2012年施行的《党政机关公文处理工作条例》规定党政机关公文的种类有15种,即决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。公文从文种上可以分为行政公文和事务公文,前述15种公文一般称为行政公文,事务公文一般包括计划、总结、调查报告、讲话稿、典型材料、简报等。
简报属于事务性的公文,主要是机关单位用来反映情况、汇报工作、交流经验、传递信息时所采用的一种书面材料,也称为“情况反应”、“信息通讯”、“工作动态”、“内部参考”等。
虽然简报不是正式的行政公文,但是属于机关单位在职能活动中形成的文件材料,应当按照相关要求鉴定保存价值,以决定是否存留。机关单位在日常的办公过程中,会收到上级、同级、下级各种类型的工作简报,为了工作的开展自身也会编发各种简报。
·下级的简报需要存吗?
国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称8号令),明确规定:“下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料属于机关文件材料不归档范围”。
注意其中的用词——“供参阅”,如仅为参阅即不需要存档。
何为“参阅”,即参考阅读,了解了,知道了即可,一般无下文无后话。此类文件材料对本机关无任何价值,不需要作为档案保存。
·上级、同级的简报需要存呢?
机关文件材料不归档范围还包括:
①上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
②同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
在保管期限表中:
①上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料重要的属于永久,一般的属于10年;
②上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料属于10年;
③同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料属于10年。
可以理解为,无论是事务性公文的简报还是正式的行政公文,不属于归档范围的,没有保存价值的文件材料都不需要归档。
还需要注意一点,前述用词为“无关的”,如简报涉及本机关的单位、人、事,有领导的重要批示、指示、工作安排等,则此简报的保存价值将提升,或提高为10年保管期限,重要的甚至提高为永久保管。
8号令附属的保管期限表规定:
本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料中的大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报属于永久保管。
本机关召开工作会议、专题会议的文件材料中的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报属于30年保管。
机关联合召开会议的文件材料中的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报属于30年保管。
本机关为协办的文件材料中典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本属于10年保管。
本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料中的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道属于30年保管。
本机关编辑、编写的文件材料,大事记、组织沿革等属于永久保管,简报、情况反映、工作信息等属于10年保管。
党、团、工会工作活动中形成的文件材料中的情况反映、工作简报属于10年保管。
通过上述可以知道,本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的简报属于永久,本机关重要会议、活动的简报属于30年,本机关一般性工作的简报属于10年。
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