提升企业的经营能力,是所有企业关注的课题。如果有人问:有没有什么“捷径”可以快速提升公司的经营能力?或许答案就是,经营分析会。
我们一直在强调一个观点,经营分析是企业非常重要的一个管理动作,甚至可以说,经营分析能力就能够衡量企业管理的水平。
我们平时在接触企业的时候,其实看这家企业的经营分析会水平,就大致可以判断出这个企业的综合管理水平。
其次,经营分析会还是要以全面预算为基础和起点。
那么,没有预算能不能开好经营分析会呢?也可以,但是要想开得很好,很难。为什么?因为没有预算,你或许可以把当期的情况讲清楚,但是缺乏对标目标的分析,所以经营分析会的意义就很有限了。
所以,搞企业经营,分析很重要。在经营分析里,有一个非常重要的动作,就是经营分析会。通过经营分析会,对企业的经营目标、成果及存在的问题进行总结与分析,同比分析、对标预算分析、对标标杆分析,更务实地引导管理团队每个月都算算“经营一本账”,这样就能清晰地掌握经营现状,不断加深管理基础。
坚持下来,就能不断提升与夯实经营水平,提升企业的经营效益与管理效率,最终一定会体现在盈利的改善上。
如何开好经营分析会?这是一门学问。
这几年,我们也在辅导很多企业做战略、全面预算和经营分析的工作,每个月都会和不同的企业开经营分析会。今天主要聊聊企业在开经营分析会上的一些共性问题,以及这些问题会带来什么后果。
这些问题很多公司可能习以为常,没有重视起来,大家对照自己公司的情况,做一些初步诊断。
为什么呢?有些是认为开会没用,大家都忙,不如多干点活;有的是开来开去都是扯皮扯也扯不清楚,就不开了。
有的是经营数据要保密或者数据不好看怕影响士气,几个核心人员知道就行了;有的认为在其它一些会议上也讲过了,就不必多此一举了。
有的说现在变化太快,每周有工作例会就可以了;有的说各种工作会议太多了,或者说高管们的时间难协调。
月初、月中还是月底,随意性很强,想到了要开就临时发个通知开会,而这种随意性往往导致与会人员不齐,或者不想参加会议的人会以已经有其它安排的借口,不参加这个临时通知的会议,这就导致会议质量不高、大家也会对会议不重视。
其二,月中或者下旬才开经营分析会。
这个问题大部分的原因是,月度的经营数据很难出来,或者大家月初太忙没时间搞,或者是有其它会议占用时间,但是如果到月下旬甚至月底才开经营分析会,那本月度的经营情况已经基本定型、结束了,而在这个时候布置下个月的工作又太早,所以这种经营分析会没有太大意义。
月度经营分析会的定位非常重要,经营分析会,要兼顾对上月的经营总结与对当月经营的指导。
其三,季度、半年度或偶尔开经营分析会。
很多企业经常是因为全面性的数据出不来、对经营分析会不重视,认为可有可无、或者认为月度经营会好像也分析不出什么东西、或者相关部门不愿意每月做一次资料与汇报的准备,认为太浪费时间了。
所以有些企业的经营分析会是按照季度开,甚至用半年度的总结计划会议替代,或者是想到了认为需要开了马上就开经营分析会,或者认为积累了很多经营问题了必须召开经营分析会了才开。
在现在这种大环境变化如此快速、经营周期越来越短的市场环境下,对经营情况的分析每年只有1-4次,真的够吗?真的能分析到位吗?真的能跟紧节奏吗?经营问题,半年解决一次,真的能分析彻底吗?
