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管理咖啡烘焙室的库存绝不仅仅是采购合适的生豆而已。烘焙师需要制定相应的策略，规划如何控制开支，并满足客户需求。
咖啡烘焙室面临的两个主要问题是浪费和新鲜度的管控，尤其是对于那些同时经营网店的烘焙室来说。烘焙过多可能导致豆子滞留在货架上，而烘焙不足或“按订单烘焙”以保持新鲜度，则可能陷入小批量烘焙的循环，从而增加劳动和运营成本。
管理库存的关键在于找到平衡点。烘焙师应该如何制定烘焙计划和规划工作流程，以满足当前需求和未来需求呢？虽然电子表格是一个好的尝试，但它存在诸多局限性——可能由于人为错误而导致数据不准确，并且也无法做到实时更新。
近年来，越来越多的烘焙工厂开始使用软件和数据收集工具，以求更高效地管理库存。
当您的烘焙业务进入迅速上升期
从1965年起，亨利咖啡屋 (Henry’s House of Coffee) 开始在旧金山开展他们的咖啡烘焙业务，并于十年前开始拓展电商业务。除了烘焙工厂以外，他们还经营着一家历史悠久的咖啡门店，拥有大量线下的客人，这也为预估工作增加了难度。
线上和线下的业务大约各占总销售额的45%，而批发业务则占了10%。因此，烘焙厂在管理生产和预估需求方面必须发挥一定的创意。亨利咖啡屋采用的一个帮助预估的策略是提供每月咖啡订阅服务，这部分现在占到了网店订单的25%。合伙人之一的赫拉格 (Hrag Kalebjian) 表示：“这部分订单量非常稳定，我们可以很好地预测每天需要烘焙的量，但对剩余的75%我们是按订单烘焙的，这在管理起来就非常有难度。
亨利咖啡屋的订单系统并不总是如此清晰。早在 2020 年之前，亨利的烘焙团队依赖于手动的烘焙流程，这也导致了大量的浪费：团队每天烘焙上十种咖啡，并在收到订单后开始打包。但随后疫情导致门店被关闭，订单量一夜之间激增了200%。在 2019 年的时候，亨利每月需要包装和发货400包豆子；2020年3月开始，这一数字飙升至1200包，而同年6月达到1500包。
这一需求激增促使赫拉格重新审视亨利咖啡屋的库存管理和生产流程。他表示：“生咖啡豆价格昂贵，”并强调保持有序管理和及时跟踪库存的重要性。“这样不仅能够控制成本，还能确保咖啡豆的品质和新鲜度。”
为了应对激增的需求，赫拉格加强了流程的规范化，以确保咖啡的正确轮换，并将 Cropster 的 Commerce 软件整合到亨利的烘焙工作流程中。该工具能够将 Cropster Roast 烘焙账户与主流电商平台(如 Shopify、Beans 或 WooCommerce) 进行对接，从而更有效率地地规划生产。
Cropster 会抓取您网店收到的订单，管理咖啡熟豆库存，并精确计算还需要烘多少生豆以完成订单。用当天所需的熟豆量减去现有的库存，它就会自动生成一个打包发货的清单——这样您只需要烘焙订单所需的豆量即可。
赫拉格解释说，他们通过创建标签系统简化了咖啡烘焙的生产过程。每当一锅豆子烘焙完成，就将其存放入一个桶中，桶上贴上由 Cropster 按时间顺序生成的编号（第一锅是 #0001，下一锅是 #0002，以此类推）。当负责包装的员工看到多个桶时，他们就知道要先用编号靠前的豆子，这就确保了团队正确地轮换咖啡。
在容易出错的繁忙时段 Cropster 可以有效防止混乱。他说：“过去我们没有在桶上标注编号，大家一忙起来，就很容易变得混乱。工作人员可能会拿错桶，导致一团糟。现在有了这个系统，一切变得非常简单。”
手动进行库存管理阻碍烘焙业务的发展
法比奥·盖坦是 Tintyco 的联合创始人，该平台帮助种植者自烘焙咖啡，他在咖啡行业已有十多年的经验。当他最初开始烘焙时，不得不手动进行繁琐的库存管理和预估用量。这包括从 Shopify 提取各种报告，并将其整合到 Excel 电子表格中进行分析——这是一个耗时的过程。
