办公自动化（OA，全称是 office automation）作为一种企业软件品类的名词，可以说是个中国人发明的英文词。因为在英文语境里，并没有一种称为 OA 的企业软件品类，而英文的 Office Automation 这个词，传统上指的是传真机、复印机、电子打字机这些办公室文件处理的机器设备，首次推出传真机的理光宣称OA 是他们于 1977 年在市场上首次使用这个缩写。在中文语境里，“办公自动化设备”这个词从上世纪 90 年代就被广泛使用，指办公室用的复印机、打印机、微机、扫描仪等机械和电子设备。“办公自动化”的英文缩写 OA 被指代为一种企业软件，可能是 2000 年以后的事情，不过 OA 软件可能是在中国最为普及的、最为基础的企业应用软件。由于中国缺乏类似于 Gartner 这样权威的企业信息技术评测中介机构，尚无对“OA 软件“标准化的定义，一般来说，它的构成是：技术架构上，OA通常包含了这些组件：
1、门户和网站内容管理
2、工作流引擎
3、消息引擎
4、应用集成中间件
5、文件服务器
6、电子邮件服务器
7、数据库
在应用功能上，OA 涵盖了企业员工在办公室工作的数字化基础需求，包括：
1、文档管理
2、流程审批
3、日程管理和任务协作
4、邮件通信
5、办公室行政管理，例如公章、用车、考勤、差旅、报销等杂项
6、其他信息（例如新闻、管理制度、通讯录等）的查询
其中流程审批可能是 OA 中使用最为频繁的功能，由于流程和审批可以自由定制，因此可以定制出销售合同、采购申请、采购付款、费用管理、招聘录用等各种业务应用，通过表单工作流来处理相应数据、按权限审批。在中国是何时产生 OA软件这个概念已经不可考了，我自己第一次注意到这类软件的提法可能是 2002 年左右。中国第一代互联网英雄、新浪网创始人王志东从新浪出局后创业的点击科技，我记得是他提出了OA 软件这个名词，其产品思想实际上就是翻版了当时如日中天的 IBM Lotus Notes/Domino ，不过意在用新兴的互联网技术来重新开发一个Notes 这样的产品。 由于满足了企业白领工作的基础数字化需求，OA 软件在中国很快普及，到了 2005 年左右，就成为比 ERP 更普及的、企业上IT 系统的首选。2008 年初我给华南某新兴的大型交通企业做 IT 规划，搞了大半年，帮他们规划了上 ERP、EAM 等管理信息系统，都快进行实施招标了，企业换了一把手，新来的领导听完我们的汇报后，幽幽来了一句：“搞这么复杂干什么？我在上家单位，用一个OA系统，花了二十万把你说的这些功能都做了。”国内做 OA 的公司比较知名的有蓝凌、致远、泛微、慧点等，还有一些知名度稍低，但是仍有不少客户的公司，例如万户、九思等（至少我听说过的这些公司名字），此外还有非常多我没有听说过名字的大大小小的公司，例如早年我了解到某国企斥巨资上了一个我从来没听说过名字的 OA ，这家公司名是个藏传佛教的名字，网站看起来煞是气势恢宏，创始人据说是西藏活佛转世。王志东的点击科技在起步时社会影响巨大，后来却很少在江湖上听说过了，应该是销售能力出了点问题。除了这些专业做 OA 的公司外，国产ERP厂商也提供 OA 产品，例如金蝶的云之家，用友早年曾经投资过致远，也有自己的移动 OA 产品。近年来随着移动互联网的发展，飞书、钉钉、企业微信等互联网大厂孵化出来的协同平台获得了很多市场，尽管这类产品强调其移动应用的即时通讯的特点，不过一般也被认为属于 OA 这个企业软件品类。此外，很多中国大企业自研自用的 OA 软件也拿到市场上来卖，例如中国电子的蓝信、华为的 WeLink、平安的平安云智慧办公、美的的美信等。所以中国的 OA 软件是个非常拥挤的市场，由于技术门槛低，谁都能进来插上一脚；我也见过很多大企业不用商品化的OA 软件，甚至拉起一帮程序员来自研 OA。