【原创】趣谈船舶轮机文档管理

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轮机部的文档管理是船舶管理的重要组成部分，文档管理之水平不仅体现出船舶管理的实际水平，更重要的是通过文档的追溯，可以清楚地了解机器及设备过去的历史和现在的工作，维修保养等的状况。有利于机电设备的安全运行，同时完整，连续和系统的文档，也有利于对各种险情，事故的发生进行迅速有效的分析和处理。

一．轮机部的各类技术资料是轮机部的主要文档：包括船舶资料簿，技术图纸及各类设备的说明书或操作手册；验船师的检验报告及各种设备修理后由相关部门发出的检验报告；各种试航，试车及试验记录，以及主要设备的出厂相关报告；还有各种化验报告，包括主机，推进系统及辅机的各类滑油，冷却水及炉水化验等，加装燃油的相关化验报告或技术报告；各类测量记录，各类技术图纸；轮机长和轮机员，电气电子员的维修保养记录簿和电气设备绝缘记录簿，应急设备的试验和检查记录簿或记录表；轮机技术人员对设备技术状况评估报告；航修，抢修，机损，海损及厂修的修理单，完工单及相应的技术检验报告，设备更新及技术改造记录簿等。这些技术资料对保持船舶设备的良好运行状况十分重要，我们要妥善保存。

二．轮机部的文件报表:我们经过对日常工作经验的总结，同时认为要对轮机部下列文件，报表等也应该做好归类，保存，包括(1)公司的体系文件，以及后续补充文件及相关文件（2）各种形式的学习培训及活动记录。(3)上级文件如各种通电，通知，指示，工作指令，来往电报及传真件，电子邮件的原稿及复印件（4）各种和安全检查有关的轮机部方面的缺陷记录（5）部门安全活动记录及整改反馈信息等（6）各种设备证书，制造厂商的保证书等（7）轮机部的各种规章制度包括单船操作文件等（8）各种年度报表，季度报表，月度报表及航次报告等（9）船舶内部联系的各种记录，内部特殊作业记录，全船演习记录，部门间的联系记录等（10）日常的日志记录如轮机日志，车钟记录簿，辅机日志，电气日志，轮机长记录簿，轮机员和电气电子员记录簿及油类记录簿等（11）轮机部技术干部交接书以及无人机仓或相关报警记录等。

三. 轮机部的单据。在这里，还必须强调一下对各类单据的保存，这些单据包括(1)燃油加油单据（2）滑油加油单据（3）备件收据（4）物料收据(5)自购的各种备件物料的票据（6）各种违规罚款的收据(7)污油水及残油退岸的接受单据和证明(8)废旧物料备件的处理收据等。因为这些单据所涉及到的物品或油料等经常会发生数量及质量等方面的争议，可能会牵涉到经济索赔；还可能会因为供应的型号，质量或数量等错误，导致退货或换货等情况，也会涉及到FSC,PSC检查时对油料消耗量估算的依据评估。所以日常工作中都要求我们必须保持好相关的单据，以应对各种复杂情况出现时及时正确的处理。

四. 科学规范地做好文档管理。

那么我们怎样做好文档管理工作呢？我们认为：(1)首先要严格执行体系文件的要求，准确记录好轮机日志，电气日志，车钟记录簿，油类记录簿，防污染设备的相关资料，事故险情的分析报告等资料文档。因为有时会牵涉到事故的责任，甚至经济索赔和法律责任，因此，船舶要根据公司体系文件的要求建立相关的台账和管理制度，如建立借阅制度，借阅人，借阅日期，归还日期等均应一一记录，避免遗失。（2）其次要保持文档有效。如体系文件的更新必须及时撤换章节，保持最新和有效。对于不符合的缺陷及事故在纠正后，一定要以文件形式封闭，形成闭环。发现文件有缺少和损坏应立即由部门长统计核实后报告船长，并向公司申请补发。各种设备的操作规程或说明，一定要和设备的说明书及实际操作相符合，要避免因为与实际情况不符合而产生误操作，甚至造成险情或事故的发生。    

