流程一定是重执行,而非重设计:群众是未来流程的执行者,群众要全程参与进来,不要脱离群众做流程变革

文摘   2024-12-18 17:56   广东  

流程的变革、建立流程型组织,有一套科学的方法论。

所谓科学,它本身有它的逻辑,是清晰的,按照一个完整的流程来进行变革的。

使用流程的变革,成功的概率就很高。违背流程的变革,使用成功的概率就很低。所以这个流程是非常重要的,我们今天来重点分享。

这个流程分成了四个阶段:启动、关注、发明、推行,这四个阶段跟传统咨询是略有不同的。

第一阶段:启动阶段  
在启动阶段,就是一个企业家发自内心的心灵觉醒,开始启动一场“心灵传染病”,他用自己的领导力引导大家,带领大家走上变革之路。

他通过建立变革的组织,分别是领导小组和工作组,驱动志愿者参与变革。

同时,他也组织大家确定变革的目标,从客户的满意、时间、质量、成本,也包括必要的财务目标、收入、利润等等这些维度,来明确变革的方向。

他也要带领大家明确变革的范围,也就是要从哪些流程开始变革。

一般来说,建议从公司核心业务流程启动变革,在变革中要思考,到底是什么要素在驱动公司的业务发展,聚焦目标的主要矛盾和矛盾的主要方面,实现战略成功。

在启动阶段,一个领导者最重要的,是让大家艰难地迈出第一步。

接下来,通过隆重的开工会,进行变革的意义宣贯,这个是非常重要的,要让每位员工都知道公司变革的意义,都知道公司的变革是跟自己相关的,在座的都是船员,没有乘客。

第二阶段:关注阶段  
这个阶段的核心工作,是要对现状流程进行分析,识别判断现状流程:面对客户的需求和要求,流程的差距到底在哪里?

所以这个阶段的一项重要工作就是描绘出现状流程。

描绘出流程并不是一件容易的事情,老板和顾问公司都干不了,一定是要动员群众来干,因为群众本身就是现状流程的执行者。

他们每天都是在流程里工作,早就深谙其苦,但是由于职能的问题,他们都只是在流程的某些片段里工作,所以我们需要把他们组织在一起,形成一个端到端拉通的流程,让公司清晰的看到完整的流程是怎么样从客户中来、到客户中去的。

每次我带领大家描绘现状流程的时候,经常会看到员工们惊讶的表情,他们说我们的流程实在是太长了,流程实在是太复杂了。

以前大家都没见过一个完整的流程,都只在其中一个段到段的流程里做螺丝钉,身在庐山中,不知庐山真面目。

如何动员群众来描绘现状流程呢?

方法就是,通过详细的、物理级的流程图表达方法,从流程的输入、活动、输出、时间、成本、质量,包括信息化接口、职位等等这些角度,对现状流程进行详细分析。

在现状流程设计的基础上,做一个关键动作:挖掘根源问题。

要去看我们的流程,到底违背了哪些客户导向,违背了哪些客户的关键要素,比如:是不是能够把时间缩短一半呢?有没有并行呢?有没有端到端呢?多余的活动能不能删除呢?客户需要的一些重要活动(也就是增值活动),有没有在流程里面?。

很多公司的审批环节也特别多,那能不能把审批改一改?要么减少、要么把审批改成知会,行不行呢?

这些变革的策略,如果能找到根源问题,就找到了变革方向。

当然,要定义根源问题,企业的核心经营层要开好几场研讨会。

哈默大师说,很多时候变革不是需要一个IT,而是需要大家在一起头脑碰撞,一起思考,很多根源问题需要不断的挖掘为什么,为什么背后的为什么。

比如,一个产品的开发流程时间很长,为什么长呢?因为在不断的变更。

为什么在不断的变更呢?因为抓不住客户的需求,客户浪涌式的需求引发了不断的变更。

那为什么客户的需求对我们的竞争对手来说也是一样的,但竞争对手的开发时间比我们短呢?

