原创 | 内部审计监察人员如何突破取证难点和困局

财富   2024-11-18 07:04   广东  

别怕,突破困局的钥匙握在你手中。

当面对取证难题时,内部审计和监察人员常常陷入一种复杂的心理:既想找到有力的证据,又怕因为资源、权限受限,最终一场空。怎么办?不妨先喝口茶,深呼吸一下——审计监察工作并非高举高打才能见效,关键在于策略与方法。

01
争取领导重视
撑腰的关键

中国有句老话,叫“兵马未动,粮草先行”,审计监察工作中,“粮草”就是预算和资源。争取领导重视是破解难题的第一步。

     几年前,某大型制造企业的审计部在调查高额维修费用舞弊时发现,关键环节涉及多个部门且信息分散,进展受阻。审计负责人向分管领导提交了一份详细的取证计划,明确指出如果问题属实,每年可能为企业节省3000万。结果,审计部分管领导拍板成立专项调查组,配备专职人员、专项资金,并要求所有相关部门全力配合。如果没有高层支持,许多取证工作注定举步维艰。要通过数据和潜在收益打动领导,让他们看到投入资源的重要性。


那要怎么争取?有三点请注意。

1. 用结果说话:让领导看到审计成果对企业发展的推动作用,而不仅仅是发现问题。

2. 高举高打:必要时以专项工作的形式推动,比如明确项目小组,定目标、要预算、拉资源,形成“攻坚态势”。

3. 及时汇报:将取证难题的复杂性和突破后的价值充分呈现给领导,让他们感受到这件事的重要性和挑战性。

话又说回来,领导的重视是什么样?

具体体现在愿意为审计投入资源、配合组织内部核查,甚至向外部机构寻求支持。这种“高举高打”的姿态,往往让取证难题事半功倍。


02
内部核查方式
先自查再深挖

内部核查,是取证的基础,但要避免大包大揽,先学会在内部挖掘“黄金矿藏”。

攘外必先安内。有一家零售企业在盘点时发现库存长期异常,审计人员通过调取系统数据比对发现部分库存的调整记录存在人为修改迹象。进一步查看修改记录的时间和操作人,最终锁定了负责仓库管理的某员工。这一发现为后续的深度核查奠定了基础。

这个案例给了我们重要的启发,即内部核查要讲究方法,从流程和数据着手,找到关键环节的突破点。比如说:

1. 细化内部流程:梳理目标业务流程,明确关键环节和可能存在的问题点。

2. 寻找内线支持:许多突破来源于“内部知情人”,通过匿名举报信箱或内部座谈会获取线索。

3. 分层施压:重点业务可以通过分级访谈和查阅记录的方式,逐层挖掘。

03
外部延伸
跳出企业找突破口

当内部资源有限,外部延伸是我们破局的好帮手。

答案永远在现场,内查无果,随即外调。比如,某物流企业发现部分外包运输费用持续增长,审计人员在内部找不到确凿证据后,转向外部调查。他们以客户身份联系了几家运输供应商,发现其中一家报价明显低于企业账面记录的费用,并存在虚增运输里程的情况。通过这些外部数据,审计组锁定了财务与供应商的串通行为。

这里案例启发我们,当内部资源有限时,不妨跳出企业,从关联方或市场中寻找证据。具体参考如下:

1. 调研供应链和合作方:从关联方入手,找到隐藏的蛛丝马迹。

2. 合法调阅外部数据:例如通过合法途径调阅市场价格、竞争对手合同条款等,佐证问题点。

04
多方多联
组合拳的力量

孤军奋战很难,联手是王道。

      2023年,某地产公司在审计大宗采购时,发现招标环节疑点重重。单靠审计部门调查难以深入,于是他们联合法务部门排查合同条款,邀请IT部门从电子邮件中追踪异常联系,甚至请美亚亿安公司参与远程取证并核对供应商资质。最终成功锁定一批虚假招标文件并挽回上千万损失。


      单打独斗难成气候,跨部门协作往往能让审计工作更有力。请看我们的举措:


跨部门协作:和法务、财务、采购等部门建立取证联盟。

外部协同:必要时寻求外部调查机构或反舞弊专家的支持,甚至和政府监管部门保持沟通(但切记保密性)。

05
借力借势借东风
巧用形势

审计监察人员最大的弱点是公权力不足,而最大的优势是企业内外对合规性的期待。因此我们可以借形势利用行业整顿、市场变化等契机推动取证。当然,我们还可以借热点如果问题涉及热门领域(如环保、安全等),更容易引起企业高层关注。

06
数据分析
证据的放大镜

有数据,就有真相。

什么意思呢?审计监察人员可以建立数据库,整合企业运营中的各类数据,从异常中找线索。

某金融机构发现部分信贷记录异常,审计部门通过数据建模对放款数据进行分析,发现多笔贷款的审批时间间隔异常短,且集中于某位客户经理手中。进一步挖掘后发现,该经理通过虚假贷款套取资金并转移至个人账户,最终促成了案件的深入处理。

我们还可以数字化建模:用模型推导出异常现象的可能原因,为后续取证提供方向。

07
审计方法有效性
以专业致胜

审计过程既要有专业性,也要有法律底线。请听我的两句心里话:

第一, 审计监察取证要合法合规:不能为取证而违反法律法规和规章制度。

第二, 审计监察取证要收放自如:取证工作要有所为有所不为,不轻易承诺“能搞定”,但要尽力做到“有方向”。

08
做最坏的打算
留好退路

这一点需要特别提醒,每一次取证都要有周全的备选方案。

      我们就遇到过,某企业在审计过程中过早向高层承诺会完成调查,结果由于证据不足,审计工作陷入被动。吸取教训后,该团队在每次重大项目中都会准备两套方案:如果调查顺利,就全力推进;如果遇阻,则以提出风险防控建议为收尾,不轻易给自己挖坑。


  • 如果收集不到有效证据,如何避免影响工作评价?

  • 如果触发举报方或被审计方情绪对抗,如何平息?

  • 如果遭遇资源中断,如何调整策略?

  • 明明怀疑他说谎,就是找不到实质证据怎么办?

  • 如果发现了审计对象的确凿证据,领导不同意严肃处理(比如移送)怎么办?

    这些问题都要提前思考,尤其是审计监察工作中一定要提前考虑各种可能性,留好退路,避免被动。


写到最后
难是客观,但突破是态度

取证难,难在资源、权限、环境;但也不难,关键在于我们用怎样的策略去破解。只要明确方向,联合资源,借助技术,再加上领导的支持和外部的帮助,绝大多数的取证困局都能找到突破口。而即便没有突破,也要以审计监察人员的职业素养告诉自己——这不是终点,而是新的起点。

     更为重要的是,审计监察人员并非无所不能,但我们可以通过聪明的策略和案例中的智慧,逐步突破取证难题。一句话,以人性化智慧突破困局!


      记住,困难不可怕勇敢去试,审计监察的“东风”常在我们手中!



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