展会招展描述的是展览机构采用多种方式和途径，邀请与展览主题相关的企业和观众到展会现场进行展示的整个流程；是举办展会的主办方为了吸引更多的企业或买家前来参观、洽谈并达成交易而采取的一系列措施。在当前市场多元化的大背景下，专业展览会作为行业交流、产品展示和市场拓展的关键平台，其成功与否在很大程度上依赖于招展工作的顺利进行。
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点对点逐个联系
销售人员针对一个个确定的对象逐个联系，一对一地发掘、捕捉或培养意向客户。
主要包括：
——利用电话交流；
——通过传真、电邮和快递发资料；
——通过短信、微信或QQ等聊天工具；
——去同类展会、专业市场或上门面见企业负责人等。
02
点对面发布信息
销售人员通过通迅或网络平台大量布撤展会信息，为潜在客户创造来电机会。
主要包括：
——在专业网站、论坛、微博、小红书、抖音等平台发贴发布展会信息；
——在专业QQ群和微信群发布展会信息（平时多加专业QQ群和微信群。我们所讲的专业群，是指展会主题覆盖的垂直行业群）；
——通过群发电邮和短信（平时收集邮箱和手机号并建档）发送展会信息等。
03
几种实用技巧
为培养意向客户、协助意向客户尽快做出参展决定，可针对客户特点选择适当的方法。
主要包括：
——展会实力与优势展示法（含视频、照片、PPT、展会报告、会刊、展报等）；——利用竞争对手撬动法（竞争对手的参展对其参展欲望有很大的刺激作用）；
——利用同行龙头企业勾引法（龙头企业的参展对同行的参展有很大的带动作用）；
——展位图规划与标注法（利用在展位图上规划大展位、标注同行或竞争对手吸引企业
参展，也叫展位图营销）；
——团队拜访游说法（由经理陪同或由业务、客服、市场等几部门肯干人员组成小组上门拜访，全方位介绍展会优势）；
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多种招展途径的利用
（1）项目本部直接招展
项目本部销售部门直接招展是招展工作的主要手段，是保证展会规模及其平稳可靠发展的基本，应切实抓好。
招展方式主要是电话联系，其次，还应通过其它必要的业务方式做补充。
（2）发展代理商招展
引入外部展览公司为展会代理招展是很多展会项目扩大销售力量的常用做法，合作的具体内容、双方的权利和义务，以及操作的具体要求和如何预防风险，都应该通过正式的协议来明确规定。
（3）邀请园区组展或参展
工业园区的管理委员会通常承担着吸引投资和为园区内的企业提供服务的责任。通过参与大规模的展览活动，该委员会能够有效地展示园区的优势和企业的风采，同时也能吸引新的项目进驻，并对园区内的企业进行有效的宣传。
如果工业园区选择参加展览，这不仅能提升展览的品质，同时也会带来大量的展览费用，这无疑为展览的销售提供了强大的支撑。
（4）请求主办单位协助招展
扩大展会规模是主办单位和承办单位共同的愿景和责任。因此，为了增加展览的吸引力，组委会可以要求主办单位提供邀请相关企业参展的正式文件，这些文件可以直接发布或由组委会代为发送给相关企业，利用主办单位的权威性和号召力来鼓励企业参展。
（5）发动行业组织和媒体组团
借助行业组织或者行业媒体的行业影响力和自身优质企业资源进行组团参展，是许多展会项目常见的方式，一般情况下，可以约定根据组团成绩给他们一定佣金，展会之后再进行变现。
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签订参展合同注意事项
参展合同是企业与参展商在展会上达成合作、商定合作具体事宜的主要文件，也是企业财务管理、体现展会经营成果的基础，除遵守合同法规定外，还应遵守公司财务部门下列规定:
——参展报名表一般宜由客户填写，我方销售人员审核无误后方可盖章；
——若我方对客户有赠送项目，合同中可写出赠送内容，但不可出现“赠送”和“免费”字样；
——n万以上的合同应将合同原件提供给财务部门留存；
——客户合同章的名称应与合同报名单位名称相一致；
——合同中的展位号应与展位图标注的展位号相一致。
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编写《参展手册》
（1）重要性及要求：
《参展手册》作为主办单位为展商提供布展与参展服务与指导的重要凭证，同时体现了办展机构在办展过程中的准备工作，布展工作，展展工作以及撤展工作各个环节的操作、管理与服务水平窗口文件，故务需确保它内容全面，切合实际，准确简明，版面简明，美观大方，术语专业，有条理，方便顾客查询。
《参展手册》应当在展览开始前的2个月内尽快完成编写。
（2）主要内容：
《参展手册》应能详细准确地指导参展商顺利地进行参展准备、报到入会、布展、参展和撤展工作，主要应包括以下内容：
——前言；
——展览场馆基本情况；
——大会基本信息；
——大会日程安排；
——各类服务商服务内容及联系信息；
——现场安全与管理规定；
——搭建布展指南；
——展品运输指南；
——其它附加信息；
——防盗等温馨提示等。
（3）手册形式与发放：
《参展手册》应在客户报展并支付参展定金后及早提供给每一家参展商。本手册通常不必印制印刷品，向展商提供电子或打印文件即可，提供方式可以是：
——通过网络发送；
——通过快递发送；
——发布在展会官网并提示参展商下载。
参考来源：旭说会展
18 September 2024
