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1.确定截止收缴单据日期。一般来说,财务结账日期是12月31日,但为了能够尽早出具财务报表,财务部可能会在月底前的某天停止收取各部门单据。截止收缴单据的日期可以由财务部按照业务情况、财务部工作计划、递延入账金额对财务报表的影响等进行评估,最终确定合适的日期,既能确保会计核算工作的顺利进行,也能最大限度保证财务报表数据的准确性。日期确定后,需要尽早将信息同步给企业内各部门,最好在月初通知本月的截单日期,便于其他部门进行工作规划,避免由于财务截单而阻碍其他部门工作的开展。
2.确认收入核算是否完整。收入的完整性会对财务报表产生重大影响,所以需要仔细进行核对。可以参考合同台账、收银流水、银行对账单、业务系统结算数据等进行核对,比较这些数据与记账收入的差异。需要特别关注已签订的框架合同以及无合同的情况,这部分信息可能会在各类系统中遗漏,导致收入确认出现缺失,影响收入数据的完整性。
3.确认收入核算是否符合会计准则。应严格按照收入确认“五步法”来进行会计核算,针对在某一时点履约和某一时段履约的业务选择合适的收入确认方式。需要关注一些特殊状况的核算方式是否符合会计准则要求,例如销售折扣和折让、积分兑换、以旧换新、返利等。对于跨年合作的项目,需要确保年度内收入核算金额的准确性,避免出现多记、漏记、延迟确认收入、提前确认收入的情况。
4.确认收入核算依据的完整。收入确认需要有合同、发票、结算单、银行单据等作为依据,会计核算时所记录的金额、收入类别、所属项目、客户名称等信息需要与依据中相关信息一致,这样有助于后续客户对账、财务分析、审计等工作的开展。当不同类别的收入核算依据出现不一致的情况时,意味着企业内部财务管理存在疏漏,例如合同签署为A客户,发票也是开具给A客户,但银行收款单却显示由A客户的关联企业B公司支付,需要相关负责人联系客户对此情况进行说明以及证据补充,以证明业务的真实合法。
5.谨慎进行收入暂估。当情况特殊时,可能会需要进行收入暂估,例如已经开始为客户提供服务,但合同还没有最终签订完成,财务部按照审批中合同约定的价格与当月实际数量进行收入确认,实际上是对于收入的一种暂估。收入暂估也需要有明确的、经得住推敲的依据,不能使其变为操纵利润的工具。
6.成本核算是否存在错误。在确认收入的同时需要结转成本,达成当期收入与成本的配比,所以需要关注成本核算是否存在遗漏,或者其他与收入确认不符的情况。通过不同业务类别的成本率或毛利率、收入环比增长率与成本环比增长率等指标的对比,来评估当期是否存在成本少记、错记、漏记的情况。特别是在成本核算相对复杂的业务中,尤其需要关注一些容易被忽视的成本细项,虽然单一细项对于财务报表整体的影响不大,但合计可能会产生重大影响。
7.确保成本入账依据完整准确。成本可能依据企业的出库单、供应商发票、分摊计算表、项目进度表等进行核算,需要确保这些凭据的完整以及准确。外部提供的凭据,需要核对上述信息是否与企业内部记载一致;内部提供的凭据,需要复核原始数据来源的可靠性、计算公式的准确性、数据完整性等。
8.不得滥用成本暂估。某些特殊情况下,企业可能需要进行成本暂估。同收入暂估一样,成本暂估也需要相应的依据。例如供应商的货物已入库,但因为某些原因开票延迟,但部分货物已经出售,这时就需要进行成本暂估,可以按照合同中约定的价格以及出售的数量进行成本暂估,收到发票后再进行调整。
9.确保成本分类准确。产品制造的成本包含直接材料、直接人工、制造费用,影视作品的成本包含演员片酬、剧本费用、剧组人员薪资、拍摄器材租赁费、场地租赁费、后期制作费等。不同类别的业务,成本的复杂性不同,导致成本核算中存在多层级会计科目,需要在核算中确保对应的会计科目准确。假如出现科目之间的错记,即使整体成本金额无误,也会影响后续财务工作的开展。