但自从五年前将 Cropster 等自动化工具整合到生产中后，他的库存管理流程有了显著改进。盖坦说：“现在，所有信息只需点一下即可获得。”
这种整合不仅简化了网店销量的预测，还有助于减少咖啡豆的浪费。当您能够实时跟踪订单量时，可以避免烘焙过量的咖啡，从而节省资金。盖坦表示：“顾客不会购买不新鲜的豆子。当他们走进任何一家咖啡店拿起一包豆子时，第一件事就是查看包装上的烘焙日期。”
盖坦强调，烘焙师需要接受自动化，并利用数据做出更好的决策。某些品种的咖啡豆在不同季节的需求量可能很高。通过预测这种需求，您可以及时采购所需的生豆。他说：“当季节变化时，消费者的习惯也会改变。如果您有前一年的数据，就可以预测哪种咖啡有需求，以及需要供应多少。”
追踪有机认证的咖啡
在处理生咖啡豆库存时，赫拉格面临着额外的复杂性：美国农业部（USDA）的有机认证。
美国农业部的有机认证要求咖啡从农场到烘焙室的加工都遵守严格的标准。许多烘焙厂同时经营有机认证和未有机认证的咖啡，这使得库存管理更加复杂：标有有机认证的咖啡必须与其它咖啡分开存放，烘焙师必须证明，其有机咖啡是由经过有机认证的企业采购、加工和进口的。
为了保持有机认证，赫拉格表示，亨利咖啡屋会定期接受审计，审计员要求烘焙师展示供应链每个环节的有机认证证明。他说：“他们想要看到从庄园开始的发票，核实您烘的豆子确实来自那个该庄园。”
虽然亨利咖啡屋过去用 Excel 来手动跟踪有机咖啡，但当他们开始引入更多品相时，两种豆子 (有机和非有机认证) 的库管理就变得越发复杂。Cropster 帮助他们整理咖啡，防止可能危及其认证的昂贵错误。
Cropster 让追溯咖啡烘焙的来源变得简单。每支生豆都会被分配一个唯一的编号，如PG-0001。通过该编号，烘焙师可以轻松访问每支生豆的详细信息，包括其庄园、进口商详情以及确切的麻包袋编号。当然，这些信息必须由烘焙师提前录入到系统中。
在烘焙时，特定的生咖啡豆会被分配给该烘焙批次，并生成一个“生产烘焙”ID，例如 PR-0001。烘焙师可以在 Cropster 的 Roast Intelligence 软件中自定义这些 ID。烘焙标签上的二维码也直接链接到在线的烘焙详情页面，扫描后即可获取所有相关细节。
烘焙时，每锅豆子都生成特定的烘焙锅次编号，例如PR-0001。烘焙师还可以在 Cropster 的智能烘焙应用 Roast Intelligence 中自定义该编号。而烘焙标签上的二维码直接链接云端服务器上的烘焙详情页面，扫描后就能查看所有烘焙数据。
从本质上来讲，这种方法保证了完整的可追溯性，并帮助烘焙师验证某些咖啡豆是否来自拥有有机认证的咖农，同时也促进了整个烘焙工厂的透明度。赫拉格说：“有了 Cropster，您就能够区分您拥有的每支生豆了，无论它是否经过有机认证。”
亨利咖啡屋在 2021 年获得了美国农业部的有机认证USDA，初始设置时需要输入大量关于生豆库存的信息。不过，从用户的角度来看，追溯变得相对简单，因为添加这些细节只需一次性操作——之后 Cropster 会自动进行剩余的库存管理。赫拉格说：“我以前在 Excel 中跟踪的数据，现在都由 Cropster 在后台完成。当审计员来访时，这让你的工作轻松多了。”
借助实时洞察和数据驱动的决策，烘焙师可以自如地在满足要求的前提下，不用必牺牲品质或利润空间。像 Cropster 这样的库存管理工具使烘焙师能够微调生产过程，减少浪费，并确保每一批咖啡都尽可能新鲜。
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