（3）要规范记录并据实上报。对负有法律效应的相关记录与设备说明书，资料，图纸，事故险情分析报告等不能擅自涂改，并要有相关机关的盖章确认。各类报表是反映船舶工作实绩的主要依据，要认真完成，如各种年报，季报，月报中有一类是有关设备的维修保养方面的报表，以船舶维修保养计划为例，目前中远海集团所属船舶实行的有计划保养体系（PMS）,循环检验体系（CMS）,船舶维修保养体系(CWBT),以及年度预防检修计划等四种形式。实行年度—月度预防检修计划的船舶在每年年底由轮机长负责制定下年度本船的轮机设备的“年度维修保养计划“，并报送公司机务主管审核，审核后返船执行，根据年度计划中的内容，在上报本月月度计划的实绩表，一式三份，二份上报公司的机务主管审核。执行PMS,CMS,CWBT的要及时将完成执行情况信息反馈公司审阅，公司审阅确认后返船归档保存。主副机(热工报表)每月一式三份，一份报公司，二份留船归档；炉水处理化验月报表及柴油机冷却水处理化验月报表，一份报公司，一份留船归档；主副机的拐档差测量记录，每三个月测量一次（远洋航线要求在每次货物装妥开航前测量一次主机拐档差），报表一式二份，一份报公司，一份由轮机长留船归档保存。另外关于航次报告，在每航次结束时要将本航次有关数据尽快报告公司，先使用与公司规定的代号将各有关数据电告公司，正式的航次报告一式五份，其中四份要交代理或特快专递报公司，一份由轮机长归档保存。有关油水各项耗存报表，要求快报与书面报告以及月报表的实际数据完全一致。

（4）要责任到人，认真落实。轮机部的文档主要由轮机长负责记录，保存，但其他责任人员也要根据各自职责做好相关的工作，如轮机设备检修记录簿是船舶的主要技术文件之一，轮机长的检修记录簿由轮机长保管，轮机员和电子电气员的检修记录簿分别由其主管人员保管。轮机长应领导和督促各责任人员做好设备的检修和测量记录，保证技术资料的连续性和正确性。备件清单由轮机长保存，定时清点，消耗及新领的物品要及时更新登录；属于各轮机员，电子电气员负责的备件清单也必须及时更新，定时清点。应急设备的试验和检查记录簿（表）由轮机长负责保管；各项设备的责任人员负责试验检查并记录，以确保这些应急设备处于随时可用状态，这些设备包括：机动救生艇，消防泵和应急消防泵，应急发电机（包括附加应急电源）,应急空压机，油舱柜速闭阀，主机应急操作装置，烟囱和百叶窗的外部关闭装置，机仓安全通道和水密门等。

(5)要按照规定保存。各类文件和资料都要建立清册，摆放整齐，要分门别类立卷，每卷要附有清单（或明细表），其内容包括：编号，日期或内容摘要等。来往文件都要由轮机长签名，注明日期，处理完毕后方能入卷。轮机日志等各日常记录簿在船上有一定的保管年限，应妥善保管，保管期限内不得缺少，特别是油类记录簿，三年内不得缺少任何一页。    

（6）轮机日志是国家海事主管机关为实施监督和管理而规定的重要法定文件，是反映船舶动力装置使用和运转情况以及轮机部工作活动的原始记录，必须连续，如实的记录，不得遗漏，不得留空页，更不能用其他记录文本替代，轮机日志的书写应该用兰黑或者黑墨水，用中文和规定的符号记载，字迹端正，清晰可辨，词句准确，简练，不得任意删改或者涂抹。如记错或者漏写，要将错误的字句用红墨水笔画一横线表示删去，被删去的字句应清楚可见，改正人要在改正字句后签名，允许船舶将不适用的栏目保持空白或者改为本标准未包括而该船舶认为必要的项目，值班轮机员都要按表格所列各栏如实记载，在值班结束时签字并向接班轮机员交代清楚，在值班记事栏内详细记载值班期间发生的任何问题。船长及轮机长的命令，主机，锅炉和辅机工作情况，以及驳油及驳水的情况等；在航行中，轮机长负责将驾驶台中午报告的有关内容填入轮机日志；在营运中大管轮负责将主要检修工作（包括承修人，厂名或姓名），及其他重要事项记载在”部门记录“栏内；在营运中轮机长应该在每天正午认真查阅记载情况，对记录栏内一昼夜的燃料，润料消耗及实存数量，航行时间和航速，主机平均转速和辅机运转时间等记载情况进行核定，并且签字。轮机部高级船员离职时在双方交接手续办理完毕后应该在轮机日志交接日的页面上签字，并按规定由轮机长监督交接并签字；轮机长交接的，则由船长监督交接并签字。