认真研究就会发现,其实我们在流程中并没有【管理需求】的动作,没有对需求的收集、确认、机械化管理、变更控制、分发实现和验证。

所以这就挖出了根源问题。

如果不解决根源问题,就会出现一大堆的表面问题,让大家顾此失彼。

好,在这个阶段找到了根源问题,并且提出了变革策略。

接下来,通过严格的评审领导小组进行确认,开始进入下个阶段,哈默大师把它叫做疯狂设计阶段,也叫发明阶段。

第三阶段:发明阶段    
在发明阶段,就要敢于基于变革策略,结合客户的需求,对新流程进行发明创造。

我们要描绘出新流程,而且要细化到新流程里可能涉及到的子流程,最细化到模板,同时还要设计基于新流程而诞生的职位。

这个阶段最重要的是,通过头脑风暴,敢于描绘出一个新的蓝图,甚至和之前的蓝图是完全不同的,这就是再造。

只要是以客户为导向的,只要是满足客户要求的,合理兼顾风控的,就是好流程。

所以流程是不断迭进的过程。

但是我们第一次的变革,得有一个最小目标:时间、质量、成本和客户满意综合改善50%以上,这样才算基本合格。

哈默大师的要求是30%。

在发明阶段,大家面对新的蓝图,进行新旧流程的对比,就会看到哪些关键节点的调整发生了变化、删除、增加,这些变化会让流程熠熠生辉。

这样流程才像真正找到了灵魂一样,开始真正面对客户了,而不是面对内部管理,接下来通过严格的评审、确认,这就是我们要的新流程。

最后进入推行阶段。

第四阶段:推行阶段  
推行阶段,有一个推行流程的流程,没有说错,就是通过推行流程的流程,来推行流程。

这个阶段是整个变革的重头戏,这个推行流程,我们下篇文章单独讲。

过去传统的流程优化,非常注重设计,而不注重执行。

但是这里要告诉大家,事实上,设计流程并不是很难,而执行流程才是最非常考验组织能力,非常考验组织文化的。

什么是流程变革的关键成功要素  
接下来的问题是,在这四个阶段(启动、关注、发明、推行),什么是关键成功要素呢?

关键成功要素非常重要,变革流程只是把流程图画出来吗?不是。

关键成功要素,我们分享几点。

第1点,要分享愿景。

变革流程的过程,就是一个价值观和领导力宣贯的过程,所以,企业的愿景、使命和价值观一定要当作真实的。

我们要描绘基于企业愿景、使命、价值观下的流程变革方向,流程变革就是为了实现这个方向的。

同时,在变革过程中,所有的关于变革、组织团队、协作、分享、创造、创新、敢于碰撞的动作,都是对企业文化价值观的践行。

第2点,要注重领导力,而非管理。

企业里的领导者,要具备领导力,而在流程变革里,需要更多的管理者,涉及的每位管理者更需要具备领导力。

在变革过程中,企业也需要培养一大批的优秀员工,一条龙经理,他们也同样需要具备领导力。

所以,领导力的建设,是会渗透到整个变革全过程的,这就要不断的驱动大家进行沟通、对话,鼓励员工走到台前,让大家用这种非职务的影响力去推动工作,大力提倡团队文化、项目文化,一条龙经理负责制,通过这种方式不断稀释原本的金字塔结构。

第3点关键成功要素,就是民主集中。

前面谈到在全流程变革过程中,一定是群众参与、群众主导,管理者做阶段的评审和决策。

跟大家一再强调,群众路线最伟大。

因为群众是未来流程的执行者,所以一定不要抛弃群众,一定不要脱离了群众去做流程变革。

在整个变革过程中,是需要他们一起分析流程,提出流程的改进方向。

有人会说,都是群众分析,会不会显得流程的高度不够呢?会不会违背了老板的要求呢?

这就回到了企业最根本的商业命题,公司的流程到底是以客户为中心,还是以老板为中心?公司的钱,到底是从客户那里拿回来的,还是老板自掏腰包给大家的?

当然,在变革过程中,也鼓励、欢迎领导小组在关键节点提出变革要求,同时他们也负责评审,一些重要的评审节点、策略,领导也会参与。

在我们过去的实践中发现,只要领导全过程参与的,哪怕领导不说话,其实他也用他的影响力影响了员工。

所以员工们参与进来,变革已经大概率成功了。

最后跟大家强调,流程,一定要强执行,要做一家“笨公司”。

流程的变革就是要注重强执行,而不是强设计。

要把九分的功夫放在执行中,放在大家的推进中,一定要强力的执行推进,确保变革成功。

整个变革流程的启动、关注、发明、推行四个阶段,就是步步为营,既是营地的营,也是胜利的瘾,一步一步让变革成为一个不可逆的过程,持续前进。

在每个阶段,有评审,有控制,全过程能够非常精准的抓到根本问题。

当然,在整个变革过程中,企业一定要包容创新,鼓励失败,允许大家提出创意,把一个创意转化成为可实现的结果和行动,变革的过程本身也是一个充满灰度的过程。

企业要小心,要防止变革虎头蛇尾,老大脑袋一拍,就想出个新流程。这不是惊喜,是惊雷,这样的变革注定失败。


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