企业印章如何安全、高效使用?
组织内的印章经常出现乱用、盗用、冒用的风险,如何让印章都能通过统一授权管理、确保安全高效用印?
本期玩转e签宝,带您了解如何对组织内的所有印章进行全什么周期管理以及多组织企业,集团总部如何对分公司印章进行统一管理,提升管理效率,降低操作成本。
印章全生命周期管理之“印章制作”
企业管理员可根据实际需求,新增企业印章。支持模板印章和本地上传两种方式:模板印章是根据系统指定印章样式生成,如有更换实体章等样式需求,可选择拍照后上传本地印章。
操作方式
管理员进入“企业控制台”-选择“印章管理”-“新增企业印章”。支持设置印章颜色、印章样式、印章尺寸、不透明度、印章文字、效果做旧等个性化需求展示。
企业印章分为公章、合同专用章、财务专用章、人事专用章等,也可新增法定代表人印章,法人章创建需经过法定代表人本人授权。
印章全生命周期管理之“印章授权”
企业可参照内部印章管理制度,为每一枚印章制定权责清晰的授权体系。选择需授权的印章,支持设置授权对象、授权角色、授权范围及授权有效期。
除了内部授权外,e签宝也支持印章的授权给“外部企业”,当该印章授权给其他企业时,被授权企业的管理员/法定代表人在签署时刻直接使用该印章。
进入每一枚印章的详情页,可详细追溯每一次授权记录,让每一枚印章都在授权范围内高效使用!
印章全生命周期管理之“印章可见范围设置”
针对日常管理需求,企业可按需配置该印章的可见范围,如所有人、企业内成员、部分成员。
该功能可满足常用场景如:人事专用章仅针对人事部门可见,财务章仅针对财务部门可见。便于企业根据业务场景精细化管控印章,减少员工用错章的可能性。
印章全生命周期管理之“印章使用记录管理”
作为企业管理者、印章管理员,用e签宝可方便的进行印章使用的审计,通过用印统计,让每一枚印章操作可知、可查、可追溯,让企业更使用电子印章更放心!
用印统计功能,可以清晰的帮助企业查询到该枚印章在什么时间、被谁、用在了什么地方,清晰统计每一次用印记录。
印章管理高阶功能——“集团印章统一管理”
如果集团下有多个分公司,集团总部希望对所有分公司印章进行统一管理,比如印章的增删改、授权等操作,可以通过集团版印章管理功能,对分公司印章进行统一管理,提升管理效率,降低操作成本。
Step1
集团公司需对分/子公司进行关联操作,进入“企业控制台”-选择“关联企业”-授权管理资源时勾选“印章管理”。
Step2
已经取得分公司的印章管理授权的集团总部,在“印章管理”-“集团全部印章”,可实现全部分公司印章的管理操作。
Step3
通过切换顶部菜单可选择不同的公司主体,切换后列表内显示为对应主体的印章,集团总部可以实现同分公司一样的操作管理,如印章的新增、修改、删除、授权等。
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