在任何党政机关、企事业单位中，凡是做管理的员工，只要是在脑力劳动者的岗位上，文字都是很重要的工作，是我们进入办公室工作基础中的基础。
最近，我做了一个统计，党政机关办公室在日常工作中常用的文字也就500到600个最普通的字，实际上相当于小学毕业生掌握的文字量。
但是我们在日常工作中却经常犯文字错误，有的时候甚至做一个方案、写一个通知、安排一个活动，都要出这样、那样的差错。
那么，我们如何避免这些差错，真正搞好文字工作呢？我认为最重要的是要过好三个最基础的关。
一、概念关
为什么要掌握概念？
概念就是人类在认识过程中，从感性认识上升到理性认识，把所感知的事物的共同本质特点抽象出来，加以概括，是自我认知意识的一种表达，形成概念式思维惯性，在人类所认知的思维体系中最基本的构筑单位，这也是我们机关里很基础的东西。
我初步罗列了一下，办公室各个科室公文出现的差错，很多是概念问题。第一个是概念没有掌握好，第二个是概念离题，第三个是概念弄错了。
对于我们来说，做好办公室文字工作，概念尤其重要。为什么这么说？大家都知道，概念是我们思维的先导。我们要开动脑筋，首先就是要用到概念。如果没有概念，或者概念不掌握就无法思维。
比如，某市市委书记提出来建设“四个X X”：一是创新X X，二是开放X X，三是品质X X，四是幸福X X。这“四个X X”的概念提出来以后，书记肯定不会具体解释，需要办公室笔杆子具体化。有了“四个X X”的概念，等于是思路出来了，如果你能把这“四个X X”的概念写成 15000字的文章，那么你办公室的文字工作就做好了。建设“四个X X”的思路是书记提出来的，而不是市委办或者政研室提出来的。你做的是把概念展开的工作。可以说，概念才是最重要的。
我以前在某区政府办公室做秘书的时候，区委书记有一次给全区的干部讲话，大家都听得非常认真，我印象非常深刻。为什么呢？一是他的讲话稿不是秘书给他写的。二是他没有稿子，上来就讲，讲了两个小时，大家听了，都觉得这个书记水平真高。其实，最关键的就是概念掌握得好，抓得准。
大家都知道，古巴总统卡斯特罗，他的演讲不用稿子最长可以讲一天。为什么可以讲这么长时间？他在一张纸上列了一系列的概念，比如古巴的经济，古巴的经济里面又列了10个概念，然后讲古巴的政治、国防、外交，像书的目录一样。
目录是一本书最精华的东西。我看理论著作，就看目录，目录看后，大体上能知道这本书的主要内容，特别是政治、经济、哲学方面的书，甚至可以说你目录看看，概念掌握了，你就可以说这本书你看过了。像现在公文里面、论文里面都有主题词，主题词一确定，大体上这篇公文讲什么就清楚了。
办公室每个科室都有自己的主要业务，也就是一个个概念。比如写年度总结、月度总结，你们科室做了什么事情，概念要掌握，否则写出来的东西肯定是不清楚的，要么条理不清晰，要么空洞乏味。主要是没有概念这个意识。
特别是在写政府工作报告的时候，基础就是你要掌握概念，经济的、政治的、文化的、教育的、卫生的、政府自身建设的等，把这些概念弄明白，就像造军舰、造船只。建模做好了，那么报告就写好了。
所以，我一直强调，写公文的过程，就是还原概念的过程，就是和概念打交道的过程。如果心中有概念，那就是成语说的“胸有成竹”；如果心中没有概念，那就是所有材料都写不好。
办公室的同志要掌握哪些概念呢？
从大的方面来说，中央、省委的新概念必须掌握。除了政治上的概念以外，经济上的新质生产力、更加积极的财政政策、适度宽松的货币政策、提振消费、现代化产业体系、制度型开放、“两重”、“两新”等等，这些都是我们要了解的概念。比如，浙江省委12月召开了省委十五届六次全会暨省委经济工作会议，提出的经济大省挑大梁、高质量发展建设共同富裕示范区、“千项万亿”工程、“强城、兴村、融合“等等概念，都是我们要掌握的。对于做综合文字工作的同志来讲，如果这些概念背后的内容都不知道，那么稿子肯定写不好。目前一些市、县区办公室同志写的稿子，与精彩的稿子相比有差距，主要还是概念没掌握好。
