客户行业 生产制造型企业
问题类型 组织结构调整
【客户背景】
某货车制造企业位于四川省，已经成立近60年，是中国中车旗下的一家重要的集研发设计、生产制造、销售为一体的企业，以铁路货车、转向架、制动机等关键部件为主营业务，不仅长期为国内铁路提供稳定的关键产品，同时采用国际化标准组织ISO、UIC和AAR等标准体系，是相关产品的重要出口基地，出口产品遍布亚洲、非洲、南美洲、大洋洲等十多个国家，致力于打造国际一流的铁路装备供应商。然而，在铁路产业整体去产能的大环境下，公司面临着国内市场同质化竞争严重的问题，生产成本高，生产技术有待提高，削弱了企业的竞争力。为了保持公司的持续发展，企业制定了保持主体、发展侧翼支撑的战略，决定走出国门，发展海外市场；走出铁路，开发新产业，寻找符合未来发展的新的利润增长点。但是公司经过长期实践、探索后，战略始终没有发挥作用，在落地实施时遇到了多重困难，具体表现为组织效率低下、组织能力不强、侧翼支撑始终难以发展、职能重叠、推诿扯皮现象较多、文山会海、机构庞大等，企业面临着效益连年降低、制定的战略始终没有落地的挑战，在多次研讨探索而没有取得进展的情况下，企业高层决定通过专业第三方的帮助，促进战略实施，解决公司问题，实现长久发展。该集团经过多重筛选，选择了长期专业从事人力资源咨询的华恒智信作为合作方，对战略及组织结构进行梳理诊断、优化改善。
【现状问题分析】
为了全面了解企业现状，解决企业问题，华恒智信成立了专家项目组，进驻企业现场，通过细致的访谈沟通，对现场的管理生产情况进行调研，梳理企业整体的管理流程、生产流程等，专家组指出企业现在面临的问题主要是由于没有和战略发展相匹配的组织机制，再加上长期的体制僵化、人员积极性不足等。为了实现战略的真正落地，目前最重要的是对原有的组织结构等进行重新梳理、分工。在这种情况下，专家组对眼下亟待解决的重要问题进行了梳理： 1、企业目前对主体产业存在着过分依赖的现象，对侧翼产业的发展支持不足。 企业的主体产业为货车制造、铸钢等与货车相关的产业，已经经营了60年，是企业的支撑性产业，企业所有的配置、管理、流程、人员素质能力要求等都围绕着这一主体板块发展起来。高层领导和中层干部大部分都是从内部提拔起来的老员工，更熟悉这方面的业务，更习惯于对这一板块的管理，对侧翼产业的了解相对不深，研究不足，投入的精力相对较少，也会出现带着旧思维去看待新问题的现象。此外，专家组指出，在大部分的企业中，领导关注的部分更容易产生绩效，领导一般而言相对更有能力、更熟悉行业或企业，他们的精力投入在哪里，哪里就会出业绩。目前的组织结构下，侧翼产业单独成立，离厂区距离较远，领导直接接触到的就是主体产业，每天听到的汇报、看到的现象、接触的人员都是主体产业方面，大部分精力和重心自然都放在了这边，对侧翼产业的关注和管理不足。 2、目前的战略没有和实际情况结合，当前的组织结构没有发挥对战略的支持作用。 企业在三年前制定了本战略，但是战略制定后没有结合实际业务、没有调整组织模式、没有分析组织应有的改变。从组织结构的角度来看，企业依然保持着过去的固有模式，没有进行业务分析和流程调整。从配套的管理措施来看，企业对核心人才没有进行重新定义，更没有制定相应的激励保留措施。事实上，一个企业的战略改变后，直接影响的就是业务模式、经营对象、经营方式的变革。 目前的组织结构为大生产模式，适合于以往的订单次数少、订单量大的市场情况。随着战略定位和市场情况变化，生产的种类增加，每批量变少，生产计划难以发挥作用，大量时间浪费在因为计划变革导致的变化上，增加了不必要的工作量。