档案数字化,一般指的是传统载体档案的数字化,通过扫描仪等设备进行数字化扫描,形成数字化副本,从而方便管理和利用。档案数字化的开展需要确保档案实体和档案数据的绝对安全,做到万无一失,滴水不漏。
档案数字化工作可以由本单位的档案工作人员自行组织开展,也可以委托档案服务外包公司代为开展。实际工作中,由于档案数量庞大、档案员数量有限、专业技能达不到要求,大多机关单位采取政府购买服务的方式委托档案服务外包公司开展传统载体档案数字化工作。
《机关档案管理规定》《纸质档案数字化规范》《档案服务外包工作规范》等标准规范,对档案数字化加工场所的视频监控有明确的规定,本单位档案工作人员自己做,或者委托服务外包公司开展档案数字化工作,都需要安装视频监控设备,做到360度无死角,不少于3个月的存储时间,确保档案实体和数据安全。
视频监控
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