职场进阶之如何清晰准确地表达

文摘   生活   2024-11-09 19:42   湖南  

清晰准确地表达问题是一件很重要的事情,如果一个问题得到了正确的表达,可以说这个问题就已经被解决了一半;但是如果一个问题没有被清晰准确地表达,不仅不能解决这个问题,还可能衍生出其他的问题。

表达问题有一个可以运用的方法论,叫TECCA——泰卡原则。

它们分别是:
Time-时间原则
Event-事件原则

Clear-清晰原则


Contrast-对比原则


Ambiguity-避免歧义原则


一、时间原则

描述一个问题的时候,一定要清晰表达这个问题指向的具体时间段,是过去、还是现在、还是未来。

具体举例说明:

时间问题类型场景诉求
过去发生型问题今天早上电脑坏了。需要立马维修,及时解决。
现在设定型问题电脑没坏,这个月开始有点卡,担心影响工作。内存不足,需要升级系统。。
未来指向型问题电脑没坏,也有内存,但是不能移动办公。需要配备移动办公的电脑

时间指向不一样,我们的诉求也会不一样,需要投入的资源和精力也是不一样的,所以提出一个问题以前,需要深度思考,你问题的时间指向是哪里?

二、事件原则

当我们去表述一个问题的时候一定要注意,表述的是事件,而不要把该事件自己认为发生的原因和事件混在一起说。

把原因和事件混在一起说会限制我们分析问题的思路,也会让人容易先入为主,无法聚焦事件的真实属性。


三、清晰原则

清晰原则重点是三点:

1.量化:

要量化,减少程度副词和形容词。


2.设置里程碑:

分解问题,不要一上来就说一个很大的问题;


3.表述清晰:

尽量用非专业术语,以免造成理解偏差;

尽量用短句子表达,长话短说,过多的描述起不到作用,反而会画蛇添足。

四、对比原则

应该明确地表达出的差距。

这种差距包括:实际与计划的差距、实际与预期的差距等,只有描述出差距对方才能意识到确实有问题,才能加强对问题的重视。


五、避免歧义理解原则

这里主要是注意不要使用容易产生歧义的词汇。

我们表达以前要想一下如果自己是受众,会不会有这也可以那也可以的错觉。

比如应该用“和”的时候不要用“或”;

应该用“必须”的时候不要用“可能”;

应该明示的时候不要用“等等。”

沟通的时候,有些人为了说给自己留点退路或者委婉表达,而使用一些模棱两可的词汇,殊不知这样有时候会造成更大的歧义。

直接表达,就事论事是避免歧义的较好方式。

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