抱歉!你低估Excel自带的图表了!这样做表更高级!(附模板)

职场   2024-12-02 11:31  
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本文作者:竺兰
本文编辑:竺兰


每年的这个时候,职场人都格外忙碌。


忙着干啥?当然是准备年终汇报了!


年终汇报做得好与差,对自己的职场之路会有什么样的影响,想必也不用我过多强调了。


那么,怎么才能制作合格的年终汇报呢?非常重要的一点是,「用数据说话」!


听起来很容易,但如果你仅仅是做成这样↓


▲ 以上数据均为模拟,请勿当真


没有重点,没有结论,只有满满的数字,那么——



与此同时,你的同事却做出了这样的 Excel 报表:


▲ 文末下载练习文件~


图表「高大上」「配色贼棒」,将数据展示得更清晰、更易读!


老板更喜欢哪种报告,是不是就很清楚了?


这种图表是怎么做出来的呢?接着往下看你就知道啦~

明确需求,对症下药


做出优秀图表的第一步应该是明确需求,对症下药。

翻译一下,就是你做的图表是给谁看的,他们想从中看到什么!

拿上面那个案例来说,汇报的对象是老板,汇报内容是 2023 年公司的支出情况。


老板的心理无非就是今年公司一共花了多少钱?钱都花在哪了?什么时候花的?明年能不能少花一点……

把这些需求一条一条列举出来,然后再一条一条解决。
整理数据,初步作图


把需求都列出来之后,就开始按照需求,逐步整理自己的数据。

这里分为两种情况:

❶ 有原始数据可用
要检查数据格式是否正确,是否便于直接使用,如果不符合就要进行适当调整。

❷ 没有原始数据可用
思考这项需求对哪些数据进行处理可以得到。比如说老板想看赚了多少钱,而你的数据里只有收了多少钱和付了多少钱,那就新建一个字段让二者相减。

我们这里还是用上面那张报表举例。


原始表格是一个二维表,首先就要将他处理成一维表↓

▲ 部分数据展示


二维表的优点是可以让数据看起来更加直观明显,一般用来展示数据;一维表的优点则是让数据处理起来更方便,一般用来作为数据分析的数据源……

 

总之就是要先把数据处理成一维表,才能便于后续的操作。

 

至于如何处理,用 PQ 的逆透视列功能、方方格子或易用宝插件,都可以搞定!


数据源准备好了,接下来就需要根据需求处理数据。

比如,利用数据透视表功能,快速统计不同维度的数据。


然后制作多个不同的图表。


为什么要做这么多的表?

因为用图表呈现数据,需要遵循的一个重要原则就是「一张图表只说一件事儿」!

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设计排版,图表美化


设计排版的一个重要原则是按照读图人想看的顺序排列,先总后分。

简单地说,就是把老板最想看的信息放到最前面、最显眼的地方,后面再给具体的明细数据。

比如上面这个例子,把总支出、最高支出月份、最高支出项目这三项老板最想看到的数据,用最显眼的方式放在最上面!


而这些数据展示完,接下来就要用具体的图表呈现明细数据,支撑总结报告的结论,也就是之前创建的那 3 个图表,并给它们排个版。


emmm……有点丑?

没关系,该删的删,该加的加,该换的颜色就给它换,立马就能变得高大上!

❶ 删除图表中不必要的元素↓


❷ 添加切片器制作动态图表,增加数据标签↓


❸ 给图表换个颜色↓

▲ 把花钱最多的月份、项目单独拎出来,再次强调

看下最终的效果图,现在看来「拥有高颜值」也没多难吧!

▲ 文末下载练习文件~

不知道怎么用颜色?那好办,借鉴啊!打开花瓣网(http://huaban.com),搜索关键词「DashBoard」,你会发现有大把经过精心设计的图表供我们借鉴!
写在最后


简单总结一下制作年终报表的 3 个步骤:

❶ 明确需求,对症下药
❷ 整理数据,初步作图
❸ 设计排版,图表美化

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