EndNote作为一款功能强大的文献管理软件，在学术界、科研工作和论文写作中扮演着至关重要的角色。本文将深入解析EndNote的9个实用技巧，帮你轻松管理和组织文献，提高学术生产力！
具体内容包括：
文献导入
去重
文献导出
自动下载添加全文
手动添加全文
文献备份
批量修改PDF文献名称
以固定格式导出Endnote文献到EXCEL
批量提取Endnote文件夹中的PDF
备注：以下演示均基于Endnote 21。
文献导入是使用EndNote的第一步。无论是创建新项目还是整合已有文献，EndNote都提供了便捷的功能。具体操作如下：
新建Library：打开EndNote，点击File -> New，输入文件名称并选择保存地址。点击Save后，系统会自动打开新建的library。
创建Group：在Library中，右击My Group，选择Create Group，为文献分类管理创建新的Group（如all references）。
导入文献：点击File -> Import File，在Import File选项中选择对应的数据库文件格式。根据需要选择导入的文献格式（如PDF、RIS等）。如果列表中没有需要的格式，可以点击Other Filters查找并选择对应的选项。对于重复文献，可以选择导入所有、删除重复项或将重复项放入单独的文件夹。图示如下：
1）查找导入位置 Import
2）choose 对应数据库文件格式
3）Import option：选择对应的文献格式（如pdf，RIS等），如果列表中没有所需格式，点击Other Filters （查找选择对应的，choose），再返回Import option 选择
4）Duplicate：可以根据需要，选择默认import all或者删除重复项，或者将重复项放进单独文件夹中
5）Text Translation：默认选择不变
6）导入完成后，导入的文献将出现在左侧的Imported References中，按下CTRL+A全选，拖拽到左侧新建的Group（如all references）中即可。
在学术研究中，重复的文献不仅会浪费时间，还可能导致引用混乱。EndNote提供了强大的去重功能，让你轻松清理重复项。去重操作如下：
选中所有文献，点击Library -> Find Duplicates。EndNote会自动比对并弹出重复文献的窗口。在对比窗口中，可以选择右击删除重复项，或者关闭窗口后系统会自动选中所有的重复项，右击选择Cut删除，也可以将重复项粘贴到新建的文件夹中以备查看。图示如下：
1） Library -> Find Duplicates
2） 比对右击删
3）或者右上角关掉弹出的窗口，会自动选中所有的duplicate，直接鼠标右击，cut掉所有的duplicate，可以粘贴到新建的文件夹中/或者右击选择add references to->create custom group
对于使用EndNote X9版本的用户，操作稍有不同：选择References -> Find Duplicates，对比后右击删除。
文献管理过程中，灵活的导出功能非常重要。EndNote支持将文献导出为多种格式，如RIS、PDF等，方便与其他软件协同工作。具体操作如下：
选中所有文献，点击File -> Export，在Output Style中选择所需的输出格式（如RIS）。如果下拉列表中没有需要的格式，可以点击Select Another Style，查找并选择所需格式，后续再次导出时该格式将会出现在下拉框中。图示如下：
选中所有文件
File -> Export
Output style: RIS
找不到对应格式时，Output style选择select another style
找到所需格式->choose
再次操作导出时下拉框中就会出现对应导出格式
EndNote不仅支持导入文献，还能自动查找和添加文献的全文。它支持多种方式查找全文，如1) Web of Science Full Text Links, 2) DOI, 3) PubMed Linkout, 4) OpenURL（只要有网）。具体需要查看自己学校图书馆相关网页关于权限的问题。具体操作如下：
设置全文查找：选择References -> Find Full Text，点击Find Full Text。如果是第一次使用，需要点击Authenticate并登录所在学校图书馆账号进行绑定。
OpenURL设置：若需要通过OpenURL直接打开下载页面，需提前设置学校提供的链接网址。点击Edit -> Preferences -> Find Full Text，选择所有选项，并输入OpenURL Path和Authenticate with URL。
查找过程中，左侧会同步显示检索结果：有全文的、有URL的和未找到的。找到全文的文献会自动添加到Library中，并在条目最左侧显示一个曲别针符号。图示如下：
1）选中需要查找的文献，References -> Find full text -> Find full text/或者点击authenticate，登录所在学校图书馆账号绑定后再进行操作
2）设置OpenURL直接打开下载网页，提前查看所在学校提供的链接网址，然后Edit -> preferences
3）Find full text->点击选择所有选项->输入下面两个网址，openURL path，Authentic with URL
4）注意，最多每次检索250条，选择的时候先选250条文件进行检索，左侧会同步出现检索结果，如果有全文的会自动直接添加进endnote中，表现为文献条目最左边出现一个曲别针的符号。
5）自动检索结束后，左侧会标明结果，有全文的，有URL的，没找到的。可以点击有URL的文章，右侧栏目中summary，点击出现的链接可以直达全文所属网站。
对于无法自动获取全文的文献，EndNote也提供了手动添加的功能。用户可以直接在EndNote中手动添加PDF文件。具体操作如下：
在文献的详细信息窗口中，点击右侧的PDF -> Attach PDF，选择对应文件夹中的PDF文件进行添加。这样可以确保文献条目更完整，有助于后续的引用和检索。图示如下：
为了防止数据丢失，定期备份是非常必要的。EndNote提供了简单的备份功能，确保你的文献库安全无虞。定期备份不仅能保障数据安全，还能在更换设备或与同事共享时快速恢复文献库。
