员工虚假报销处理的合规要点分析（二）｜员工虚假报销的调查与诉讼

一、虚假报销的合规调查

首先，某连锁公司提供的《巡店检查表使用流程》共计两页，2012年6月23日《巡店检查表使用流程》中，员工在首页巡店日期处签字，但巡店日期存在涂改现象；2012年7月2日、2012年8月2日《巡店检查表使用流程》中，员工在尾页签字，其中2012年7月2日的《巡店检查表使用流程》的巡店日期存在涂改现象。员工否认某连锁公司上述证据的真实性，认为《巡店检查表使用流程》的巡店日期存在涂改，不能认定其于该日期进行巡店工作。由于《巡店检查表使用流程》系由某连锁公司进行保管，且某连锁公司无法对《巡店检查表使用流程》中巡店日期存在涂改的现象作出合理解释，故《巡店检查表使用流程》不能直接证明员工提供虚假巡店记录的事实。某连锁公司关于员工提供虚假巡店记录的上诉理由，缺乏事实依据，本院不予采信。其次，某连锁公司提交的2012年6月7日用车日志，记载了员工当日巡店的出发地、目的地，行驶里程，路桥费和停车费。某连锁公司主张依照出发地、目的地推算，不可能发生10元路桥费，也不可能发生36元停车费，进而证明员工提交虚假报销单据。员工对此不予认可，其提出因路线不熟走错路，所以产生了路桥费。停车费是正常支出。如前所述，某连锁公司主张员工违纪应当提交充分证据予以证明。员工对路桥费、停车费的发生作出了合理解释，某连锁公司仅凭怀疑即主张员工存在提交虚假报销单据的行为，缺乏事实依据。某连锁公司关于员工提交虚假报销单据的上诉理由，没有事实依据，本院亦不予采信。

上述典型案例中企业以发现的员工虚假报销的事实解除劳动合同后，相关争议经过北京市高级人民法院再审，最终结果为该企业败诉。需要注意的是，在该典型案例中，企业是有健全的关于虚假报销的合规管理机制的，有对应的规定了报销环节上的具体禁止性行为，并且明确了法律后果，同时相关制度也经过了法定的“民主、公示”程序，但最终仍然被认定违法解除，其关键就在于该企业对虚假报销线索的调查处理存在重大合规漏洞，在没有排除合理怀疑，尽最大可能锁定虚假报销事实的情况下，即解除了与员工的劳动合同。那么企业在发现虚假报销线索后，应当如何进行调查并获得和固定证据，才可以最大可能争取到有利的案件诉讼结果？结合司法实践和我们的实务处理经验，需要企业关注以下三个重要方面。

1. 企业内部审计结果不能直接等同于诉讼所需要的调查取证

对于虚假报销等员工营私舞弊的违纪行为，企业通常会根据现有合规管理体系，并由对应的合规部门，例如风控或审计等，进行调查，然后协同人力资源部门，对员工做出最终处理，无法妥善处理并引发诉讼的，才有可能有外部律师介入，但往往错过了调查取证的最佳时机，案件也多败诉。而导致败诉结果的很大一部分原因在于企业往往将内部合规或审计部门的调查结果，视为已经满足对应法律诉讼程序中所需要的证据。但是事实恰恰相反，进入诉讼后，往往会出现两个方面的问题：

第一，实体证据不充分。主要体现为两个特点：一是因果关系不确定，出现某种行为结果，可能有多种原因，例如上述案例中结果显示有过路费停车费，在选择不同路线的情况下就可能有不同的结果，而企业直接选择了内心在先确定的违规的路线所对应的结果。此种情况下，没有排除合理存在的其他可能性，企业就不得不在诉讼中承担败诉后果；二是具体行为链条证据不完整，某虚假报销行为从启动、运转、结束是有完整过程的，每个关键截点有的时候都缺一不可，否则均将直接影响处理结果的合规性，而企业往往在发现行为运转痕迹后即停止调查，甚至在仅仅发现行为启动线索后即停止调查，以此作为诉讼证据，显然将面临巨大法律风险。

第二，证据形式不合规。根据我们过往经验，要么是没有及时固定证据，例如和有关主体的调查访谈，仅仅有口头沟通，甚至没有留下录音，并没有就调查沟通中提到的关键事实进一步挖掘、固定可能存在的其他形式的证据；要么是固定的证据存在重要瑕疵，例如对微信聊天记录进行录像，但并未证明微信账号所有人信息、设备持有人信息、微信对话的对方身份信息等，即使聊天记录的内容可以指向违纪事实，但是身份无法锁定，一样面临败诉法律风险。

2. 充分获取并有效使用间接证据获取法官心证倾向

虽然虚假报销的处理结果一般都是单方解除与员工的劳动合同，对应的根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》第四十四条的规定，用人单位负举证责任，但是该举证责任，并非是要求用人单位承担全部举证责任。司法实践过程中，一般只是要求用人单位通过举证能够证明虚假报销事实在很大程度上是存在的，而且举证证明可以通过间接证据的方式，只要证据可以确凿、清晰地反映虚假报销的事实存在即可，并未要求必须是直接证据。