10.收入成本核算原则的一致性。对于收入确认原则与成本核算原则,需要确保其一致性。首先是对于同类别的收入成本,确认和核算原则需要保持一致,不能采取双标的方式随意进行调整和修改;其次,对于不同年度收入成本的核算,在会计准则没有变化的情况下,也需要保持一致,如果需要进行调整,则要有明确的依据,以证明调整的合理性和合法性。
11.工资薪资的计提。一般情况下,企业当月发放上月的工资,然后在月末计提当月的工资作为费用。但为了简化操作,有些企业会在当月发放工资的同时计提当月工资作为费用,也就是12月发放11月工资,同时计提11月工资作为费用。在企业组织架构、人员数量、薪资结构没有大变化的时候,这种操作方式对于财务报表的影响可能很小,但如果是处于高速成长期的企业,由于人员快速增长,12月实际工资费用会比11月高出很多,这样就会对企业的利润造成影响。
12.年终奖的预提。对于年终奖的核算,不同企业可能会采用不同的方式,一种是在当年预提当年的年终奖,即使这部分年终奖在下一年度才能发放,这种方式能够确保当年入账费用的完整性,但需要提前对年终奖金额进行测算;另一种是在下一年度发放时再计提年终奖作为费用,这种方法在企业快速增长时期可能并不适用,因为随着收入成倍增长,每年的年终奖金额也有很大差别,可能会导致企业利润虚高。
13.劳务费用是否入账。除去正式聘用的员工,企业还会与外包公司、劳务派遣公司合作,或者聘用一些兼职人员或实习生,这部分人员需要发放劳务费。有些劳务费用是通过企业对公账户发放,有些零星兼职费用可能由相关人员代付,信息不及时传递到财务部,可能会导致部分劳务费未在账面如实进行记录。
14.充值费用的实际使用量确认。在日常经营和业务开展中,可能会存在将费用充值在各平台的企业账户中,然后按照实际使用量进行消耗或金额扣除,例如企业在短视频平台购买流量的营销推广费用、在出行平台充值的交通费用等。这些费用并非在充值时确认费用,而是需要按照每月的实际使用量进行确认,12月需要进行当月的使用量确认,同时还需要核对全年的用量以及当前余额,确保平台账户金额与账面记录一致。
15.报销单据的收集和审核。需要提示各部门即使提交报销流程,依据费用报销单据入账后,根据账面记录金额与历史数据的比较来评估是否存在大量单据未提交的情况。特别是在年终这个时间点,如果出现大量的费用报销没有及时提交审批,就会影响当年和下一年度的财务数据准确性和完整性。
16.费用核算科目的准确性。日常经营中出现的费用五花八门,所涉及的会计科目也比较繁杂,同时还会启用各类辅助账,需要检查是否存在记错科目的情况,可以根据辅助账、科目余额表等进行检查。
17.是否存在前期原始单据缺失。会计核算时,可能会出现原始单据滞后取得的情况,例如在途发票、银行单据等,在进行核算时会采用其他凭据进行替代,等收到原始单据后再进行补齐。但由于财务工作繁忙,可能会忘记这些情况,需要在年末进行检查和清理,将单据补充完整。
18.折旧摊销、长期待摊费用的完整性和准确性。资产计提的折旧和摊销、装修费等长期待摊费用,以及季度支付、按月摊销的房租等,需要确保这些数据的完整性以及计算的准确性。为避免出现漏记的情况,建议利用清单来进行管理和计算,特别是对于长期待摊费用,因为不能使用财务系统进行处理,很容易出现遗漏。
19.借款利息、汇兑差异的计提。企业与银行、金融机构以及关联企业之间的借款需要计提利息,如果涉及外币业务,还会发生汇兑差异,需要确保这两部分不会遗漏,并且需要检查计算公式、计算金额的准确性。
20.投资收益的计算。部分金融资产、权益性投资等,会产生投资收益,企业需要确保投资收益的记录完整且准确。特别是按照权益法核算的长期股权投资,需要获取被投资企业的财务报表才能计算相应的投资收益,建议提前与对方沟通报表提交时间,避免因为被投资企业信息获取的延迟而影响本企业财务结账。
