在整理文书档案过程中，时常遇到表彰、奖励或处分类型的文件材料，如何界定它们的保管期限，是作为永久保管还是30年保管？个人的表彰奖励和处分文件材料是否归档？
机关单位为了争先创优、树立模范，会开展各种各样的评比活动，根据评比的结果进行表彰奖励，从而激励先进、树立典型。同时，为了鞭笞后进、惩前毖后，会对某些犯错误的同志予以处分。
《中国共产党纪律处分条例》《中华人民共和国公务员法》《事业单位人事管理条例》等法律法规，明确规定了奖励和处分的类型和种类，根据事情轻重、级别的不同所得到的奖励和处分结果也不一样。
此外，各级党委、政府、部门还会有各种形式的表彰、奖励，层级不一样，含金量也是不一样的，如劳动模范、先进集体、先进个人等。
在整理此类奖励和处分的文件材料时，如何鉴定保管期限呢？
首先，个人是机关单位的重要组成部分，只要在本机关单位任职，则个人的奖励和处分文件材料都是必归档项。颁发的证书原件可以归为个人所有，印发的文件应当归为单位的档案，有条件的可以制作复印件、仿真件互为保存。
其次，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），对表彰和奖励的文件材料区分县级（含）以上和县级以下单位，县级（含）以上的为永久，县级以下的为30年；对处分材料则只分警告处分和警告以上处分，警告以上的为永久，警告的为30年。
一般，“警告”是处分当中的最低级别的处分，除“警告”外的都属于永久保管。
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