正因如此，OA 软件在中国企业中的存在感很高，然而价值感比较低，一般干 ERP 的 IT 咨询公司都不屑于干 OA，甚至 ERP 圈子的销售或顾问说起 OA 这个词，都有些语带轻蔑。2009 年中，我们跟某工程机械企业签署了 ERP 实施合同，连软件带实施的费用有大几千万，客户说为了支持 ERP 流程的自动化（再强调一次，ERP 里没有流程），跟 ERP 项目一起同步启动了一个 OA 项目，选用了某国产品牌OA 软件，项目金额仅几十万，只有 ERP 项目的百分之一，还要跟 ERP 系统做集成。然而，为啥国外企业软件行业里没有 OA 这类产品呢？就我自己在四家全球大公司（三家美国公司，一家英国公司）工作二十多年，实际使用公司软件工具的体验来看，国外大企业办公环境下的企业应用软件使用习惯是：第一，办公中的通信、协同都是采用高度标准化产品，在2010 年前，IBM Lotus Notes/Domino 有极高的市场占有率，几乎是大型跨国公司的标配；微软的 Outlook/Exchange（今天已经全面转微软云服务上）则在最近十来年后来居上，完全替代了十多年前 IBM Lotus Notes 的江湖地位。跨国公司白领已经完全习惯了这些软件原生界面的电子邮件、日历任务的标准功能，而中国企业大都没有使用电子邮件的习惯，每个企业对基本的通信和协同都有一堆定制化需求，一些早期 OA 软件都是基于IBM Domino 服务器开发的前端用户界面，而没有使用 Notes 用户端。第二，在业务事务处理上，国外公司大都采用 ERP、CRM、PDM 等标准化套装软件或者 SaaS，这些套装软件在处理复杂的企业信息模型上功能强大，而国内企业由于管理标准化程度低，因而在业务事物处理上，习惯于采用非结构化信息处理，而复杂的非结构化信息，通俗地说，就是习惯用自由文字，而不是用数据表单来描述业务对象和处理事务。第三，对于套装软件不具备的功能和流程，国外公司也都会开发表单工作流系统，例如我过去在 IBM 工作时，除了ERP、CRM 等标准化软件/SaaS 外，工作中的主要流程，包括报价管理、合同管理、项目交付管理、项目财务管理等，都是有相应独立的、基于表单工作流的信息系统，这些系统工作流的必要性是留下公司内控所需的各种信息记录。第四，除了公司内控要求的信息留痕外，例如报价、合同登记、收入确认等，跨国公司的很多申请和审批一般都是通过邮件完成即可，邮件本身也是可以归档留存；而国内公司企业特别偏好用工作流来做审批，在 OA 里这些审批流通常被叫做“流程”，以至于很多人将“业务流程”就理解成审批流——这是 OA 软件普及给中国管理学词汇带来潜移默化的影响。第五，国外公司在网络管理上一般具备完善的目录服务和身份管理，所以各种信息系统都能做到统一身份认证登录，各个系统之间背后的集成也能通过中间件完成，但是他们似乎并不强调多个信息系统一定要统一界面和单点登陆，用户用惯了也不觉得统一界面是个刚需——我自己也有点奇怪，尽管企业门户这事儿被 IBM、Oracle 这些公司在二十多年前就在鼓吹了，至少我自己前些年在 IBM 使用信息系统的体验，IBM 内部那一大堆信息系统大多数都没有把界面给统一了。倒是国内企业似乎被国外公司那些说法给忽悠住了，老希望用一个 OA 系统，就把企业里所有的数字化任务都给办了。总结来说，从沟通协作的结构化程度以及信息对象的结构化程度这两个维度，我将企业软件分成这四种类型，国外公司对这四种类型的软件已经形成了通行的使用习惯，即企业核心系统类、工作流软件类和协同沟通类：中国人的思维方式、组织文化，甚至是语言特点都和西方人不同，在企业办公环境下，信息结构化程度低，沟通结构化程度低。同时，中国企业的管理标准化程度低，这样就是中国式企业软件——OA如此普及，而外国企业却没有这个软件品类的原因。品牌推广 | 业务咨询 | 社群合作 | 转载开白![]()
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