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「 天津某定制家具公司」,主要从事实木家具生产组装、销售,公司在天津市有4家直营门店,20几家代理商:
根据客户要求定制家具,配送、安装等
平时也会承接下游代理商的来料加工订单(代理商发材料组装加工)
没有上管理系统之前,主要是两个会计手工记账
张老板最头疼这些事:
1. 订单难管理:旺季每天30-50订单,生产有周期,订单已下料、在打磨、已包装完成等状态,完全搞不清;
2. 收入难统计:订单周期相对较长,尤其代理商来料加工订单没有明确的结款日期,手工统计、记录什么时候收了多少货款、还有多少款项未收回,特别乱;
3. 库存及成本管控难:仓库中既有自己的材料、又有代理商送来的材料,材料出入库用手工单据记录,账面库存与实物经常对不上;自己采购的材料有成本,代理商材料无成本,库存成本杂乱、利润不准
4 .费用支出难统计、利润不清晰:订单上发生的其他费用支出也难以统计,每年进账和支出都很多,手工账记录已丢失,到年底难以统计是赚还是赔,赚了多少不清楚。
Part. 01
按订单生产,订单状态难管理
张老板说 :我们这行都是按客户接单,旺季时候订单特别多,每天30-50个订单是常有的事,一般每个订单的生产周期是1-2个月。我最头疼的是,哪个客户的订单已经下料了、哪些订单在打磨状态,哪些订单已经包装完成等等,我头都大了,也搞不清楚状态。
好业财 :
1. 把每个客户订单作为项目进行管理,每个订单的执行进度通过项目执行单记录;
2. 每个客户订单会自动生成项目看板,张总随时可以查看每个订单的进度状态,是下料阶段、是打磨阶段、是包装完成阶段都一目了然。3.项目历史表上可以直接快速查看当前所有订单的情况。
4. 项目看板、项目进度,让所有的客户订单情况都尽收眼底。
每个客户订单做为一个项目进行管理
每个客户订单自动生成一个看板图
项目历史表里,直接统计各个订单状态
Part. 02
订单周期长,收入核算难
张老板说 :我们这行订单一般要1-2个月,周期相对较长,特别是代理商来料加工订单没有明确的结款日期,都是靠手工统计、记录什么时候收了多少货款,还有多少款项未收回,特别乱;我想查其中某个订单的回款请款都需要财务单独统计出数,效率非常低。
好业财 :
1. 详细统计每个客户的合同:如果是库存直接有活得,直接管理销售合同;涉及到定制安装的,走项目收入合同管理
2. 每个合同都关联项目,合同中明确收入确认时间、收款计划
3. 收款也很简单,直接通过收入合同中约定的时间、收款比例自动生成收款单,财务直接登录“收入合同工作台”管理所有的订单情况
4.有逾期的、合同款、已收款、待收款的金额等,项目看板上自动记录,张老板直接通过手机端也能随时查看。
手机/电脑实时查看每个订单的回款情况
合同、收款有风险,系统自动发出预警
每个订单的回款执行情况一目了然
Part. 03
库存及成本管控难
张老板说 :我们仓库非常多,仓库中既有我们自己的材料,又有代理商送来的材料,材料出入库用手工单据记录,账面库存与实物经常对不上;自己采购的材料有成本,代理商发来的材料无成本,整个仓库都挺杂挺乱的、导致利润总是算不准
好业财 :
1. 材料/仓库分类管理:比如客户现场仓、工地仓、总仓、车间仓等
2. 材料出入库关联客户订单:每一次材料的进出入库,在项目看版上整体统计,也能查看出入库的明细情况。
3. 代理商发来的材料做劳务性质:这样既可以在合同中记录标的明细,也能避免影响自己的库存成本
4.按每个客户订单核算利润,项目每个客户订单上发生的收入、支出、费用等明细,清清楚楚,利润直接实时核算
精准管理每个客户订单下的材料出入库明细
Part. 04
费用支出难统计、利润不清晰
张老板说 :我们每个客户订单上发生的费用很难统计到位,比如搬运费、包装费、工人师傅的工资等;每年进账和支出都很多,手工账记录有的都丢失了,到年底统计是赔还是赚很难,利润都算不准
好业财 :
1. 费用关联项目:每一笔费用支持都关联项目,项目看板实时查看
2. 单个项目利润表、整体项目利润自动出具:单个客户的利润、这段时间内所有项目的利润,按项目分类(比如家装项目、工地项目)等可以随时随地实时统计
费用支出项直接关联订单
费用明细直接在项目看板上显示
项目利润自动出表,随时随地查
Part. 05
业务财务一体化处理
张老板说 :客户多,项目周期长,财务经常要花费大量时间核对应收总账、明细账,按账期查看合同款有多少,应收多少、已收多少,工作效率低下,核对容易出错;天天都在对数,还天天出错”
好业财 :
1.自动核算往来账:根据客户收入合同、进货单,实时按天/周/月/年,实时统计有多少项目、合同款是多少-应收是多少-已收多少。实时出具客户度账单,手机端和电脑端,客户都能直接对账。
2. 自动出凭证/报表:直接把业务单据(收入确认单、进货单、费用单工资等)自动生成对应的凭证,自动出财务报表,并且支持项目、部门、业务员等多种辅助核算项
业务单据自动生成财务凭证/出报表
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