·定义
电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 副本是指再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
模拟信号录音录像文件数字副本是指模拟信号文件或档案经过数字化加工后形成的,存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机等电子设备识别的数字信号文件。
纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
·标准规范
《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47 -2009）
《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）
《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016） 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）
《纸质档案数字复制件光学字符识别OCR工作规范》（DA/T 77-2019）
《录音录像档案管理规范》
（DA/T 78—2019）
《实物档案数字化规范》
（DA/T89—2022）
·格式
电子文件和电子档案：
1.电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。
2.电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T 47—2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。
3.以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：
①电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或
②电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。
4.在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：
①二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；
②三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要转为二维矢量文件归档。
5.以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：
①以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档
②参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。
6.照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。
7.公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。
8.专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。
纸质档案数字化副本：
1.存储格式要求
纸质档案：TIFF、JPEG、PDF、PDF/A、OFD;
照片档案：TIFF、JPEG、PDF、OFD;
录音档案：WAV、MP3；
录像档案：MPG、MP4、FLV、AVI；
实物档案：二维图像TIFF、JPEG、PDF、OFD；
几何数据 3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE
纹理数据 JPG、TIFF、PNG、DDS、TGA
环物摄影AVI、MXF
2.纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。
3.纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。
4.同一批档案应采用相同的存储格式。
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