21.货币资金盘点。货币资金盘点包括现金盘点,也包括银行以及第三方资金账户的核对。现金盘点需要编制盘点表,在进行现金金额清点的同时,检查现金管理是否符合相应制度要求,现金余额是否超出制度设定的标准。对于银行以及第三方资金账户的核对,需要核对账户的数量,同时也需要核对账户余额与账面记录余额是否一致,特别是微信、支付宝等第三方账户,可能由于数量较多、金额较小而被遗忘。
22.资产盘点。资产盘点是对资产数量的盘点,对资产使用状况的评估,同时还需要记录资产目前的使用人及使用部门。资产的数量和使用状况会影响资产的账面价值,盘盈和盘亏的资产需要按照会计准则进行处理,使用状况不佳的资产需要进行报废或变卖。资产的使用人及使用部门,会影响相应折旧和摊销所计入的会计科目,也会对部门的业绩评价等产生影响。
23.存货盘点。存货包括原材料、半成品、产成品、样品、配件、办公用品等,可能种类较多且部分比较琐碎,需要由相关库存管理人员陪同进行盘点。盘点结果需要与账面记录进行核对,对于错漏部分及时进行修正,同时考虑存货跌价的可能性以及金额。
24.往来款项清理。一般企业会在年末加强对于应收账款的催收工作,也会将账面的往来科目进行集中清理,包括长期应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款。确定不能收回的应收款以及不需要支付的应付款,需要收集证据,提交相应层级领导审批,审批通过后进行相应的会计处理。
25.备用金、股东借款的归还。部分员工由于岗位特殊性,可以申请备用金,这部分备用金需要在年末进行归还,如有需要可在下一年度重新申请。股东也可能向企业借款,为避免这部分借款转化为股东分红而缴纳个税,也需要股东在年末归还借款。
26.各项减值是否计提。资产减值、信用减值需要评估当前资产状况,根据实际价值与账面价值的差额进行计提。企业溢价收购股权而产生的商誉,需要进行商誉减值测试,根据测试结果决定是否计提减值。不能为了确保利润而忽略减值的计提,或是人为操纵、模糊风险,减少减值计提金额。
27.银行未达账项处理。财务每月会编制银行存款余额调节表,上面会体现未达账项,包括银行已入账企业未入账、企业已入账银行未入账两类。针对长期未达账项,需要调查其原因,考虑前期入账金额是否存在错误,在年末进行调整。
28.检查科目余额表。记账完毕后,可以通过科目余额表来检查是否存在记账错误,需要关注一些异常变动,例如货币资金、存货余额出现负数,长期余额为零的会计科目当期出现大额的发生额等,这些异常变化很可能是由于记账错误导致,需要在结账前将错误进行修正,以免影响财务报表数据。
29.关联交易的同步记账。关联企业之间发生的交易,需要同步进行记账,否则将会影响合并报表的抵销。如果有完备的集团财务系统,可以由系统进行检查,提示未记账的下属公司及时进行调整;如果没有相应系统,只能考虑使用表格列示进行检查。尤其是关联企业数量较多、交易频繁的情况下,关联交易的核对可能需要花费较多的时间精力。
30.税务与会计差异。记账完毕后,需要核对应交税费科目与纳税申报表中相应数据,还需要关注企业所得税中税务与会计存在差异的部分,例如涉及纳税调整的福利费、工会经费、广告费等。粗略计算企业整体税负率,评估其合理性,也能够检查是否存在记账错误的情况。
结束后的碎碎念:年终结账相对月度结账会更加复杂一些,因为需要考虑的问题更多。可能财务会对此抱有一种散漫的态度,对核算数据的准确性没有太多的重视,因为还有审计会对数据进行把关。但审计并不会检查所有的凭证,还是需要由财务人员进行自查,通过自查来思考日常工作中是否存在疏漏、是否有改进和提升的空间,这样才能积累更多的经验,让专业能力有所提升。