以前的企业的最大的客户是铁路总局，和上级保持联系的人员是核心人才，其他的营销和技术都处于次要地位，客户需求以年度为单位，一次性采购大批量同质性产品，年初就能把全年计划制定清楚，相应的采购、工艺、生产等在年初就能确定。但是战略转变后，要发展海外市场，开拓铁路以外的产业，客户数量增加，客户的需求变得多样化，客户对产品的要求也各有不同，导致订单不确定、生产计划不确定，采购、工艺等各项工作都受到影响，忙闲不均。同时，核心人才的定义也有相应的变化，对外开拓市场、尤其是开拓海外市场的人才紧缺，研发上能满足客户的个性化需求的人才紧缺，还需要对核心人才的保留激励机制。如果没有对这些进行分析并及时进行调整，还按照以往的工作流程来工作，各部门会发现因为订单量和订单种类变动频繁，生产计划不断变动、组织对市场的反应慢、人才不足等等。同时，现在的订单量变动导致有大量信息需要沟通，按照以往的申报、审批的流程，流程链比较长，每个部门都不愿意承担责任，往往需要开会来解决问题，订单次数一多，会议就多，会议的成果又缺少跟进，反复沟通，因此造成了大量时间都花费在开会沟通上。
▲ 华恒智信——案例研究中心
3、企业的组织结构分工不清楚，职能重叠，责任边界不清。 企业目前的组织结构设置一部分是根据历史沿袭，保持了大生产状态下的部门设置方式，例如社会事务部、生产管理部；一部分是根据上级部门的部门设置情况，为了对接上级，设置了一些部门，例如监察部、党委宣传部；还有一部分是根据业务发展，逐步增加、独立出来的，例如海外市场部、新产业事业部等。在组织结构的变革过程中，这些部门设置时有的自然而言衍生出一些新职能，有的只能从其他部门转移一部分职能过来，有的根据具体情况临时增设了职能，这些临时职能也沿袭了下来等。在职能的产生、转移、变更过程中，由于没有从整体综合考虑，出现了一些职能的重叠、边界不清的现象，出现问题后推诿责任，责权利不清楚。
▲ 华恒智信——案例研究中心
【华恒智信解决方案】
针对以上问题以及企业的实际情况，华恒智信的专家顾问团经过深入调研分析，提出以下解决思路： 1、明确总部和各业务的定位，避免上下同构的风险。 由于企业管理者普遍对更容易产生业绩的主体产业更为依赖，建议将各业务板块进行独立，实现每个板块内部的PDCA循环，避免总部插手管理，同时，将总部的相应职能进行下放，总部仅发挥平台管理作用，负责管控、支持、监督、服务等作用，保持各业务板块的独立运作。同时，专家组特意提出要避免上下同构的风险。大量企业在组织结构变革中，都遇到类似问题，本意是将业务独立，提高效率，但是实际操作中，上面设部门设岗位，下面也设置同样的部门和岗位，又出现职能重叠、人员冗员，反而导致组织结构调整后效率更加低下。因此，专家组在本项目中，针对本企业的实际情况，结合各业务板块的客观距离远近，提出了上下不同构、合署办公的原则。例如，如果总部已经有资产管理部负责整体的资产管理、对接上级，那么各业务板块内部不再单设资产管理，要根据自身情况设置和业务相关的部门。对于必须都配置的部门，如安全管理部，专家组提出可以采用合署办公的情况，即是说同样的人员，办公地点可以调整。为了采取这种方式，就要求企业具备一专多能的人才。对本企业而言，由于主体业务较为成熟，人员对这方面的业务较为熟悉，具备推行的条件。 2、对现有战略进行分析，根据战略调整组织结构及管理模式。 华恒智信经过长期研究，指出战略是体现公司智慧性、前瞻性、纲领性的文件。作为公司的指导方向，需要体现出符合实际情况的公司的定位（目标客户群）、运营模式（获取利润方法）和核心优势（长久建立市场优势的策略）。