从中的方面来说，你所在市、县区党委政府的新提法必须要掌握。随着时间的变化、领导的更换，很多概念都发生了变化，新概念都是我们必须要掌握的。如果我们不掌握，还停留在过去的旧概念上，那么可以说，材料肯定写不出来、写不好，或者还会犯政治错误。比如现在叫“扫黑除恶”，你还用“打黑除恶”，那肯定不行的。
从小的方面来说，办公室科室都有自己的概念。我梳理了一下，党委办公室最重要的工作是协调，比如我们每天在做的，叫谁来开会、叫谁来参加一个活动、叫谁来接待、这就是协调工作；第二是参谋助手工作，以文辅政、决策服务等等。第三是服务保障工作，机要、保密、信息、内部建设（思想政治学习、制度规范、廉洁管理、廉洁从政）等等。在办公室工作，底线是要把自己科室的概念搞清楚，这样再往上推，把市委、省委和中央的概念弄懂，那么你基本上已经具备了做好办公室工作的基础了。
平时在工作中，我们说某位同志通知写得很好，或者说方案制定得很好，其实就是说他对这些概念掌握得非常好，概念掌握好了，就有内容了。我们大家都知道，句子是怎么来的？通常来说，四五个字以上的就可以称之为句子，概念是两到三个字的，把概念扩充一下就是句子，把句子扩充一下就变成了章节，把章节扩充一下就变成了文章。一个通知就是一篇文章，一个方案就是一篇文章。为什么有的同志写得快，写得好，就是概念掌握得好。
在工作中，有时人家让我修改一个稿子，我首先看文章是不是把这项工作最重要的内容写出来了，如果把最重要的内容写在后面，那这个稿子肯定不行，要做调整；再看这个稿子最重要的内容是不是充实，是否充实又是和概念连在一起的，只要把概念扩充就可以充实。这里我告诉大家一个秘诀，很简单的，只要有概念，我们百度一下，就可以把内容充实起来了。天下文章一大抄，概念是固定的，不用抄的，只要把概念打到百度上去搜索，句子就出来了，然后把句子改头换面弄一下，就是一句有内容的话。我们说天下文章一大抄，并不是说要整篇文章去抄，而是要一句话一句话的去组合。怎么组合呢？就是通过概念来衔接。所以说，心中一定要有概念，没有概念，连百度都不会用。
现在对我来说，不怕写公文，通知、方案我都不怕。为什么不怕？无论是产业、金融、生态、科技、还是政法、文化、党建等方面的内容，人家稿子拿过来叫我修改，我都敢接，为什么我有这个底气？因为我知道概念，概念弄懂了，捷径就找到了。
现在有些在办公室工作的同志，都呆了好几年时间了，还不会写总结、写报告，关键是没有掌握诀窍。我与同志们一直鼓吹，一个月你还不熟悉你所接触的工作的概念，基本上可以断定你这个人是用场不大的。
有些人老是看不起办公室工作，他们说，你们办公室什么都不懂的。实际上，办公室同志，只要你把每一个概念都搞清楚了，你比他们业务部门的同志还懂。你不要看发改委、经信委搞项目的，他只局限于某一个领域，也就是他自己部门的一些概念，但是你是党委办公室的，你站得高看得远，能把所有的概念都说得上来，那你就厉害了。我们每个人都可以成为卡斯特罗，可以滔滔不绝的演讲，为什么？因为你心中有概念。
那么如何去掌握哪些概念呢？第一，要学习。我刚刚说的那些概念，也是通过不断学习得来的。要跟着领导学习，跟着文件学习，跟着材料学习。比如有一次我当办公室主任时，秘书处送我七个发言材料，要我审阅。我怎么修改？关键就是把其中的废话去掉、保留最好的。什么是最好的？我心中一个衡量的标准就是概念。比如其中有一个绿色石化基地建设的发言材料，这个发言什么是最重要的？第一是审批，这个项目怎么审批出来的；第二是拆迁，是怎么做的；第三是企业是怎么推进项目建设的。审批、拆迁、项目建设，这几个概念都在，那大体上这个发言材料就不会差到哪里去了。
