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有限的24小时里挖掘出无限的潜能。
作为采购人，你一定经历过这样的一天...
更为糟糕的是，因为这些琐事，采购常常疲于应付，从而使"战略降本"等一系列更加重要的事情一拖再拖，造成自身的职业发展陷入瓶颈。
为了摆脱这个窘迫的局面，我们有必要掌握一些时间管理方面的小技巧，今天我们就来学习一种实用的小工具——“四象限记录法”。
四象限记录法
四象限记录法，由美国著名管理学家史蒂芬·柯维在其畅销书《要事第一》中首次提出，之后便深受职场人士的青睐。
它的核心思想在于：“确认优先级”。广义上来看，每个职场人都是多任务处理者，不同任务之间一定存在轻重缓急的优先级差异，我们更应该把有限的时间和精力投入到优先级最高的事情中。
四象限法将“优先级”进一步拆分成两个元素：重要性和紧急程度。将重要性作为Y轴，紧急程度作为X轴，从而形成如下四个象限：
◆第一象限——重要且紧急
◆第二象限——重要不紧急
◆第三象限——不重要不紧急
◆第四象限——不重要但紧急
▲四象限记录法
制定适合自己的标准
那么我们又该如何确定一件事情的重要性和紧急程度呢？
首先，我们要意识到，“重要”和“紧急”都是无法量化，且存在一定主观因素的概念，每个人的划分方法不尽相同。
因此，划分四象限事项时，无须过多参考别人，只需结合自身情况，制定出适合自己的标准最为适宜，我个人的做法如下，供大家参考。
如何判断一件事是否“重要”？
我通常会问自己如下2个问题：
①这件事情不做，是否会产生严重的后果？
②这个严重后果是否无法承担？
当这两个问题的结果都是“是”的时候，我会认为这个事情对我十分重要。
那么又该如何判断一件事是否“紧急”呢？
也不复杂，在绝大多数情况下根据一个事件的截止事件来判断。
我的标准是以一个工作日为限，即需要在一个工作日之内完成的事件，我就将其定义为“紧急”。
之后，我们需要将已经分类的事件，逐项填写到四象限当中。
当然这只是四象限记录法的开始，我们接下来又该如何处理各个象限中的事件呢?
1
第一象限
“处于这个象限的事件既重要又紧急，当然应该拥有至高无上的优先级。”这可能是大多数人看到这个象限的第一反应。
这个观点没有错，但是不够全面。因为处于这个象限内的事件会让人感觉到压力陡增，同时为了赶在截止日期之前完成，往往会降低完成的质量水平，为后续的工作埋下隐患。
这种抓狂的状态，相信大多数人都是不想遇见的。因此，我们要从两方面着手。首先，要立即着手，尽快完成这些任务，以免发生严重的后果。其次，也应找出任务变紧急的原因，避免其中拖延因素再次产生，使得类似的事件更多的出现在第二象限。
2
第二象限
对于这个象限中事件，我们要投入更加优质的时间去完成。
这里所指的优质，主要也是指两方面。一方面是“量”，即要将每天50%以上的时间投入其中；另一方面是“质”，人们在一天当中，不同时间段的工作效率是不尽相同的，我们要尽量将每天最高效的时间段留给第二象限的事件。
只有优质时间的投入，第二象限的事件才不会因为我们的安排不当而突变为第一象限事件。
3
第三象限
这个象限的事件是最没地位的存在。我们在工作过程中要尽量避免类似事件的产生。即使产生，我们在简单处理之后，也要尽快将其排除在工作范围之外，以免影响既定时间计划的实行。
4
第四象限
这个象限中的事件有一些微妙， 例如：邀请你旁听的会议、抄送你的邮件以及突然造访的客人等等。
它们不属于你时间计划的主线，但是如果你忽视，随着时间的发酵，很难保证它们的重要性不突然提升，变成第一象限事件。
因此处理时，我们要尽量尝试让别人帮你完成，例如：面对突然访客，你可以在礼貌寒暄之后，向客人说明你的时间安排，让他们将所要沟通的事情通过邮件发给你。在方便的时候你可以通过邮件或者电话与他们进行再次沟通。这样就将需要你面对面沟通的事件转化为访客写邮件事件。
实战演练
说了这么多，我们现在做一次时间老人，将时间回拨24小时，使用四象限分析法，再处理一次文章开头的事件，感受别样采购人的一天。
早上，采购收到供应商的到货通知，工厂订购的原材料会在今晚送到指定的仓库。根据工厂的到货流程，采购将这个情况分解为如下4个事件，并且对其进行了重要性和紧急程度进行了判断：
通过上述的判断，将相关结果填入对应的象限之中，并根据各个象限的特点，制定出相应的处理方法：
时间管理的工具不胜枚举，上面向大家介绍的，只是我用的最得心应手的一种方法，但时间管理只是手段，绝非最终目的，关键是要选择最适合自己的方法，坚持规划和执行，让时间变得越来越“多”。
希望你也能和我一样，从有限的24小时里挖掘出无限的潜能，获得源源不断的充实感。
Aric Sun：
●曾多年从事进出口贸易及其相关采购业务；
●现任职于世界500强企业的采购岗位，所涉及的行业包括船舶动力系统配套、户外建筑用栅栏及金融业的相关采购，具有丰富的采购经验。
文/Aric Sun
排版/如棠
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