（7）车钟记录簿也是一份重要的法定文件，必须认真记录和保存。船舶在营运过程中当动用车钟及主机时，驾驶台和机仓应该分别记录备车的日期和原因，要依次用正确的符号记录主机的每一动作和准确时间，每次备车要另起一行，必须连续记录不留空页；有自动记录仪的船舶在驾驶台操纵主机时允许在车钟记录簿上只记录对时钟和车钟，备车（包括冲车和试车），以及机动操纵完毕的时间，不必记录每一车令，在摇预备车钟前，应该记录较准机仓和驾驶台时钟的时间；在主机投入运转前，要记录校对车钟的时间，在”动态“栏内应该记录船舶进港，出港，移泊，抛锚及其他机动动作，；车钟记录簿要由值班轮机员负责记录并且签字。

(8)在集控室张挂的资料。机仓集控室是船舶动力和各种电气设备的控制中心，在这里要根据收集的各类数据，信息，对动力设备，电气设备和各类辅助设备的运行状况进行动态跟踪，从而保证设备运转的正常和良好的工况，在集控室张挂和存放文档资料是为了方便日常工作，有利于操作的规范，也有利于在出现设备故障时能及时判断，处理。在集控室应该张挂的资料包括：应急部署表，防油污应急计划部署表，移油操作规定，甲板和轮机部联系制度，机仓管理的相关规定，机仓值班人员巡回检查路线图，主机操作规程（包括机旁应急操作规程），港内机动操作主机转速表，辅机操作规程，主配电板操作规程等。

（9）在集控室保持的技术数据包括在轮机日志内记录的主推进技术资料，主机各种技术数据，辅机各种技术资料，发动机各种技术资料以及锅炉的各种技术资料等。  （10）在集控室保持的图书资料包括：机仓各主要管子原理图；轮机部的主要仓容表，如燃油舱舱容表，各残油舱和污水舱的舱容表；各种滑油品牌表等；主配电板原理图等。    

（11）动态告示板。此外还有一些设备动态告示板，如辅机状态，为主副机服务的使用泵号，停泊与航行的注意事项，海底阀使用状态及各种油水舱使用动态等，还可以包括某些设备的检修状况等。

(12)轮机部文档管理的缺陷：在日常的管理中我们发现有的船舶在轮机文档管理方面存在着一些缺陷，如在证书方面，证书记载的有关轮机设备部分与实际不符；特别是还有些老旧或二手船，机器的型号，规格，技术数据等与实际不相符合；防油污证书中的有关残油舱的容量与实际不符；轮机部拿不出有法律效力的残油舱的舱容表；防油污证书中的防污染设备如焚烧炉，油水分离器型号，处理量等与船舶实际不符；生活污水处理装置证书中污水存储舱与实际不符；有些船舶的轮机日志保管不善，缺页损坏还时有发生，不整洁，墨水团及油迹，污迹很显眼；轮机日志的记录不符合规定要求，如有的没有按实际使用的数量记录燃油和润滑油的消耗，有的没有记录主机或辅机的运转时间，有的没有按规定处理记录的错误部分，有的书写字迹潦草，不端正甚至看不清内容；有的远洋船舶没有按要求记录正午报告的相关内容，还有的远洋船舶没有按规定记录每天的造谈水量等一些，有些船舶的车钟记录簿在使用中保管不善，缺页损坏还时有发生，不整洁，油画污迹斑斑；记录也有不符合要求的，如有些船舶不按规范要求的标准符号进行记录，有的没有按规定正确的标识处理错误的记录，有的只记录日期没有按规定在”动态“栏内记录船舶的相应动态，有的没有按规定的要求用不褪色的兰黑或黑墨水记录而用铅笔，圆珠笔进行记录，也有的记完一页后没有按规定签名；有些船舶的油类记录簿的记录不规范，如没有按油类记录簿页首的说明采用中文记录，没有按记载细目一览表的要求建立相关内容，记录的残油焚烧量与焚烧炉的处理能力不一致，记录的残油舱容积与舱容表不符，没有按要求建立防油污证书中的残油舱，记录的污水舱不是防油污证书上认可的法定污水舱等。

轮机部管理的文档虽然不是很多，但同样关系到船舶运营的经济效益，直接影响到机器设备的良好运行，对安全管理至关重要，所以船舶轮机长要高度重视文件，资料的管理，记录，上报和保存，积极推进计算机数据，信息的管理运用，使船舶的设备，物料，备件和油料等的各种信息完整，准确。同时各职轮机员也要根据各自职责做好相关工作，树立规范管理的理念，不断提高业务能力和管理水平。

   中远海上海船员公司轮机长 杨庆荣

                                                     2024-10-01

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