在机关单位，职员需要掌握的技能有“三办”，即办文，办会，办事。今天分享办会的一些经验，供大家日常办公参考，希望你能从办会的繁杂事务中梳理出头绪，从容办会。
以下从会前、会中、会后三部分介绍。
一、会前
（一）制定会议计划。对于规律性会议，事先（如年初）制定好会议计划，并将会议计划发给相关方，提前做好会议汇报等准备工作。会议计划包括会议时间、会议主题、与会人员群体等。需要制定会议计划的，有委员会、培训会等。
（二）拟定会议议程。临近会前，需要制定会议议程，会议议程一般包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、会议内容等。拟定会议议程时，上述要素就确定了。会议地点可以是线下的会议室，也可以是线上会议，也可以有远程会议，也可以上述三种会议的结合，根据会议需要，明确会议地点，明确哪些人采用哪种方式参会，便于后续的会议通知、签到。如果会议时间较长，需要用餐、住宿保障的，一并做好事前规划。线下会议需要事前预定会议场地。
（三）发布会议通知。明确好会议议程后，在会前一周或者两三天发布会议通知，此时可同时收集参会人员参会回执、住宿用餐需求、车位预留需求等，便于会场管理。会议通知内容应全面准确，清晰列出会议主题、时间、地点、议程安排、参会人员要求（如需提前准备的资料、发言内容、着装要求等），以正式邮件的形式发送会议通知，同时可使用即时通讯工具提醒参会人员查收。对于重要会议，可电话确认参会人员是否收到通知及能否按时参加。
（四）准备会议资料。会前充分、准确的准备好会议资料，并经主要负责人审阅。一是分发给参会人员的资料准备，经审阅确认后，需要参会人员提前看的文件，通过邮件发给参会人员，需要现场提供给参会人员的，进行打印及装订，根据参会人数的110%或者合适的溢出比例准备资料。二是会议中演示内容，确认拷贝最终版本至指定优盘，并准备一个备份文件优盘，以备不时之需。
（五）制作签到表或签到二维码。确定参会人员姓名的，宜将参会人员姓名打印到签到表上，便于统计参会人员。
（六）会议保障人员分工。明确会前会中会后所需人员及对应职责，责任到人。如会前分头负责会议资料、会议议程、会议通知、会议回执收集、停车位预留沟通、会议场地布置等。会中参会人员引导、签到、拍照等。会后人员引导、用餐保障、会议决议意见收集汇总、会议记录整理等。
（七)会场布置。
1.桌子板凳布置。按照会议要求做好桌椅摆放。
2.准备台签。注意位置次序。
3.会议资料准备。分发会议资料、纸、笔、水等。
4.会议演示文件确认。会前准备时确认文件播放无误，有异常及时调整。
5.检查设备设施可用，包括话筒、音响、电脑、照相机、录像机、投影仪、灯等，线上会议，确保线上会议室正常运行。准备话筒电池备用，电脑连接好插座。
6.饮品和茶歇。按照计划提前摆放或安排好摆放时间，确认物资到位。
7.会议室外引导牌布置。在适当的位置布置引导牌，便于参会人员快速找到会议室。必要时放置洗手间指引牌。
8.设立签到台。在会议入口处设置签到台，准备签到表和笔，安排专人负责引导参会人员签到。
二、会中
（一）签到。安排专人负责签到和引导，对于未按时签到的人员，及时通过电话或短信进行提醒。
（二）引导入座。签到后，引导参会人员按照座位安排就座。对于行动不便或有特殊需求的参会人员，给予特别关照 。
（三）会议主持
1. 把控会议流程：会议主持人在会议开始前，再次确认会议议程和时间安排。按照议程有序推进会议，把控每个环节的时间，确保会议按时结束。在会议过程中，主持人要鼓励参会人员积极发言，营造良好的讨论氛围。对于偏离主题的讨论，及时引导回到正轨。
2. 处理突发情况：如果遇到设备故障、人员争执等突发情况，主持人要保持冷静，迅速采取措施解决问题。例如，设备故障时，启用备用设备；人员争执时，及时进行调解，维护会议秩序 。
（四）拍照。会议各环节要进行拍照，签到、主持、致辞、汇报、讨论、表决等，便于后续做会议记录、新闻稿等。
（五）会议记录。会议记录人员要认真记录会议过程中的重要发言、讨论结果、决策事项、行动方案、责任人及时间节点等关键信息。记录方式可采用手写与电子记录相结合，确保记录的准确性和完整性。
三、会后
（一）用餐保障。有餐饮保障的，按时、按量做好餐饮保障。
（二）清理会议场地
1.电子文件保存与删除。电子文件有修改的，要先保存后拷贝。并将公共电脑中的文件删除，并将回收站中的文件删除，做好保密工作。
2. 物资回收整理。会议结束后，及时回收剩余的文具、饮品等物资，进行整理和保管，以便下次使用。清理会议场地的垃圾，保持场地整洁。
3. 设备归还与检查。将借用的设备归还给相关部门或供应商，并检查设备是否完好无损。如有损坏，及时进行维修或赔偿 。
（三）会议记录。会议结束后，及时对会议记录进行整理和编辑，在规定时限内将会议记录以邮件形式发送给参会人员和相关领导，同时上传至公司内部共享平台进行存档 。会议记录应包括会议议程、签到表、会议照片、会议纪要、会议中用到的文件等。
（四）跟进会议决议
1. 明确跟进责任人：根据会议记录，确定每项决议和行动方案的跟进责任人。跟进责任人要定期对工作进展进行检查和督促，确保决议得到有效执行。
2. 反馈与汇报：执行人员按照规定的时间节点，将工作进展情况反馈给跟进责任人。跟进责任人在规定时限内将整体的决议执行情况向会议发起者和相关领导进行汇报 。
