在马来西亚公司注册完成后的一段时间内(通常是半年到一年),董事变更几乎是中国投资企业的一个刚需的操作,原因有两点:
一是在公司注册时,当地董事往往是由注册服务公司提供的(例如:洲讯跨境)。对于董事这样一个重要的岗位,股东还是用自己人比较放心。所以,一旦有内部员工拿到工作签,或者拥有了自己的本地员工,企业就希望尽快进行变更。
另一方面,由于马来西亚公司法对董事的责任要求很高,由注册服务公司提供的当地董事,通常也不希望长期担任一家外国公司的董事,并承担相应的风险,毕竟这家公司的经营状况是否合法合规,他并不十分掌握。
但如何对当地董事进行变更呢?流程倒也不复杂,主要有以下五个步骤:
准备新董事的信息:包括邮箱,电话,身份证/护照,住址证明,简历等,另外就是填写秘书公司提供的Form of particulars;
董事变更文件签字:文件主要包括董事任命决议书,真实性声明,无破产与犯罪声明,被替换董事的辞职信,董事辞职决议书等,有些情况下,还需要签会计记录地址变更书;
视频验证:公司秘书会与新董事预约时间,就新董事的文件签署和身份信息做视频验证。该工作比较简单,通常10-15分钟即可完成;
提交文件扫描件:所有老董事、新董事都需要在各自相关的文件上签字,并提交文件的扫描件。注意:文件可单独分开签字,以节约时间。例如:某份文件需要三个董事都签字,但三个董事并不在一处工作,甚至不在同一个国家。这时候,可以让三个董事分别打印单独签字,而无需所有董事都签在同一张打印的文件上;
文件上传获得批准:公司秘书收到合格的扫描件后,提交至马来西亚政府部门,1-2个工作日后即可得到批复文件Section 58。至此,董事变更全部完成。
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