因此实际调查过程中，即使只能获得相对间接的证据，但所有间接证据均指向了可能存在的某种行为事实，同时这些间接证据具有关联性且组合在一起的情况下，使得前述可能性程度越来越大，并足以让一般人认识到该行为事实是客观的，此时即可以在很大程度上影响到法官裁判的心证倾向，进而在对方无法提供充分合理的反驳理由和证据的情况下，进一步争取到案件的有利结果。但对于何种间接证据能够具备证明效力以及间接证据链条的挖掘，这些都需要充分的诉讼经验支撑，因此在虚假报销的调查过程中，就需要及时引入外部专家介入，否则进入诉讼程序后，将很大可能失去取证的良机。

3. 适当行使诉讼中的调查取证权利

对于虚假报销类的争议，实务中也确实存在穷尽合法调查手段仍然无法获取充分证据的情况，这对于普通民事诉讼案件是正常的。毕竟对于普通企业来说，其并没有如公安机关、人民检察院、人民法院等国家公权力机关所享有的法定的调查权力，而案件事实和关键证据通常比较隐蔽，并且受利益相对方或第三方掌控，企业的影响力和调查方式都是非常有限的。因此有时也需要根据事件的具体情况，不能掌握到直接证据或充分间接证据的，有关键的证据线索指向的，结合一定程度的间接证据，在诉讼程序中，也可以尝试申请人民法院调查取证，争取到举证责任倒置的机会，并进一步争取到案件裁判局势的转机。

二、虚假报销起诉员工退赔的可行性

本案争议焦点之一某公司与马某解除劳动关系行为是否违法，某公司主张马某虚报项目，并依据员工手册与其解除。关于马某向公司提交报销凭据中某渔村会场的照片明显看出并不属于同一个会场，且根据公司提交的某渔村周边和设施，明显看出该房屋不可能容纳两个几十人的会场，但马某当庭称此次三次会议中两次会议是在不同会场开的，另外一次会议是由当地疾控中心副主任找的其他会场开的，其报销单据中却写某渔村会场费3500元，马某亦认可报销某渔村会场费3500元给了当时两个讲课人，马某在明知公司规定禁止此行为的情况下而私向讲课者支付讲课费，马某对三次开会情形均无其他有力证据相佐证，一审法院采信某公司关于马某虚报项目报销的主张，根据该公司的员工手册，以及员工应遵守诚实信用最基本的职业操守，一审法院认定某公司与马某解除劳动关系属合法解除，无需向马某支付违法解除劳动关系赔偿金191322元，并且马某需要返还三次报销款30604元。

三、虚假报销是否涉嫌刑事责任

某某事务所有限公司出具的审计报告，证明经司法审计，2017年4月至2019年6月，张某以培训费、广告费、办公用品、健身服务、家属机票等发票，让财务核销其在某公司的个人往来借款。金额共计958,368.91元……法院认为，……被告人张某以培训费、广告费、办公用品费等名义进行虚假报销，侵占本单位财物。……关于辩护人提出张某以培训费、广告费、办公用品费等名义进行的报销应当作为张某给某公司转账550万元的结算，经补充审计，可以证实该550万元系融资走账款，与被告人张某侵占公司资金无关，故辩护人认为被告人张某无罪或构成虚开发票罪的相关辩护意见，与查明的事实不符，不予采纳。……判决如下：一、被告人张某犯职务侵占罪，判处有期徒刑三年，缓刑四年，并处罚金人民币二十万元。……

正如上述典型案例所示，员工利用在企业所担任的工作职务便利，以占有为目的通过虚假报销获取企业的报销款项的，该行为严重的可能涉嫌刑事犯罪。同时按照当前主流观点，具体构成的犯罪是职务侵占罪。而按照《最高人民检察院 公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》第七十六条的规定，职务侵占罪，数额在3万元以上的，即可予以立案追诉。此外需要注意两点：一是并非所有虚假报销均构成刑事犯罪，存在真实报销事实和消费金额，寻找替代发票或使用了假发票报销实际消费金额的，则一般不构成犯罪；二是并非所有的虚假报销均构成职务侵占，需要结合实际情况具体问题具体分析，虚假报销行为还有可能涉嫌诈骗罪、购买伪造的增值税专用发票罪、持有伪造的发票罪等罪名。

因此虚假报销并不仅仅涉及民事法律责任，在情节严重的情况下，还可能涉嫌刑事责任。企业在处理相关事件时，必要情况下，也可以启动刑事报案程序，以维护自身合法权益。

虚假报销合规的关键一方面体现为以预防为主的合规管理，另一方面则体现为发现虚假报销线索后的调查处理和衍生的诉讼追责。企业只有在发现虚假报销行为线索后，处理好调查及衍生诉讼，通过及时、合规方式获取并固定证据，以在相关诉讼中取得有利结果，才可以真正促进企业虚假报销合规管理体系的长效运转。