对该企业来说，战略调整后，公司定位发生了变化，客户群不再单一；运营模式不同，不再是简单的出售同质化产品，因此，公司相应的组织结构、人员分工、薪酬考核等都需要进行调整。就目前来看，企业的组织结构属于大生产模式，按照生产流程进行的职能划分，生产计划性强，总部机构冗余。专家组对现有的战略文件进行分析后，结合外部市场趋势，对企业的整体管理模式进行了以下调整：首先，从组织结构上，精简总部，将内部各个板块的业务进行独立，实现内部的PDCA循环，总部建立营销平台、技术平台、项目管理平台等，发挥管控作用；其次，针对企业的客户群变化，企业的关键岗位和核心人才需要进行重新定义，选拔针对不同的客户群进行营销的人才以及开发海外市场的人才，同时在考核和薪酬方面，加强对核心人才的侧重激励，避免大锅饭现象；最后，对具体的生产方面，为了提高效率，应对目前订单变动频繁的情况，可以通过调整流程，将配送物料的岗位与采购部门进行提前对接、提前清点、提前配送，减少生产上的等待；对生产现场出现的问题，采取信息化系统，在每一个岗位处设置报警器，用来将问题反映到调度室的大屏幕上，问题在30分钟内未得到解决，则信息自动传递到主任室等，从而加强管理，提高效率。 3、梳理现有的组织流程，重新调整合并职能，明确责任边界。 经过现有各个部门的职能和管理流程进行梳理，项目组提出职能合并的原则，对处于流程上下游的职能、要求人员能力相似的职能、工作性质相同的职能进行重新梳理，将重叠职能、无价值职能进行了合并或缩减。结合实际情况，首先建立了各项职能需要做到什么程度的标准，之后运用以下工具对各部门的履职情况梳理（示意图）：
▲ 华恒智信——案例研究中心
可以看到，在本示意图中，公司的某项流程包含了四项职能，其中，职能B处于多个部门履职的状态，职能D存在无人履职的情况；在部门中，职能C的履职C.1存在部门职责缺失或承担了不属于本部门工作的问题。对于履职不充分的，需要结合实际情况找出原因，是应该提高员工能力，还是配置多人，是配备新技术，或是改善流程管理，这方面需要对症下药。在通过本方法对各项主要职能流程进行梳理后，可以很直观地看到公司职能的履行情况，以及需要各部门采取的方式方法。
【华恒智信总结】
每个公司都会制定自己的战略目标，而为了完成这些目标就需要履行职能，当需要完成的职能越来越多，就要发挥团队作业能力，将职能分派下去，同时按照一定的系统进行联系支持，这样就形成了组织结构。因此，组织结构的一大特点就在于如何符合企业战略，能支持企业完成目标。很多企业制定或修改了战略后，始终没有对企业的实际进行改变，导致战略无法落地。华恒智信经过长期研究总结发现，其中的关键点就在于对战略的客户定位、经营模式和核心优势没有进行分析明确，没有根据分析对企业的组织结构、核心人才、关键岗位等进行调整。用过去的组织结构来执行现在的战略，很容易发生冲突、产生不匹配的问题，从而出现战略难以落地实施的状况。因此，针对这家企业，专家组提出了通过根据战略调整总部和业务板块的关系、精简总部、优化组织机构以及管理模式、调整合并职能的方案。 华恒智信顾问专家团队经过几个月的深入现场访谈、写实、考察、分析、培训，对本企业的情况进行诊断后，提出了真正制约发展的主要问题，采用科学方法分析了战略、进行了组织结构的优化工作。同时，对各部门的职能进行梳理，减少了重叠职能、补充了更有价值的职能，为该企业解决眼下问题、实现未来战略提供了方向，奠定了基础，获得了客户的高度认可。通过科学的工具和分析，华恒智信对战略分析、组织结构调整等工作不断进行探索，已经为多种类型的企业提供了高质量的服务，帮助实现了客户在管理运营方面能力的不断提升。