这里更核心的问题是,经营的问题很容易积累,如果问题累积越来越多,反而又加重了经营分析会的难度和时间长度,往往也很难产生什么好的成果,又导致大家对经营分析会产生没什么用的感觉,这样就会形成恶性循环。
经营分析会的逻辑是,出现差距,暴露问题,识别根因,下一步行动计划,行动结果检验,形成完整的差距和问题闭环逻辑。
如果问题持续不解决,能力差距就会越来越大,也就越来越影响经营结果。
先胜而后战,不要让“战术”的勤奋掩盖了“战略”的堕怠。
没有基于业务逻辑而进行数据整理;数据片面、不系统,不能比较全面地总结经营情况;因为财务核算的问题导致口径不一致;内部经营指标库没有建立,难以有效的评价与分析,想要所有的情况都汇报、所有的问题都谈,但时间又不够;历史数据缺乏,难以有效比对;缺乏外部数据,难以对标外部市场与竞争者;预算缺失,没有对标的轨道。
这里最重要的还是预算问题,没有预算,经营分析会很难找到有效的标尺和轨道。
再加上前面讲的各种原因,如此一来,大家本来就不想把问题说清楚,或者怕因此承担责任,或者不想面对数字,只想喊口号表决心。
所以不少公司的经营分析会都变成了宏观经济分析会(业绩差距都是因为外部大环境)、碰头会(不定期见见面、通通气)、通报会(通报一下情况)、表态会(提提要求、表表决心、喊喊口号)、故事会(说说情况讲讲故事),或者因为形势很好变成了表彰会(各部门邀功请赏),或者因为问题严重而变成了批斗会(各部门相互指责)。
轮值董事长郭平在公司内部说,搞管理不能做语文题,要做数学题,经营分析会要上“数学课”,而不是上“语文课”,更不是“活动课”。
要么是满满的会计语言、数字让人无从谈起,业务的人一脸懵;要么是没有深层次、系统地暴露出真正的经营问题;要么没有对存在的问题进行归类、有效分析;要么没有追责到人、明确改善计划;要么是选择性的讲成绩讲亮点,对目标(预算)、差距(与同期比、与预算比、与对手比)、问题避而不谈,更谈不上各个部门之间的质询与专业诊断。
如此一来,存在的问题往往还会继续,等到更迟的时间、或者以更大的矛盾暴露的时候,才会引起重视,但往往暴露出来的时候已经太晚了,需要付出更大的代价。
在经营分析会做的很好的企业,预算框架、经营目标早已经设定好了,而且分解的很到位了,颗粒度也比较细,在经营分析会上,就是根据这个既定框架来聊的,不管结果好坏都必须如实汇报。
预算的毛利率是35%,为什么只有33%?预算的周转率是4.5,为什么只有4.1?必须说明原因。
而财务、运营、人力资源等部门也有了检查的标尺,也不至于因为后台部门“不懂业务”而无话可说。
产品部门说销售部门能力不行、制造部门总是出错,销售部门总说产品设计不好、供应周期太长;制造部门说设计部门工艺搞得太复杂、销售部门下单不准确;或者是后台人员支持不到位、老板决策失误;或者老板一顿乱批谁也不敢说话。
这不仅无助于问题的解决,反而增加更多的矛盾。
2、比如归结于外部环境。
有些业务老大在分析根因的时候,总是认为外部环境不好、竞争对手乱来、商业形态变化、合作伙伴出状况、问题突发不可控等因素,全是客观因素,就是不会归因于内、谈自己的原因,也没有对变量进行有效的数据分析。
比如某个企业遇到库存问题,某个负责人随口说,主要是因为供应商突然取消订单造成的,我们问,是哪几个供应商、取消了多少、这种情况是否普遍,他支支吾吾答不上来,为什么?因为没有具体的数据来支撑。
这种情况下,怎么可能找出真正的原因呢?
3、比如避而不谈真正问题。
或者根本就不找真根因,即使找到了也认为太复杂,反正也解决不了;或者不敢“得罪”其它部门或老板而不敢讲、或者象征性的讲讲自己的皮毛原因,后面总会带一个“但是”、“然而”、“不过”。
有时候我们也会看到,在一些经营分析会上,有一些强势部门和强势领导,在别的部门想讲某些问题、某些原因的时候,就会以势压人,草草带过。
我们曾经在一家企业看到一个令人哭笑不得的现象,某个经理汇报解决业绩差距的办法就是一句话:“下个月把业绩补回来”,而且下一个月又是同样的话。
如果没有针对性的、具体的、可执行的具体策略,接下来肯定没法检验,问题不可能自动消失。
到了年底,大家就找一些外部原因,而到这个时候,杂七杂八的事情混在一起,也确实很难再分得清楚具体责任,就这样陷入了恶性循环里。
4、再比如问题反复出现。
有时候确实是找到了具体问题,可能这一次也找到解决办法了,甚至也解决了,但是没有上升到根源去解决,根因找错了,这就会导致同样的问题可能会重复出现。
比如很多企业的库存、应收,往往就属于这一类问题。
好的解决办法,不仅要有改善行动,更要立足于通过建立流程、制度、工具、模板,尽可能彻底解决该问题及类似问题。
在经营分析会上,根因分析如果没有钻探到流程、制度、机制和能力层面,就没有探测到最真实的根因。
大家总是说,不要重复犯错,其实就是必须要通过这些问题,不断纠正和完善内部的管理制度、标准、流程,这样管理才能持续进步。
在丹纳赫的管理体系中,有一个很有意思的提法,叫不断实现“突破性动作→日常动作”的变化,也就是不断地解决问题、不断地变成基础能力,其后整体的能力才会越来越强。
不少企业的经营分析会往往只在最顶层开,经营分析如果没有挖掘到一线,是很难真正发现问题、解决问题的。
既然组织分了层,那么会议也要分层,不可能所有的信息都在同一个会议中呈现,这样太繁杂,也没有头绪、没有重点,所以要从基层经营单元层层往上开,这样才能为上面的经营分析会提供越来越清晰的数据。
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