目前大部分企业都进入了年末的业务冲刺环节，在新一轮的差旅管理过程中，有许多问题困扰着行政人：
年底了，怎么管控天气、节假日带来的差旅风险，保障出行员工安全？
如何降低差旅成本？
怎么平衡员工体验？
我们根据大家最关心的几个问题，采访了行业内的大咖们。来听听他们给出的差旅管理实用小建议！
企业差旅风险通常包括但不限于：天气影响航班、航空管制影响出行时间、业务活动变化带来的退改签成本等等，当企业员工遇到此类问题，通常都是第一时间找行政，如何保障出行员工顺利，解决差旅临时突发问题成为大家最为关心的问题。
作为行政人员，我们要怎么做？知行大咖们给出了以下建议：
◉ 出差前：
①、设置正常差旅流程与突发事件差旅绿色通道，两套事先审批规则，根据情况随时调整；
②、能远程不出差，必要性出差应提前向行政部报备；
③、行政协助员工事先了解出差地，目的地的天气状况、交通、住宿，甚至包括业务活动进度等；
④、若遇到突发事件，需要将相关情况通知到差旅绿色通道关键审批人员。
⑤、如评估后不得不出行，行政应将最优解决方案等告知员工，留下应急通知电话，并同步相关人员，帮助员工顺利解决差旅突发事件，抵达目的地，做好差旅保障工作。
◉ 出差中：
① 在出差过程中，通常是合规性问题，一般情况下，企业行政通过报销票据、行程单等资料，了解员工整个出差过程的活动轨迹；
② 如遇突发事件，增加了相应环境的差旅成本，应该及时报批与记录。
◉ 出差后：
① 报销环节的票据资料的真实性审核，是降低差旅风险的最后一步。
② 通过配合差旅制度中的突发风险机制，管控风险支出成本，避免出现员工风险自担的情况。
成本控制一直是差旅管理的核心问题，而合理的制度是控制成本的有效方式。
首先是管理制度
行政可以根据自己公司的实际情况，从差旅标准、购买时间、预算划分等多个方面建立一套完整的差旅管理制度。
① 严格差旅等级管控，不同级别的人员给出不同的差旅预算；
② 根据不同出差地点，制定预算标准。尤其是酒店标准，高了浪费、太低则无法满足需求，普通员工400-450元（按照热门城市和非热门城市来）是非常合适的；
③ 在预算上，差旅预算不要作为行政总预算，而是归于各部门自己的预算中单独考核。这样可以按人头限价，由部门内自行调控；
④ 购票时间是影响差旅成本的重要因素，因此行政可以制定购票时间要求。如：紧急情况下应购买4小时内最便宜的机票、非特殊情况则需要乘坐非上班期间的航班（9：30之前，18：30之后），同时需要预定2小时内最低价；
⑤ 企业不放开员工自行预定机票的通道，由专门的机票预定人员来对接预定服务，这样可以严格按照公司各项预定要求来。
其次，是从审批制度上控制成本
① 设立审批流程，员工出差前需发起审批。
② 在审批预算环节设置超标驳回，其他所有导致费用额外增长的节点也都需事先审批，如行程、日期、人员变更等。
③ 所有因公差旅产生的费用，在实际出行后再进行报销或结算。
出差行程中，退改签情况不可避免，但如果能降低发生比例，差旅成本就可以进一步得到控制。在这里，行政人可以：
①、通过数据与调研了解原因。
每月底整理统计数据，了解员工临时改签、取消行程的原因。是主观原因还是被动因素（比如航班取消、延误等）；
②、按照分析结果制定一定的策略方案。
如果是被动因素，则要提醒员工提前预判，关注天气情况、航班准点率、提前确认出差行程、预约客户时间等；
如果是主观原因，一方面行政要制定一定的管理规则，另一方面可以通过激励机制来降低改签或取消率，比如评选季度差旅节约小标兵等。
购买更便宜的机票是每一个企业的差旅追求。行政人可以从以下角度入手：
① 选择低价时间段购入，善用第三方平台
a. 机票要提前3-7天预定，且避开上午查机票。每天下午预定的人数相对较少，价格较便宜。
b. 使用差旅平台，通过比选差旅平台进行系统管控。比如预定时间低价损失控制，系统自动比选同一时段低价票等。
c. 如果你司差旅需求量大，可借助平台直接与航司签署优惠价，可同时享受会员优惠。但这个方法有一定的门槛，不适用于需求量小的情况。
② 通过活动强化意识，激励员工
a. 在公司内部不断宣贯提前7天（这个根据己司情况来设置，有的公司是4天）预定机票的要求；
b. 在做数据分析时，把提前7天预定机票比例最高的5个部门名称列出来进行表扬，并给与一定福利奖励；
c. 把没有提前4天预定机票比例最高的3个部门名称进行公示。其中，一些特殊部门，比如长期无法提前预判出差的，不作为评估对象。
既要少花钱，还要让员工有相对好的体验，这需要格外「用心」。行政可以在流程等方面提升体验，让员工得到便利和关怀。
① 无须员工垫付，可以用集采方式供应商垫资或企业结账（包括机票，酒店，打车等）；
② 精简报销审批流程，减少员工报销时间；
② 差旅优惠辐射员工亲属，增强员工归属感；
④ 提升差旅温度：员工入驻公司协议酒店后，在入住房间内放置特色物件或问候信，让员工感受到企业的关怀；
⑤ 增设员工差旅反馈通道，收集意见建议，尽量满足员工；
⑥ 非疫情时期，鼓励同性别员工合住，不发生住宿费时，员工可拿补贴。
优秀的差旅管控，不仅要对成本比例进行高效控制，同时也要提升员工满意度。
对于行政来说，对工作流程的提升、平台供应商的甄选管理、数据化分析也在管理中变得越来越重要。
如何平衡成本和员工体验，优化差旅管理，或许会成为一个永恒的话题，需要行政人不断探索改进！
* 感谢知行大咖们对本文的大力支持！
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