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如图,为猪爸爸胡编瞎造的一些销售明细数据,在接触数据透视表之前,如果我们想对数据进行汇总,那么一般最常用到的公式,很大概率就是sumifs和countifs这两个高频的函数了,虽然好用,但是例如有新的销售员进来,或者是有新的产品增加,那么,又得再重新去编写公式,才能够求得新增数据的汇总,还是比较麻烦的。
而如果使用数据透视表,那么,不用几个小时,甚至不用几分钟,一个符合要求的汇总表格,就可以制作出来了。这样子,大家应该有个印象了,当你面对的数据比较多,需求进行多条件的统计(求和、计数等等),而且还可能时不时的需要调整分析的角度(改变报表布局),那么,数据透视表将是你不二的选择。
万事开头难,我们先来认识数据透视表的一些基本概念。
首先,对于我们的数据源,标题不要有空白单元格或者合并的单元格,空白单元格,会导致无法生成正确的透视表,而合并的单元格,会导致计算错误。我们来看看这个错误的例子。
可以看到,当我把D列的行标题“单价”删除掉之后,在【插入】-【数据透视表】弹出的对话窗口,选择的区域从A2开始了,那么,就会把A2这一行的数据,当成了标题,这样子,透视表就全乱套了,而当我把区域改回A1时,则会弹出“数据透视表字段名无效”的错误提示了。所以,规范的数据源,是很重要的。
接下来,我们一个一个来看看,【数据透视表字段列表】那里,都各自代表了什么意思?
插入透视表
首先,鼠标右键数据源数据区域任一单元格,例如A2,点击【插入】-【【数据透视表】-【表格和区域】,弹出对话窗口,直接点击【确认】,这样,数据透视表就生成了。
咦?为什么感觉好像空空如也?除了右边出现了一个【数据透视表字段】的对话框呢?
放心,没错,我们已经创建了透视表了,只不过,我们还需要靠我们灵活的鼠标来进行拖动字段才可以有数据。
值区域
那么,要怎么拖动呢?首先,在【数据透视表字段】对话框的右下角,有个【值】区域,这次, 我们来求销售额,那么,就把【字段区域】中的“销售额”,用鼠标拖动到【值】区域,这样子,就有一个最简单的求和了,而它也就是透视的本质了(求和,计数,平均值、最大值等的数据处理)。
行区域
接下来,我们来再看看【行】区域,顾名思义,就是我们把想要看的字段,放到行上边去?听不懂,看图,例如我们想看各个销售员的销售额,刚才销售额求和已经有了,现在,我们就把“销售员”字段拖动到【行】那里。可以看到,现在就可以按销售员来进行划分了。
列区域
以此类推,【列】区域,也就比较好理解了,这次,除了看销售员,我们还想看销售员他们各自“产品”的销售额,那么,则可以把“产品”拖动到【列】区域。
筛选区域
但是,我们只想要看一段时间内的日期,那么,就到了【筛选】区域登场的时候了,将“日期”拖拽至【筛选】区域,可以看到,在表格区域左上角,就出现了一个筛选区域。
至此,我们数据透视表的创建及其【数据透视表字段列表】各部分的结构,相信大家就应该都比较了解了。
字段区域搜索
哦,对了,还有一个,在字段区域那里,还有一个搜索,当我们的字段很多的时候,那么,我们可以使用搜索,输入关键词进行搜索筛选,这样子,就可以更快的找到我们想要的字段了,如下图所示,我输入“销售”,那么,带有“销售”的字段,就都筛选出来了。
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