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别再用透视表分类汇总了！这个新函数，比它好用10倍！

职场   2024-12-31 11:32   湖北  
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本文作者：卫星酱
本文编辑：竺兰


锵锵~大家好哇！我是卫星酱~

用了这么久 Excel，大家对数据透视表应该不陌生吧？

通过拖动字段和选择计算方式，透视表能帮我们快速处理数据。

但现在有个函数，不仅抢了透视表的活儿，还比它更直观：什么分类汇总、小计、排序、筛选，这些都能做！


卫某我还能让大家错过这么好用的东西不成

所以今天就给大家带来，Excel（Office 365）的新函数 Groupby！

在 WPS 中也有这个函数，可以免费使用哦~

Groupby 函数的公式是：

=GROUPBY(row_fields, values, function, [field_headers], [total_depth], [sort_order], [filter_array], [field_relationship])

觉得很复杂，没看懂？

那打开 WPS 看下：


行字段：需要进行分组的一列或多列。
值：需要进行聚合计算的字段。
函数：对聚合字段进行计算的函数，如 Sum（求和）、Average（平均值）等。
[标头]：可选参数，用于控制是否在结果中显示字段标题。
[总计]：可选参数，用于控制是否在结果中显示总计和小计。
[排序顺序]：可选参数，用于指定结果的排序方式。
[筛选数组]：可选参数，用于在聚合之前对数据进行筛选。
[字段关系]：可选参数，当分组字段包含多个列时，用于指定这些列之间的关系。


还是不懂？再看看实战案例 ↓

分类汇总


=GROUPBY(B2:B20,D2:D20,SUM)

解析：

将 B2:B20 分组，并将 D2:D20 中对应的数据进行求和操作，也就是求每个入库地点的入库总数量。

除了求和，第三参数我们还能选择求平均数、计数……


透视表的默认汇总方式就是求和，如果要改成其它方式，还得再次操作，而 Groupby 函数在写公式时就能一次性搞定~

多字段汇总


=GROUPBY(B2:C20,D2:E20,SUM)


还能同时对多字段进行汇总操作。

其实和上面那个公式没什么区别，只是分组的条件从「入库地点」变成了「入库地点+部件」，需要求和的数据也增加了数量列。

这个函数用上，就不必再去透视表里琢磨「这个字段该拖到哪儿」，即使分组的列不连续，也能进行汇总，还能动态更新！

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显示方式


以上两例展示了 Groupby 函数三个必需参数的用法，接下来我们看看可选参数~

❶ 参数 4[标头]，就是指示数据源中是否有标头，并选择是否在汇总结果中显示它。

这个参数可在{0,1,2,3}中选择，其中 0 表示数据源中无标头，1 则是有标头但不在结果中显示，2 是不存在标头但需生成新的，3 是有且显示。

其中 2 生成的标头是无法更改的：


「行字段、值……」眼熟不？就和透视表一样一样滴~

❷ 参数 5[总计]，选择是否显示、在哪里显示总计与小计。

在{0,1,2,-1,-2}中选择，0 无总计，1 显示总计，2 显示总计和小计，-1 在结果顶部显示总计，-2 在顶部显示总计与小计。

其中「小计」需要在行字段，也就是分组条件大于等于两条时，才能使用，否则会出现错误，比如：


❸ 参数 6[排序顺序]，设置排序的条件，比如：

参数 6 选择 2，让公式按照输出结果的第二列正序排序。


参数 6 选择-3，让公式按照输出结果的第三列逆序排序。


❹ 参数 7[筛选数组]，当然是起到筛选的作用。

参数 7 就是筛选的条件，比如，D 列中小于 100 的数据不参与汇总。


如图，D 列中数值小于 100 的两行数据已经不被计算在汇总中了。

❺ 参数 8[字段关系]，当分组条件为多条时，指定行字段的关系。

可以选择{0,1}，0 表示层次结构，对后续字段列进行排序会考虑早期列的层次结构；1 则是可以独立地对每个字段列进行排序，但不支持小计。

有点难理解没关系，我们直接看案例：


当参数 8 为 0 或不填时，公式结果按照参数 6[排序顺序]给出的条件（按照结果第 4 列逆序排序），并且提供小计，小计的数值也按照第四列的逆序排序；

此次排序考虑了早期列的层级：


当参数 8 为 1，公式仍然按照结果中的第四列逆序排序，但完全不考虑之前几列的层级关系，仅按照 J 列中的内容排序：


可以看到 G 列已经不被考虑：


这样就能理解了吧~

好了，今天的分享就到这里！

我们详细介绍了新函数 Groupby 的各个参数，让它发挥出与透视表类似的功效，但是更简单明了~



想学的话，就投票告诉我，说不定下一期就安排上啦~


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