具体操作如下：点击File -> Compress Library，选择默认选项后点击Next，然后选择备份文件的名称和保存位置即可。当然新版EndNote 有自动备份到云端的功能。图示如下：
批量修改PDF名称可以帮助用户更好地组织和管理文献。EndNote可以按照文献的作者、年份和标题等信息批量重命名PDF文件。注意：修改之前记得备份。具体操作如下：
选中需要重命名的文献，右击选择References -> File Attachments -> Rename PDFs。系统会弹出警告，显示将被修改的PDF数量。点击OK继续，在三个下拉框中依次选择Author、Year、Title，然后点击OK。图示如下：
选中想要重新命名的文献，右击选择references->File Attachments->Rename PDFs （Endnote X9：File Attachments> Rename PDFs）
会弹出警告，说有多少篇PDF名称将被修改
点击OK继续就好
依次在三个下拉框中选择对应author，year，title，OK
重命名完成后，可以在Summary中查看修改后的PDF名称。需要注意的是，EndNote修改后PDF名称可能不全，但不会影响文献的识别。
如果每次新建的endnotes文件中都想按照某种方式命名，也可以选择edit->preferences
pdf handling->选择对应的author，year，title
EndNote不仅能管理和引用文献，还能将文献信息导出到Excel中，方便进行数据整理和分析。这对于需要整理大批量文献的元分析尤为实用。如果你想要制作一个excel表格，将纳入的文章按照“首位作者+发表年份”命名，然后第二列为发表年份，第三列为杂志名称，无奈纳入文献量比较大，手动输入费时费力又费眼，还不一定准确，那你可以尝试用Endnote帮你批量导出实现这一点。具体操作如下：
导出到Excel：点击Tools -> Output Style -> New Style，在左侧选择Bibliography -> Template，选择Journal Article类型，并添加字段如Author (Year)、Title、Journal等。然后在左侧Bibliography -> Author Lists和Author Name选择合适的格式。最后点击Close并保存为Excel格式。
导出操作：在文献列表中选中需要导出的文献，右击选择Copy Formatted References，然后粘贴到Excel中即可。图示如下：
Tools->output style->new style
点击左侧bibliography->template, 默认会出现的文献类型是generic，可以点击reference type，找到journal article 插入。
点击添加好的journal article，右上角点击insert field
Insert filter中，分别查找点击author (year) ->insert field->tab->insert field->year->insert field->tab->insert field->title->insert field->tab->insert field->journal（这里我们想要第一列输出为作者加年份，可以手动添加括号）
同样的方式将generic类型也添加 (insert field-author (year)-tab-year-tab-title-tab-journal)
然后在左侧Bibliography -> Author Lists，Abbreviated Author List选择第二种，按照需求进行修改，如果想最后只列出一个作者名称，那就直接写If 1，如果想按照APA格式，就写成If 3.
然后在左侧Bibliography -> Author Name，按照下图分别选择Smith，Jane和Does，John。
最后右上角close->save，名称可以命名为excel
Summary->style->select another style->choose excel/或者Tools->output style->open style manager->choose excel
选中所需文献->右击选中copy formatted references->复制到excel
Excel中复制结果如下：
EndNote X9中，操作如下：Edit-output style-New style-bibliography-templates-reference type-journal article。Edit-output style-choose the style you created (e.g. export style)，Choose references you want to export-Choose edit-copy formatted-paste to excel
EndNote允许用户批量提取存储在文献库中的PDF文件，方便与合作者共享或转移到其他文献管理软件中使用。具体操作如下：
定位到EndNote文件夹，找到以.Data结尾的文件夹，打开后进入名称为PDF的文件夹。右上角搜索框中输入星号*，即可显示所有PDF文件。选中并复制这些文件，粘贴到新的文件夹中即可。
此操作可以将多个PDF文件同时提取出来，非常适合需要批量处理文献的场景。图示如下：
定位到Endnote文件夹，名称结尾为.Data
打开文件夹->打开名称为PDF的文件夹
会显示出一系列单独的文件夹
右上角检索框中，输入星号* ->文件列表会按照文件类型进行显示，前半部分为每个文件夹中的具体PDF，选中并复制粘贴到新的文件夹中。
EndNote以其强大的文献管理功能，极大地简化了科研人员的文献处理流程。通过掌握上述9个实用技巧，你可以轻松实现文献导入、去重、导出、全文获取、批量修改、数据整理和文件共享等多项功能，让文献管理更加高效、便捷。无论是初学者还是资深用户，这些技巧都能帮助你更好地利用EndNote，提升科研效率，聚焦于真正重要的研究工作。赶快尝试这些功能，感受EndNote带来的便利吧！
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