档案里的文件材料到底是什么?

文摘   2024-09-30 12:27   安徽  


档案是在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。历史记录的种类很多,有纸稿、照片、影像、实物、电子文件等等,传统意义上的档案还是指纸质档案,也就是文件材料而转化来的那部分。那么哪些文件材料可以转化为档案呢?转化的过程中是否有什么条件进行制约?

《党政机关公文处理工作条例》中规定,公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商治工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。公文一般有决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个种类。

文件材料是什么?
文件材料就是机关单位在履行各自职能的过程中形成的各种文字、图表等记录,包括收发的正式公文,未以规范公文形成的其他文件类型的文字材料、图册、报表等。

《归档文件整理规则》对“归档文件”是这样定义的,立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。  
 

文件材料转化为档案的三个必备条件:
1、文件必须办理完毕,承办中的文件不是档案;
2、对日后工作和科学研究等活动有查考利用价值;
3、文件材料需要按照一定规律集中保存起来。


文件和档案是出于不同阶段的同一事物,二者既有密切联系又有显著区别。联系在于文件是档案的前身,是形成档案的基础;区别是文件转化为档案是有条件的,文件的总量远远大于档案的总量,档案只是文件的精华。




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