前言
在信息化高度发展的今天，信息化管理已成为各行各业必不可少的管理模式；越来越多的药企在信息化管理上进行布局和建设的同时开始考虑布局包括文档管理系统在内的一系列GMP信息化软件。
文件管理作为制药企业质量系统的基础性配置，其信息化建设是整个质量管理信息化的起点和基石。文件管理信息化越来越受到企业的重视。
药搭文件管理系统*产品概况
药搭®文件管理系统是围绕GMP要求设计的一款文件全生命周期管理软件，系统历经4年的开发和测试，饱含蒲公英论坛13位药企质量经理的日常GMP管理心得。
制药人更懂制药需求，能够对文件的审批管理、版本控制、权限分配、日志追踪有效控制，对培训的形式、培训的记录和培训档案有效管理；对纸质记录的人工受控章敲印、复印和誊写控制、记录的收发台账和平衡有效管理。
经国内某大型上市公司质量部门测量，可对文档管理相关工作的效率提升45%，人力成本下降50%以上。
药搭文档管理系统4个方面的价值
1、增效降本
a.文档起草和审批过程，突破时间和地域的限制，交流和审批效率可以提高70%以上。平均需要7天的审批流程，效率可以提高到1天完成;
b.文件的收发台账由各部门现场签字核对，变为自动生成，工作效率提升100%；
c.文件和记录的收发平衡工作，由原来的线下计算和交流，变为线上统计和提醒，工作效率可以提升90%以上；
d.文件生命周期内的各个管理环节和记录的打印、使用、归档环节全程条形码扫描控制，快速且精准的操作，整体效率提升60%以上；
e.记录的相关表头内容可以自动生成，可以提高书写效率和准确性30%以上。
2、合规增强
a.文件编号不再紊乱，编号的唯一性可以做到100%；
b.文件版本不再混淆，通过权限的控制，只能看到最新版的生效文件；
c.文件的收发平衡，可以做到完全平衡且异常情况可以追溯；
d.通过对关联文件的提醒，减少不同文件之间内容描述不一致的情况；
e.通过对打印机的控制，实现记录打印、发放、回收的全流程控制和追溯；
f.所有动作均有记录，且可以随时可追溯。
3、绿色环保
通过信息化软件管理文件的全生命周期，纸质文件的发放量可以减少93%，每年可以节约各类纸张约50000张，响应国家倡导的节能减排、绿色环保的目标。
4、管理赋能
a.实施信息化过程，可以汲取或借鉴业内多家企业的管理经验；
b.药搭资源平台，可以提供大量的知识资料、试题试卷和课件等资料；
c.药搭AI平台，可以提供文件起草助手、风险评估助手、缺陷分析助手等一系列工具为企业管理赋能。
药搭文档管理系统的15个功能亮点
1、文件从起草/修订到存档销毁全生命周期管理
除正常流程外，还包含：增发、补发、遗失、撤销、引用/被引用、拆分合并等特殊场景。
2、可视化的文件架构，可以无限建立子目录
可以根据文件的共同属性，灵活设置文件夹沟的层级，并设置相关权限和流程。
3、全局统一的模板库
通过统一的模板起草文件，可以大大提高格式审查的效率。
4、文件的借阅
借出还入，可以及时提醒，并追溯。
5、文件的变更和增补发
6、文件定期回顾/复审
系统支持批量处理即将过期的文件，提高复审的工作效率。
7、文件的作废和条件作废
系统支持指定日期作废或指定条件作废或者双条件作废。
8、文件的收藏
针对个人常用的文件，可以收藏至“我的收藏”，可在首页快捷查看。
9、文件的统计报表
多维度的文件管理工作统计报表。
10、文件的内容比对
可以任意比对2个版本文件的内容差异，新增、修订和删除具有不同的色标。
11、文件的水印管理
文件各个环节通过不同的水印来区分，水印的大小、颜色和位置等均可自定义。总计9大类30小类水印状态。
12、多人同时线上批注和留痕
系统支持多人同时在线编辑（office和PDF），并通过不同的颜色进行区别。
13、文件的关联
引用和被引用的文件，自动形成关系图谱，并用不同的颜色区别关系。
14、文件的收发平衡（自动台账）
系统自动生成收发台账，并通过色标提醒注意。
15、电子签名和审计追踪
满足的法规要求的电子签名和审计追踪，包含前后值变化。
其他更多功能，欢迎咨询！
药搭GMP质量管理一体化平台
除GMP文档管理系统外，药搭GMP质量管理平台上还包括、培训管理系统（TMS）、质量管理系统（QMS）、质量回顾分析系统（QRS）和实验室管理系统（LIMS）等，其中，质量管理系统中包含变更管理、偏差管理、CAPA管理、供应商管理、验证管理、放行管理、不合格品管理和包材管理等，共同形成质量信息化管理的闭环。
未来，药搭产品还规划有仓储管理系统（WMS）、生产执行系统（MES）和生产排程系统(APS)等配套产品。
药搭产品的客户
结束语
药搭文件管理系统(DMS)不仅在文件全生命周期管理上具有完善的系统功能，同时具备开放且标准的API接口，支持对接TMS、QMS、ERP、SAP等，同时还可以对接OA、微信和钉钉等进行统一办公。
药搭软件借助专业制药人对药企的了解，打造成为一款“懂药”的GMP软件。同时凭借性价比优势，为制药行业提供质量管理信息化解决方案，助力企业质量管理信息化转型更快更好。
联系我们
