项目群、项目组合管理标准》审校参与者,国家标准《项目管理敏捷化》制定参与者,《Strategic Project Management战略项目管理》翻译参与者

  • 毕业于西安交大、加拿大UBC和美国雷鸟商学院,曾获教育部海外人才优胜奖
  • 20年国内外五百强企业的工作和管理经验,10多年咨询和培训经历,获得PgMP、PMP、ACP、DASSM、NPDP、PBA、PRINCE2、信息系统高项(软高)等资质认证。

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