一顿下午茶的时间完成你的工作总结。
又是一个季度末，假期前后，预计各家机构陆续也会开展三季度总结会。
相信如果让大家像跟朋友聊天一样，喝着咖啡聊聊自己过去三个月都做了什么，大家肯定都可以说出很多来，但如果是正式的工作总结汇报甚至大会的演讲，如何得体又艺术地总结过去展望未来，着实要费一番脑筋。
那这个时候如果有一位朋友，本身就是一位公文写作的高手，能在听完你的聊天般平常的叙述后，立马为你转换为教科书般的一篇总结汇报，恐怕请这位朋友喝一周咖啡也不多对吧。
而真的有这个“朋友”，并且完全不需要请咖啡，只需要掌握正确和他聊天的方式即可。
这位“朋友”就是AI。
现在常用来辅助生成工作总结的AI工具主要分为两种，一类是聊天机器人，如ChatGPT，优势是是互动性强，可以通过对话回答问题，并根据用户的反馈调整内容。另一个类是AI 智能体（Agent），如Coze，优势是自动化的流程，即类似于一个小程序，可以根据设定的规则和指令，自动执行文本生成任务。Agent可以通过把一些重复性内容预设好，简化操作步骤，更适用于需要大量重复性文本撰写的场景，如客服回复、合同生成等等。
工作总结个性化更强，使用场景也更广泛，可以使用聊天机器人以便实现更个人化的内容输出。
我们直接进入实战，来看看如何通过和AI这位“朋友”聊天完成工作总结。
首先，与AI聊天的第一部分是明确它的角色与任务，即指定AI的角色并且明确它的任务，来获得更相关更准确的回答，在工作总结的输出中，可以如下指示：
在明确AI的角色和任务后，我们需要通过具体的聊天，向它阐述我们在这段工作期间内的各类信息，比如工作的具体内容和职责，包括但不限于完成的任务、项目目标等工作期间取得的主要成就和成果，提供具体的数据和例子，面临的主要挑战和问题，学到的新技能和知识，对未来工作的计划和改进建议，任何需要特别指出的其他信息或详细内容。通过把这些信息分条的形式输入给AI，同样可以参照以下模板：
即我们可以通过要求AI向我们搜集如下信息，就如同和“朋友”聊天一样，我们将这些个人化的信息输入给AI即可，当然这些所需要的信息，可以根据个人喜好和团队要求来调整提供信息的大纲。
在提供信息之后，我们就可以向AI下达明确具体的指令，包括但不限于要求AI分析我们的工作职责和成就，并提供总结性建议，润色优化、以及最后的输出，指令模板可参考如下：
以上就是我们可以通过聊天向AI下达的指令，当然为了保证这位“朋友”输出内容的准确性和可用性，我们可以进一步嘱咐我们的要求，例如可以向其提出：“你的建议应该是建设性的、富有洞察力的，旨在帮助用户生成高质量的工作总结，提高其工作报告的专业水平。”
以上就是我们借用AI来帮助我们生成工作总结的全部指令，我们可以把指令输入给AI，它将会要求你提供你所要求的各类信息。
在我们将写好的各类信息输入给它之后，它就会根据我们的指令要求，开始提供各类建议，并且在这些建议之后为我们输出完整的工作总结。
我们可以简单描述下一名市场部同事的工作内容和成果，来看看它的输出效果。
可以看到，我们通过简单的口语化的内容输入之后，AI快速输出的内容跟我们自己打磨的已经没有太大区别，并且包括各种量化的数据如何融入我们总结中，是每段放一点，还是集中一段汇报，AI也帮助我们做出了合适的融入。通过指令的完整和我们输入的完整的各类信息，生成了一篇可用性极高的工作总结。
当然，这里输入的各类工作信息相对简单，大家在使用过程中，可以根据自己的工作内容和要求，向AI输入更多的信息，以及更个性化的要求，让AI输出的内容更贴合实际。
最后为大家附上输出工作总结的AI指令模板，大家在实际使用中根据个人需求调整指令大纲，然后直接将指令复制给AI即可：
本文整理自资管云实务课程
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