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哪位Excel高人琢磨出的这6个表格设计技巧，太好用了！

职场 2024-11-09 11:31 湖北

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本文作者：拉登Dony

本文编辑：竺兰

我是拉小登，一个爱梳头的 Excel 老师。

自从开始做 Excel 培训，我一直专注于 Excel 这个软件，学习各种各样的技能和使用技巧以及函数公式。

最近又开始尝试从 Excel 这个角度出发，去学习各种与表格相关的产品，比如多维表格和各种系统的数据分析管理产品。

这些产品也大量的使用了表格，和 Excel 不同，这些产品中的表格更专注高效组织信息和数据，让用户方便阅览、对比和分析。

用不同的角度重新看表格，我收获了很多表格设计的经验。今天就总结几条分享给大家。

简约至上

▋去掉边框

设计表格的时候，大家都会习惯性地给表格加上黑色边框，画蛇添足一样的告诉用户，这是一个表格。

表格的设计应该让我们更专注于数据和内容，尝试去掉不必要的边框、填充颜色，减少视觉干扰，使数据更加有条理。

▋文字标注

文本中不同类型的数据可以尝试使用不同的颜色进行标记。

比如，超链接文字，系统会自动用蓝色标记，我们也会很自然的去点击超链接。

函数公式类的数据，也可以尝试用颜色标记，或者加上下划线，让用户知道这一列不需要编辑，会自动计算生成。

我现在的习惯，是在函数公式列的【标题】前加上「fx」字样，让信息更直观。

大表浏览

▋冻结窗格

数据超过 50 行时，浏览表格时，表头很容易随着表格消失掉。

这时可以尝试使用冻结窗格功能，把表头固定在上方，让用户阅读起来更加轻松，不至于翻着翻着就忘记了这一列的含义。

相同的道理，当数据列很多时，可以适当的冻结列标题。

这个效果制作起来很简单，使用【冻结窗格】功能就可以轻松实现。

▋聚光灯

冻结窗格只是解决了标题的问题，如果你的表格里面有很多行、很多列，在阅读过程中很容易看错行，这样的错误我以前没少犯。

我会使用表格插件【聚光灯】功能，实时高亮当前单元格所在的行和列，来避免这个问题。

聚光灯已经成为了很多表格插件的标配，方方格子、易用宝、WPS 都是支持的。

就在上个月，Excel 官方也终于，后知后觉的增加了这个功能，在【视图】选项卡里面点击「焦点单元格」，就可以实现相同的效果。

值得注意的是，【焦点单元格】和【冻结窗格】不能同时使用，使用了【冻结窗格】后，【焦点单元格】会变成灰色。

筛选行列

▋筛选行

冻结窗格、聚光灯解决的只是阅读的体验，表格里面的行和列比较多，如何高效的阅读，不用来回的拖动滚动条、【Ctrl+F】查找，也是一个痛点。

这个问题解决起来并不复杂，在【数据】选项卡里面，点击【筛选】，对数筛选就可以了。

你还可以把表格转换成超级表，然后插入一个切片器，这个切片器会以浮窗的形式显示在表格里面，点击就可以筛选，非常灵活，也方便做表格排版。

但是用过切片器的同学都会有一个困扰，切片器放在哪儿，都感觉不合适，都会挡住一部分数据。

数据管理后台的呈现方式，激发了我的灵感。

给数据添加分页组件，点击按钮可以切换页次，这样用户就不需要为了翻页而上下滚来滚去。

实际效果如下：

▋筛选列

同样的问题也会出现在数据列上，而切片器只能对行进行筛选。

多维表格的处理方式，非常值得借鉴，用户可以自定义展示哪一些列，让用户根据需求来定制表格的信息。

同样的效果，使用复选框+函数公式，也可以复刻到 Excel 的表格中来。

在左边的列名中勾选对应的选项，就可以动态显示或隐藏需要的列。这大幅提升了用户的阅读体验。

总结一下

从产品的角度来看表格设计，收获上面这些经验，提升了表格的使用体验。

如果我们再换一个角度，把表格看作数据和信息的载体，那么它就会演变成一种呈现形式，一种复杂的数据逻辑的表现形式。

与之类似的有思维导图、流程图、手帐笔记等等，它们也是信息的不同传递方式。

通过对比这些传递方式，相信能够扩展出更深层次的一些表格的用法。

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