作为一名审核员，除了具备扎实的理论知识和相关证书外，实际操作中的审核技巧同样至关重要。无论是在进行质量管理体系审核、环境管理体系审核，还是职业健康安全体系审核，优秀的审核员不仅仅是一个“合格的记录员”，更是一个发现问题、提出改进建议、推动企业进步的专业人员。
今天，审核员老陈来分享一些审核员必备的审核技巧，帮助大家提升审核水平，增强审核效果。
1. 了解和准备审核标准
在任何审核工作开始之前，审核员必须充分理解审核的标准要求。这不仅仅是对ISO等国际标准的熟知，还包括对行业特定要求、法律法规的掌握。
对于常见的审核标准（如ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001等），在审核之前应确保自己熟悉相关的条款、要点以及审核的关键指标。尤其对于复杂的标准，必须提前做好梳理，重点关注企业实施过程中的薄弱环节。
对审核对象的背景进行深入了解，包括其业务流程、组织架构、产品/服务等。这样有助于在审核过程中从整体层面上把握组织的管理体系情况，避免“走马观花”式的审核。
2. 运用“4W1H”原则提问
提问是审核员工作中的核心技能之一，能够帮助发现问题、明确情况并引导被审核方进行自我改进。“4W1H”即：“What”（做什么）、“Why”（为什么）、“Where”（在哪里）、“When”（何时）和“How”（如何做）。通过这些问题的提问，审核员可以从多个角度了解过程的实际运行情况。
在审核过程中，不要仅仅局限于表面的“是什么”，还要深入到“为什么”背后的原因，了解问题产生的根源。例如，面对“未按规定记录”的情况，不仅要确认记录内容是否完整，还要探讨为什么没有按要求记录，是否是系统问题、人员疏忽，还是其他原因。
使用开放式问题，引导被审核方思考。例如，“为什么选择这种方式进行操作？”、“这种做法的优势和劣势是什么？”通过这样的提问，可以促使企业反思自己的操作流程和管理方法，从而发现潜在的问题和改进空间。
3. 善于观察和聆听
作为审核员，敏锐的观察力和听力是不可或缺的。很多时候，问题并不会直接以书面或口头形式表达，而是潜伏在细节之中。一个优秀的审核员需要具备“听”和“看”两方面的能力。
通过观察员工的实际操作和工作环境，判断标准或程序是否真正得到执行。例如，人员是否按照标准作业程序操作？工作环境是否符合安全生产要求？员工是否熟悉操作规范？
在访谈过程中，注意听取不同层级、不同岗位员工的反馈，尤其是基层员工的意见。由于他们直接接触工作一线，可能会揭示出管理层未能注意到的问题。
技巧七：通过非正式的交流（如茶歇时间、餐后闲聊等），进一步了解被审核方的真实想法和实际执行情况。这种方式常常能获取更有价值的信息。
4. 精确记录与报告撰写
审核员的工作不仅是发现问题，更在于记录和报告。在实际审核过程中，精确的记录和及时的报告是审核员不可忽视的技能。审计报告是审核员发现问题、提出建议以及监督后续改进的依据。
在记录时，尽量做到事实清晰、无歧义。例如，直接列出不符合项的具体表现，注明相关的标准条款，避免使用模糊的描述，确保报告内容真实且客观。
避免在审核过程中给出过于主观的意见。审核员应该更多地关注事实和证据，避免在没有充分证据的情况下做出判断或过早地得出结论。
在编写审核报告时，要做到结构清晰，内容简洁。报告应该包括发现的不符合项、改进建议、审核结论等，并且指出整改的优先级和跟踪方法，便于后续的整改工作。
5. 掌握审计技巧，避免“过度审核”
审计不仅仅是发现问题的工具，还是一种管理手段。在进行审核时，过度的干预和过严的要求不仅会使被审核方产生抵触情绪，还可能影响审核结果的客观性。因此，审计员需要保持合适的审核深度，避免“过度审核”。
保持灵活性，针对不同情况采取不同的审核方式。例如，对于一些已整改并稳定的历史不符合项，可以采取轻微的审核；而对于高风险、高影响的领域，则需要更加严格的审核。
尊重企业现有的改进计划和努力。如果发现被审核方在某些方面已经采取了改进措施，审核员应该予以认可，并在此基础上提出进一步的改进建议，而不是一味挑刺。
6. 处理不符合项和审核证据
审核过程中，处理不符合项是审核员的核心工作之一。要合理区分轻微不符合和严重不符合，确保整改措施的合理性和可行性。
不符合项的分类和评估应基于风险和影响度。例如，某些不符合项可能只是表面问题，而另一些可能涉及到生产安全、客户满意度等关键领域，需要优先处理。
通过收集证据（如照片、记录、访谈资料等），确保不符合项的有效性。一个好的审核员会以客观事实为基础，确保整改方向正确，并给出实际可行的改进建议。
7. 提高情商和沟通技巧
审核不仅是技术性的工作，还是一项高情商的沟通工作。如何与被审核方沟通、如何处理冲突，是审核员的一项重要技能。
与被审核方保持积极、平和的沟通态度。审核员应该避免指责和强制要求，而是通过建设性对话帮助被审核方识别问题并提出合理的改进方案。
在发现不符合项时，要注意语气和措辞，以避免激怒被审核方。可以使用“建议改进”、“建议加强”等语气温和的词语，推动问题的改进而不是加剧对抗。
审核员的工作不仅要求具有专业的知识和技能，更要求具备丰富的实践经验和良好的沟通能力。掌握了这些审核技巧，审核员能够在审计过程中更加从容自信，不仅能发现问题，还能推动企业不断改进，达到提升质量管理体系和企业绩效的目的。对于所有的审核员来说，持续学习、积累经验和反思改进，才是成为优秀审核员的不二法门。
在审核工作中，不符合项的报告编写常常是许多审核员面临的挑战之一。很多时候，审核员可能会发现自己在记录不符合项时“抓不到重点”，或者在写报告时总觉得“下笔无从”。这不仅影响审核的效果，也可能导致整改措施无法得到有效落实。如果你正面临这样的困扰，审核员老陈的【体系工程师系统学习课程】或许能帮助你突破这些难关！这门课程专为体系审核相关岗位量身打造，课程内容全面而实用，特别注重实践技能的提升，帮助你在审核过程中更加得心应手。
1.体系知识全覆盖：无论是ISO9001、ISO14001、ISO45001等主流体系，还是IATF16949、HACCP等行业标准，课程内容全面覆盖，让你迅速掌握体系理论，轻松应对不同审核要求。
2.报告编写实操技巧：不符合项报告的写作技巧一网打尽，帮助你掌握如何清晰、精准地记录不符合项，避免模糊不清，让报告经得起任何挑战。
3.核心技能提升：从体系文件的建立、维护到内审、管理评审和不符合项处理，课程涵盖每个关键环节，帮助你深入理解体系工程的每个步骤，提升整体工作效能。
4.审核工具应用：深入讲解FMEA、SPC、风险评估等实用工具的审核应用，帮助你在实际操作中轻松应对审核难点，提升工作效率。
无论你是体系审核的新人，还是希望提升技能的经验丰富者，这门课程都能为你的职业发展提供强大的助力。
欢迎找我详细了解，领取试听课程和个性化学习方案，备注【体系学习】
