专业展会筹备工作
01项目策划
展会项目策划最重要的任务就是通过市场调研来选择和确定有市场发展前景的主题，主题选择是否得当直接影响着展会的未来。
确定展览题材，需结合产业资源状况，市场行情，产业支撑，同类型展览现状，办展实力，政府产业政策等要素进行综合分析与判断。
展览题材明确之后，需将展品范围罗列出来，起草展会前言或综述，明确举办及其他合作单位，举办的时间和地点，展台的收费标准以及同期的配套活动，然后编制参展邀请函，完成展会的策划。
02选定展览题材
展览题材通常要依据多方面的调查来推敲来确定：
——产业地位调查：它由国家或区域产业结构，产业政策和产业发展规划组成，明确了国家或区域优势产业，主导产业或者是政府重点支持行业；
——行业状况调查：包括产业发展水平，产业规模和厂商数量，产业区域分布，产业景气程度和转型升级，产品销售渠道和方式；
——市场行情调查：内容涉及市场所处地区，市场区域分布，市场规模，市场成熟度，竞争度，市场发展趋势和展望；
——同类展会调查：包括同类展览会的数量和分布情况、同类展览会之间的竞争态势;
——关注政策新闻：通过关注媒体新闻报道、盘点国家对产业发展的规划部署和政策、实时关注政府会议和文件精神、关注某领域技术突破及产品发展趋势等途径发掘展会题材。
03拟定展会名称
展览题材确定后，需要拟定展会名称。展会名称应清楚地体现出展会的行业类别，专业领域和展示内容或者方向等内容，通常包括如下几个部分:
——展会时间：第××届、××年、××季等；
——面向区域：全国、国际、世界等；
——展览题材：行业类别、专业领域、产品或商品类别等；
——展会类型：展览会、博览会、展销会、展洽会、交易会等。
04拟定展品范围
展品范围通常主要是指展览题材所指行业内含有的专业设备或者产品，此外还可以根据展会专业程度要求将涉及产业链上下游的相关产品列入展品范围。
展品范围通常主要是指展览题材所指行业内含有的专业设备或者产品，此外还可以根据展会专业程度要求将涉及产业链上下游的相关产品列入展品范围。
展品应按产品的用途、功能或原理等恰当的分类方法分类列出，尽可能考虑展品分类的专业性和规范性。
05选定地点时间
（1）展会举办地点的选择，一般要综合考虑举办地的：
——城市规模、经济发展水平及辐射能力；
——政府对展会所涉产业的重视程度和扶持政策；
——展览场馆硬件条件；
——地理位置及交通便利程度；
——有无同类展会等。
（2）展会举办时间的选择，一般需要考虑的因素为：
——用户通常的采购期；
——产品使用季节性；
——同类展会时间；
——展馆承接展会档期（应与展馆方商谈）
展期的长短视具体展会而定，对于举办频度极高的专业或贸易展来说，展期一般定为3-5天。此外，还应根据展会的类型和行业类别，对展期选定在周初、周末还是周日做出选择。
06确定合作单位
为了提升展览会的规模和权威性，增强展览会在行业内的吸引力，吸引潜在的客户和买家前来参观，以及降低项目发展的复杂性，可以考虑选择以下列出的机构来冠名展会的主办、支持或协办单位:
——政府行业主管部门；
——权威行业协会；
——具有广泛影响力的专业学术机构；
——权威行业媒体；
——行业龙头企业等。
需要注意的是，在得到有关单位的批准或同意前，其名称不得以主办、支持或协办单位等名义出现在招展邀请函件、宣传资料和对外发布的招展信息中。
07拟定收费标准
在制定收费标准时，主要需要考虑以下几个关键因素：当前的发展阶段和经济景气、市场的成熟程度以及未来的发展潜力；举办展览所需的各种资源投入；相似展览的展位价格趋势；遵循“优地优价”的价格设定准则；合适的展览入场标准。
08编写《参展邀请函》
（1）主要内容
《参展邀请函》是邀请展商参展的主要文件，通常包括以下几个版块的内容：
——展会基本信息（包括展会名称、LOGO、各举办和冠名单位、时间与地点等）；
——展会前言或综述；
——展品范围或分类；
——日程安排；
——观众范围或类别；
——收费标准；
——配套活动计划；
——组委会联系方式；
（2）前言撰写
展会前言是对展会优势、地位、品质和档次、对展会举办背景、目的、意义和宗旨以及展会基本情况的概述，是客户对展会进行初步了解的窗口，因此，应在查阅大量资料并准确掌握相关信息的基础上认真策划撰写。
（3）版面要求
高质量的《参展邀请函》可在一定程度上提升展会吸引力、彰显展会档次。因此，除需要保证函件内容的高水平外，还应努力使函件的字体选择及排版达到美观、大气、简洁、规范之效果，内容的版块及段落安排合理。
（4）设计《参展报名表》
《参展报名表》是企业已做出参展决定，并在选定展位、谈定价格后需要由其填写的参展表格（代合同），完成填表后经报展和主办单位双方签字盖章具有法律效力。
09规划设计展位图
在展览开始之前，应当仔细规划和设计展位的平面设计图（也称为展位图），以便报展客户展示展位。通过精心设计的展位平面图，我们可以间接地了解展会的规模和品质，这有助于吸引更多的企业参与展览，并进一步推动大型展位的销售活动（即展位图营销）。
参考来源：旭说会展
25 June 2024
