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这样做，不符合项的纠正措施保证一次通过！

职场 2024-11-11 07:01 广东

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不论是管理体系内审还是认证审核，如果发现了不符合项，都需要采取纠正措施。纠正措施的实施效果，体现了受审核方的改进能力。

可是，很多受审核方往往抓不住要点，以纠正代替纠正措施，自然难以达到改进的预期效果。如果遇到严格的审核老师，不符合的纠正措施资料还可能需要多次返工才能符合要求。

如何处置不符合才算是符合要求呢？本文介绍一些方法，供大家参考。

纠正和纠正措施的区别

ISO/IEC 17021-1:2015《合格评定管理体系审核认证机构要求第1部分：要求》9.4.9条款“不符合的原因分析”规定：

“对于审核中发现的不符合，认证机构应要求客户在规定期限内分析原因，并说明为消除不符合已采取或拟采取的具体纠正和纠正措施。”

这是对认证机构的要求，也是间接对受审核方的要求。内审也参照实施。

条款中针对审核中发现的不符合，主要提出了三个方面的要求：一是分析原因，二是进行纠正，三是采取纠正措施。这三个方面缺一不可。

ISO 9000:2015标准给出了纠正和纠正措施的定义。

“纠正：为消除已发现的不合格所采取的措施”

“纠正措施：为消除不合格的原因并防止再发生所采取的措施”

两者都是针对不合格（不符合）的措施，但是纠正只是消除了不合格，而纠正措施消除了不合格原因。显然，纠正结果是把不合格变成合格，而纠正措施能够阻止不合格重复出现。

一般来说，纠正先于纠正措施。油瓶子倒了得先扶起来，然后再考虑怎么让油瓶子以后不倒。

我们经常听到“整改”这个词，在很多组织普遍应用。整改，实际上就是纠正。问题频繁整改又频繁发生，就因为整改不是针对原因采取的措施。

简单有效的分析原因的方法

纠正措施有效的前提，是找到不符合的根本原因。

有的不符合，根本原因很容易找到；而有的不符合就得深入分析才能找到根本原因。

分析原因的方法很多，常常需要应用统计技术。如QC新旧七工具，都可以使用。对于重大的不符合，还需要进行充分调研，甚至做一些试验、测试来查明原因。

对于常见的不符合，来自日本丰田生产系统的“五问法”是个简单有效的寻找根本原因的方法。我国也有“打破砂锅纹（问）到底”的俗语，是一个意思。

丰田汽车前副社长、精益生产的创始人大野耐一曾经有一个关于设备停机的例子：

一问：为什么机器停了？

答：因为机器超载，保险丝烧断了。

二问：为什么机器会超载？

答：因为轴承的润滑不足。

三问：为什么轴承会润滑不足？

答：因为润滑泵失灵了。

四问：为什么润滑泵会失灵？

答：因为它的轮轴耗损了。

五问：为什么润滑泵的轮轴会耗损？

答：因为杂质跑到里面去了。

五个为什么之后，我们知道，设备停机的根本原因是因为杂质对轮轴的耗损，在润滑泵上加装滤网可以一劳永逸地解决问题，这是纠正措施。

如果发现设备停机就更换保险丝，这是纠正，只能暂时恢复正常，停机情况还会发生。

“五问法”不一定刚好问五个为什么，只要能找到根本原因，问多问少都可以。

采取纠正和纠正措施的要求

纠正，需要做到以下方面：

a) 纠正以后，不符合已被改正为符合。

b) 举一反三，组织管理体系范围内类似问题均已得到纠正。

c) 如不能马上纠正，应制定具体的纠正计划。例如，不符合是设备上的压力表没有检定。如果无法停产更换压力表，应该制定检定计划，预计在什么时间、哪个部门负责拆卸和实施检定。

分析原因，需要做到以下方面：

a) 原因不是简单地重复现象和直接原因，不辩解、不找借口。类似“工作人员疏忽了”或者“工作太忙遗忘了”，都是借口，不可以接受。

b) 包含深思熟虑的直接原因和真正的决定性根本原因分析。上面设备停机的例子里，保险丝烧断，是直接原因；杂质对轮轴的耗损是根本原因。

c) 集中在单一原因，指出根本原因不能使人看完后有任何疑问。既然是管理体系，过程之间有相互关联相互作用，但是不能把不符合的原因扩大化，把多数部门都关联上，这样就失去了重点。

制定纠正措施，需要做到以下方面：

a) 针对根本原因制定纠正措施计划（包括责任部门、完成时间）。

b) 如果根本原因有多个，应有多个纠正措施计划，分别对应不同的根本原因。

纠正措施的实施和效果验证

纠正措施实施时，应在组织内纵向和横向展开。通过一次纠正措施，彻底解决组织存在的所有相同或类似问题。

纵向，指从组织不同的层级，从最高管理层到基层班组；横向，指组织不同的部门。

可以通过以下问题，评价是否需要采取纠正措施：

a) 本部门是否有同类问题？

b) 本过程涉及的其它部门是否有同类问题？

c) 其它过程是否有类似问题？

d) 其它部门出现的问题本部门是否存在？

ISO/IEC 17021-1:2015《合格评定管理体系审核认证机构要求第1部分：要求》9.4.10条款“纠正和纠正措施的有效性”规定：

“认证机构应审查客户提交的纠正、所确定的原因和纠正措施，以确定其是否可被接受。认证机构应验证所采取的任何纠正和纠正措施的有效性。所取得的为不符合的解决提供支持的证据应予以记录。”

不符合的纠正措施实施以后，受审核方应首先验证不符合的处置效果，然后再把证实材料提交审核组。以下问题如果回答都是肯定的，就说明符合要求。

a) 不符合原因分析是否准确？

b) 是否针对不符合的原因确定了切实可行的纠正措施计划？

c) 纠正措施计划是否按规定的时间期限实施？

d) 纠正措施的实施情况是否进行了自我验证？是否有效？

e) 纠正措施计划及实施结果是否有相应的记录？纠正措施引起的更改是否形成文件？是否得以实施？

f) 纠正措施的实施结果能否起到防止同类不符合再次发生的效果？

————

本文介绍的这些方法不仅适用于管理体系审核发现的不符合项的处置，也同样适用于组织管理体系运行中发现的各种不符合。

改进能力强的组织，基本上不会重复以往的错误。如果每次审核、检查发现的问题都类似甚至相同，说明PDCA的A比较薄弱，管理没有闭环，组织很难提升。

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