怎样才能让 Excel 数据透视表纳入隐藏项一起做计算?

文摘   Technology and Internet   2024-09-17 11:00   上海  

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不知道大家注意过没有,用数据表透视表计算的时候,无论是求和、求平均值,还是最大最小值等等,都只是对可见数据进行计算。


也就是说,如果有数据透视表中有筛选项,那么隐藏的数值是不会纳入计算结果的。


有没有一个选项,可以让数据透视表对隐藏项也进行计算?


案例:


用下图 1 的数据表制作数据透视表,要求:筛选数据透视表的时候,求和结果包括隐藏项的值。


效果如下图 2 所示。


解决方案:


既然可以实现,就说明 Excel 中有这个功能,就按大家平时的方法做数据透视表,先看下是否可以达成目的。


1. 选中数据表的任意区域 --> 选择菜单栏的“插入”-->“数据透视表”


2. 在弹出的对话框中选择“现有工作表”及其位置 --> 点击“确定”


3. 在右侧的“数据透视表字段”区域,将“月份”和“姓名”字段拖动到“行”区域,“订单数”字段拖动到“值”区域


4. 点击“行标签”旁的筛选箭头 --> 在弹出的菜单中勾选“1”--> 点击“确定”


筛选后的总计结果成了 1 月的总计,也就是自动忽略了隐藏行求和。那我们看一下是否能设置成包含隐藏行求和。


5. 选中数据透视表的任意区域 --> 选择菜单栏的“设计”-->“分类汇总”


最下方有一个“汇总中包含筛选项”选项,这正是我们需要的功能,但此选项却是灰的,无法用,这又是为何?


其实很简单,只要在最开始创建数据透视表的时候,加个勾选项就可以了。


接下来我们重头来过。


1. 选中数据表的任意区域 --> 选择菜单栏的“插入”-->“数据透视表”


2. 在弹出的对话框中选择“现有工作表”及其位置 --> 勾选“将此数据添加到数据模型”--> 点击“确定”


3. 在右侧的“数据透视表字段”区域,仍然是将“月份”和“姓名”字段拖动到“行”区域,“订单数”字段拖动到“值”区域


4. 选中数据透视表的任意区域 --> 选择菜单栏的“设计”-->“分类汇总”


现在“汇总中包含筛选项”不再是灰色的了,选它!选它!选它!


5. 点击“行标签”旁的筛选箭头 --> 在弹出的菜单中勾选“1”--> 点击“确定”


成功了!总计的数值是整个数据透视表的求和数,包括筛选后隐藏了的两个月数据。


6. 选中数据透视表的任意区域 --> 选择菜单栏的“设计”-->“分类汇总”-->“在组的底部显示所有分类汇总”


7. 选择“设计”-->“报表布局”-->“以表格形式显示”


8. 点击“姓名”旁的筛选箭头 --> 任意勾选几个人名 --> 点击“确定”


这就是我们想要实现的效果:无论是总计,还是分类汇总,都是包含隐藏行求和。


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