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看到这个标题，你是不是觉得作者估计太小瞧人了，谁不会开会？作为SAP顾问，参加会议是职场工作内容之一。其实，今天我想聊的是你会不会组织会议，作为组织者你是否有这样的开会经历：3. 开会的时候，很多人在玩手机，没在听和参与讨论4. 讨论的时候，发现与话题相关的同事没有被邀请，反而邀请了一些无关的同事5. 讨论的时候，大家的思维开始发散，往往要讨论话题A，最后在激烈讨论话题B8. 会上激烈讨论，会后没有任何行动，就像没有开过会一样9. 不管会议内容，每次只约半小时的会，通常要讨论1-2小时，导致很多人抱怨10. 会上业务部门同事追着SAP团队要方案，SAP顾问回答不了，压力很大11. 1-2周后，作为组织者，我也忘了当时怎么讨论的了是不是很现实很魔幻，如果开没有准备的会议，往往就会达不到预计的效果，结果就是项目推迟、压力陡增、互相抱怨，形成恶性循环。那么我们应该怎么组织好一个会议呢？我想大家或多或少都知道开会的几大原则，但是现实工作中因为太忙导致准备不充分、准备不足会导致开会效果大打折扣。另外很多顾问可能会社恐，不知道怎么去协调和沟通，所以我总结了非常简单的三个原则来帮助大家理解怎么组织会议，缩写也是SAP，不过顺序要换一下P.A.S.，是不是很好记，下面我来解释一下分别代表什么P：代表准备Preparation。简单的会议少准备，复杂议题的会议多准备，准备的工作非常的不神秘，只要知道要讨论什么话题、需要谁参与、希望得到什么结果，仅此而已。当然如果你需要在会议上需要别人的帮助和意见，请提前与负责人沟通好，临时让别人给重要意见，会给别人造成压力，效果肯定会打折扣。特别指出的是作为SAP顾问，如果会议的议题是为了解决某一问题、提供一定的解决方案，一定要所有准备才能更好的应对开会时候的问题，并得到客户的信任。P可以解决以上问题1、2、4、9、10。A：代表议程Agenda。会议有议程可以让会议不会脱离话题，也可以提醒自己和别人需要做哪些准备工作，议程最简单的方式是放在会议邀请里，这样开会的时候可以直接演示。如果开会的时候发现还有其他问题需要解决，一般的做法是记录到会议纪要中并且预约一个新的会议。如果新的问题是前置问题，又来不及梳理，那么最好提前终止会议，不然就是浪费大家的时间。A可以解决以上问题3、5、7。S：代表总结Summary。也称为会议纪要，会议纪要其实很简单，概括一下会上的讨论内容，大致的讨论内容一定要开会时就记录，作为会议组织者可以边听边记，如果自己没法一心二用，那么找个同事帮忙一下。总结的另外一部分就是任务了，一般很少开完会能解决所有的问题，比如还有问题没讨论完、新发现的问题、讨论出来的任务等等都需要写在总结里面。总结也可以基于会议邀请发出，这样的好处是可以包含所有的原有议程和发给所有与会成员。S可以解决问题8、11。是不是很简单，SAP原则解决组织会议的问题。你可能发现还缺了问题6，这个问题可以部分由S解决，如果发现开会的时候根本没有办法讨论或者形成结论，说明缺了做决定的人，所以需要如实写在会议纪要里面，然后邀请能做决定的人参与下次会议。如果是非常正式的会议，那么需要准备正式的会议纪要，会前准备好发给所有与会人员，会后发给所有与会人员，并且要抄送给相关的领导、同事等。版权归原作者所有,如有侵权请联系删除。
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