第二，一定要有一个好的记性。我在当政研室主任的时候，总是反反复复说要做个有心人，到党委办公室后，我也很注意收集材料，第一个是市情基本材料，关于政治、经济、社会发展各种各样的汇报材料，建一个项目库；第二个是领导的各类讲话资料；第三个是中央、省委领导的讲话材料；第四个是综合材料；第五个是办公室的各类材料；第六个是个人使用的一些材料，把这些材料分门别类的整理好。以前我在党委办公室综合二处工作时，是没有电脑可保存的。怎么办？就把中央、省委的文件，都复印一份。到目前为止，我的办公室橱柜里都是中央、省委领导的讲话材料，虽然有些材料概念早就过时了、没用了，但是我常常学习，举一反三。
第三，要区分重点。有些概念是重点，有些不是，从县区、市级层面来说，什么概念是最重要的？领导最关心的概念是最重要的。
二、材料关
材料是怎么来的？是由概念来的。有了概念，我们才能串成材料，我们所有的通知、讲话、报告、总结等，都要用到材料。常用的材料，概括起来主要有四类：
第一类是引经据典型的材料。比如某领导在讲话开头处引用“千里之行、始于足下”，强调的就是要打好基础。通过引用就很好地把材料串联起来了。
第二类是分析型的材料。讲话稿里要大量引用分析型材料，比如某书记在市委七届二次全会报告中提出，要建设“四个XX”，并对“四个XX”之间的关系进行论证。报告中提出，“四个XX是相互协调，相互促进，有机联系的整体，是XX未来发展的工作导向。创新XX是强劲动力，开放XX是必由路径，品质XX是发展方向，幸福XX是根本目的”，这就把“四个XX”之间的关系讲清楚了，就是我们说的分析型材料。
第三类是罗列型的材料。如我们发的会议通知中高度概括的几句话，包括会议的参会对象、陪同人员、时间节点等，都是罗列型材料。
第四类是数字型的材料。刚刚我讲到的7个典型发言材料，我告诉他们要突出工作亮点，这些亮点就包括工程的进展情况、招商引资的情况，等等。如某区提到实际利用外资额完成全年的106%，这个就是典型的数字型材料。
办公室搞文字工作的同志要把各方面的材料都收集起来。你平时不一定天天弄文字。这有空的时候，就要做有心人，有意识地去收集各方面材料。有时候，你文字工作搞不好，只有干巴巴的几个概念，是因为你手中没有材料。这材料就是粮食。手中有粮心里才能不慌。否则，巧妇难为无米之炊。
三、语言关
讲话的过程其实就是运用概念的过程，就是寻找材料的过程，实际上也就是语言组织的过程。
大家害怕写材料，不会写材料。我觉得很奇怪，既然你会讲话，而且讲得那么有条理，写材料自然不难的。除非你智商不行，讲话混乱，没有逻辑。大家可以试试，对着手机微信说话，然后把自己讲的话转换为文字，看看是不是一篇文章。
在工作中，我经常感觉到办公室同志犯的最多的错误是语言上的，最低级的错误是错别字，导致句子不通顺。
怎么来纠正错别字？告诉大家一个办法，就是通读全文，一读，文字的好坏就知道了。读的时候感觉这个句子很别扭，说明文字肯定是有问题的。
虽然语法上主谓宾、定状补都没问题，但是句子一长就容易出问题。我建议大家把句子写短，越长的句子越容易出问题，越会犯语法错误。
办公室同志的文字经常出现三种情况：一是句子不通顺；二是错别字；三是漏字。这经常发生在会议方案、会议通知、总结、报告等公文里，需要搞文字的同志千万注意。小小的错误，往往造成大大的损失。
今天我讲的这三关，是办公室搞文字的同志最基础、最基本的关，一定要过。
