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档号
档号是以字符形式赋予档案的一组代码。
档号构成元素包括全宗号、类别号、卷号、件号等，各构成元素之间用连接号“-”或间隔号“·”相隔。档号的构成元素一般为字母和数字的组合体，一般不使用特殊符号。
档号的三个重要特征是：
1.档号具有唯一性
“档号”就是这一卷或这一件档案的身份标识（即ID），这个身份标识具有唯一性，至少在本档案馆或本档案室是唯一的。
2.档号具有固定性
一般，确定好档号编制规则后，档号的组成项、编制方案就是固定的，不变的，需要保持方案的一直性。
3.档号具有规律性
档号能够区分档案的类别，反映档案的排列顺序。档案需要分全宗、分门类、分类别、分项目、分期限、分年度进行整理，分系统按层次编制的档案ID就是档号，档号能够体现档案整理的规律性。
2
卷号
纸质档案的保管单位有两种，即以“卷”为保管单位档案和以“件”为保管单位档案。制定档案整理方案时，需要确定以哪种保管单位来整理档案，“卷”“件”的整理方法和数量统计的结果是不一样，需要明确区分，分别整理。
同一种类型档案应只采用一种档案整理方法，要么以“卷”为保管单位整理，要么以“件”为保管单位整理。一般，科技档案、会计档案、人事档案等以“卷”为保管单位进行整理；文书档案、实物档案等以“件”为保管单位整理。
卷，即案卷，是由互有联系的若干文件组合而成，一般是两件以上的以“件”为保管单位的文件组合体。
卷号，一般指的是案卷号，即以“卷”为保管单位的案卷排列顺序代码。
卷号编制的要求：
1.确定档案整理方案，正确区分“卷”和“件”，一“卷”档案就是一组有密切联系的若干“件”档案的组合体。
2.按照档案分类方案进行分类编制卷号，一“卷”一“号”。不能将本单位所有的档案编制成一个连续的流水号，需要根据分类方案分门类、分类别、分项目、分年度、分期限进行编制卷号。
3.“卷”号应连续，不能有断号、重号等现象发生。
3
件号
件是档案的保管单位，件号是档案排列的顺序代码。
1.“件”的构成
一般，以每份文件为一件。
文件是档案前身，归档前称为文件材料，归档后称为档案。
档案术语里的“文件”，包括正式公文和事务性的文书等。
（1）正式公文，又包括收文和发文。
①收文，一般有文件处理单。文件处理单一般位于公文正文首页的前面位置。
如：
“文件处理单+正文”为一件档案；
“文件处理单+正文+附件”为一件档案；
“文件处理单+正文+转发文”为一件档案。
②发文，一般有发文稿纸。发文稿纸一般位于公文的正文和定稿中间位置。
如：
“正文+发文稿纸+定稿”为一件档案；
“正文+附件+发文稿纸+定稿+附件”为一件档案；
“正文+被转发文+发文稿纸+定稿+被转发文”为一件档案。
（2）事务性文书，一份文件材料为一件。
如：
一次会议的会议记录，为一件；
一个党组织关系介绍信，为一件；
一个讲话稿，为一件；
一个合同协议，为一件。
2.件号编制的要求
①文书档案、实物档案、照片档案、录音档案、录像档案一般以件为单位进行整理。一份文件、一面锦旗、一张照片、一盘录音带或录像带等均为一件。
②“件号”编制时，需要分门类、分类别、分年度、分期限进行编制，分类方案底层的“件号”需要保持连续性，不能有断号、重号等现象。
4
页号
页号也称为页码，“页”一般指的是纸质档案。
根据《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》《纸质档案数字化规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等标准规范要求，无论是以“卷”为保管单位档案，还是以“件”为保管单位档案都需要按照标准要求编制页号。
1.以“件”为单位的档案
一般，按照《归档文件整理规则》、《纸质档案数字化规范》的“编页”要求进行编写页码，编页同时要注意保护实体档案安全和档案数字化过程对档案页纸张的要求。
①以“件”为单位编制页码，即一件一个流水页号；
②逐页编制页码（无有效内容、空白页的页面不算作档案页，不编制页码），一般标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不压盖档案内容；
③编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处；
④文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，如有新增加页、减少页、重复页等情况，需要重新编制；
⑤书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，一般采用硬度较小的铅笔编制；
⑥编页同时破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
2.以“卷”为单位的档案
一般，按照《文书档案案卷格式》、《纸质档案数字化规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》的“编页”要求进行编页。
①以“卷”为单位编制页码，即一卷一个流水页号，中间不能断号、重号等；
②逐页编制页码（无有效内容、空白页的页面不算作档案页，不编制页码），一般标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，且不压盖档案内容（部分专业档案有明确档案整理规则的，按照规则选择编码位置）；
③编制的页码一般距离垂直或水平顶边1CM处；
④文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变，如有新增加页、减少页、重复页等情况，需要全部重新编制；
⑤书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响，一般采用硬度较小的铅笔编制；
⑥编页同时破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
5
文号
文号即文件编号，一般指发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
一份文件，一般只有一个发文字号，在本机关单位发文字号具有唯一性。同一机关单位的同一机关代字，本年度一般从“1”号开始编写发文顺序号。
“公文”未归档阶段称为发文字号，归档后称为“文件编号”，简称即“文号”。
发文字号的年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。
年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如“2024”“2023”，不可以简写“24”“23”，不加“年”字。
发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
文号如何排列？
1.一般，根据机关代字的职能和重要程度，对机关代字拟定先后顺序，领导机构、综合性的在前，业务的在后；重要的在前，次要的在后。无法衡量重要程度的机关代字，则自定义一个先后顺序。如，X、X发、X办发……X函等。
2.按机关代字排序后，再根据发文顺序号或文件形成时间排列。按发文顺序号的先后排列，小的在前，大的在后；按文件形成时间先后排列，时间早的在前，时间晚的在后。
3.特殊情况，如来文和复文等，为保持文件材料的有机联系，可打乱上述1、2规则，就近排列。
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分类号
分类号又称为类别号，是按照档案分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。
类别号，可以分为一级类别号、二级类别号、三级类别号等。其中一级类别号一般为档案门类代码，如文书档案代码（WS）、科技档案代码（KJ）等。
1.一级类别号也称为档案门类代码，采用2位大写汉语拼音字母标识。
一级类别号有13种，《机关档案管理规定》《档号编制规则》等有明确的规定，不宜自行调整。如：文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。
2. 类别号层级不宜过多，一般二级或三级，如有特殊需求可扩展至四级、五级（不推荐设置过多层级）。
3. 采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号，不应有重号。
如：
①科技档案（KJ）设置科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）二级门类代码；
②行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案，标识代码为“XK·ZC·01”。
读
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