组织里的绝大多数工作都是多个部门、多个岗位密切配合、共同努力的结果。良好的工作协调能使各种关系融洽和谐、各项工作有序高效。
具体来说,工作协调的对象有两个:人与事,因此,要想做好工作协调,就要做好以下三种协调:1)人与人的协调;2)人与事的协调;3)事与事的协调。工作协调,既要坚持原则性,又要做到灵活性。
人与人的协调
在工作协调中,首先要做好人与人的协调。人顺则事顺,人际关系好是高效工作的前提。工作中,要主动构建业务关系,定期盘点人际关系,主动改善人际关系。人与人相处,要谦虚包容,能够付出,懂得感恩。此外,还要注意以下两点:讲究语言艺术,做到灵活应变。
一要讲究语言艺术。工作协调能否顺利进行,语言艺术是关键。要发挥好语言在协调中的作用,要注意三点:一是要区别对象。要根据协调对象的地位、职业、文化素养和性格特点等,采取不同的表达方式。二是要注意态度。协调要慎用指令性语言,多用商量的口气,即使传达上级的指示、转达领导交办的事项,也不要口气太硬。三是要把握分寸。语言基调应该多用征询的口气,要用“建议”、“是不是”等带征询色彩的语言。
二要做到灵活应变。一是因人而异。一般来说,协调时对年长同事要尊敬,对年轻同事要和蔼;对积极主动的,要充分信任;对工作拖拉的,要经常提醒。二是因事而异。不同的事情要用不同的方式。对大家普遍关心的问题,应公开处理。对不宜公开的事情,范围越小,效果越好。对涉及多个部门的具体问题,采取现场办公的协调方式比较好。
人与事的协调
在工作协调中,第二要务就是要做好人与事的协调。对事不对人,这种状态是很难做到的,在实际工作中,事和人是分不开的。既要明确每个人的权力和责任,又要平衡每个人的利益。
要想做好人与事的协调,要有大局观——从角色、任务、收益三个角度考虑问题。
1)角色,首先对应的是岗位及岗位职责,其次要考虑的是执行者的胜任力,要让合适的人做合适的事,这是大前提。因为没有人愿意和一个不胜任工作的人共事。
2)任务,首先是工作量大小的问题,其次是均衡性的问题。工作量大,执行者或可接受,但工作量不均衡,必然有怨言,甚至引发矛盾冲突。
3)收益,首先是己方利益是否得到满足,其次利益分配是否存在不公平。利益平衡,达到共赢,才是最高追求。
工作中,一起共事的伙伴能够胜任工作,甚至能力出色,上级在工作安排中做到了工作量均衡,同时,能够平衡好活动参与者的利益,就能形成“人—事—利”的良性循环,如上图所示。
事与事的协调
在工作协调中,事与事的协调是指工作任务要进行流程化处理,从效率上下功夫。
1)减少审核、审批环节,原则上审批环节不超过三个(含发起建议环节)。知情、参与讨论的部门、机构以及委员会可以多一些,但是真正签字决策的层级要少一 些。
2)归拢责任主体,减少流程环节。把部门封闭起来,涉及一个部门内部的多个人的审批需求,不管内部如何流动,只需要一个人签字即可,进行合理的授权和分权,在规定时间内输出审核结果。
3)缩短流程时间,提高流程运行速度。减少流程中的事项和环节,压缩每个环节的起止时间。除了训练每个环节的流程主体使之操作更熟练,对一些需要花费较长时间调研、讨论、决策的环节,应将一些工作内容(信息收集、 整理,文件准备,沟通讨论等)前置化,相关责任主体提前做好准备。
4)双向融入对方的流程。例如研发部门参与市场部门的市场调研和分析活动,市场人员介入产品研发,研发人员进入生产制造阶段,双向融合提高效率。
5)建立内部客户的理念。后道工序是前道工序的客户,应该制定清晰的交付标准和验收标准,保障流程高效运行。
总之,努力做好人与人的协调、人与事的协调、事与事的协调,企业运行就会有条不紊、张弛有度。
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